Co ze środkami ZFŚS po jego likwidacji?

Jesteśmy spółką zatrudniającą 25 pracowników. Podjęliśmy decyzję o likwidacji ZFŚS, przy czym na jego koncie nadal znajdują się wolne środki, które aktualnie przeznaczamy na pożyczki mieszkaniowe dla pracowników. Czy po rezygnacji z funduszu nadal będziemy mogli takie pożyczki wypłacać oraz na jakie cele powinniśmy przeznaczyć niewykorzystane środki znajdujące się na wyodrębnionym koncie Funduszu?

Środki znajdujące się na koncie ZFŚS, nawet po jego likwidacji, powinny być wykorzystane na cele socjalne, a jego pełna likwidacja nastąpi dopiero po całkowitym ich wyczerpaniu.

Bez względu na to, czy pracodawca tylko planuje rezygnację z ZFŚS, czy też podjął już formalne działania w tym celu (a nawet je zakończył), należy wyraźnie zaznaczyć, że rzeczywista likwidacja ZFŚS nastąpi dopiero wówczas, gdy wydatkowane zostaną wszystkie środki zgromadzone na wyodrębnionym rachunku Funduszu. Z pytania wynika, że w tym przypadku tak nie jest. Co więcej, pracodawca wciąż udziela pracownikom pożyczek z funduszu socjalnego na cele mieszkaniowe. Fakt ten może znacznie przedłużyć proces likwidacji ZFŚS, ponieważ wpłacane przez pracowników raty nadal powinny zasilać konto Funduszu i tym samym nie będzie mogła nastąpić jego faktyczna (mimo formalnej rezygnacji) likwidacja. Dodatkowym problemem jest to, że pożyczki tego rodzaju mają z reguły charakter długoterminowy.

Chcąc doprowadzić do likwidacji ZFŚS, pracodawca powinien więc jak najszybciej zaprzestać udzielania wspomnianych pożyczek swoim pracownikom.

Jeżeli zaś chodzi o sposób wykorzystania środków pozostałych na koncie ZFŚS po rezygnacji z jego tworzenia, to należy zaznaczyć, że przepisy nie regulują jednoznacznie tej kwestii. Z uwagi na charakter funduszu socjalnego przyjmuje się jednak, że środki te powinny być nadal wykorzystywane na cele, do realizacji których ZFŚS został powołany.

Z art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.) wynika bowiem, że środki ZFŚS mogą być przeznaczone tylko na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli i innych form wychowania przedszkolnego. Z kolei art. 2 pkt 1 tej ustawy wyjaśnia, że pod pojęciem działalności socjalnej należy rozumieć usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej albo bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

Niewykorzystane środki znajdujące się na koncie ZFŚS po jego likwidacji mogą być więc spożytkowane tylko na cele wymienione wyżej. W praktyce zdarza się, że pracodawcy wykorzystują je na dofinansowanie własnej działalności, co jest niezgodne z prawem i może skutkować określonymi konsekwencjami - obowiązkiem zwrotu nieprawidłowo spożytkowanych środków oraz karą grzywny.

Należy nadmienić, że pracodawca, który na dzień 1 stycznia danego roku zatrudnia co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, może zrezygnować z tworzenia ZFŚS w trybie art. 4 ust. 1 ustawy o ZFŚS - w dowolnym momencie roku kalendarzowego.