Oświadczenie o sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej w ramach ZFŚS

Posiadamy regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, który przewiduje, że pracownicy raz w roku składają oświadczenie o sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej. Jednocześnie przedkładają trzy wnioski o przyszłościową wypłatę wczasów pod gruszą, wsparcie finansowe na święta i paczki bożonarodzeniowe dla dzieci. W razie zmiany sytuacji życiowej pracownik jest zobowiązany do uaktualnienia danych zawartych w oświadczeniu. Czy takie postanowienia regulaminu są prawidłowe? Czy może pracownicy powinni za każdym razem, ubiegając się o świadczenie z Funduszu, składać to oświadczenie?

Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 288) określa zasady jego tworzenia i reguły gospodarowania środkami tego Funduszu, przeznaczonego na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z Funduszu. Poprzez działalność socjalną należy rozumieć m.in. usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej czy opieki nad dziećmi w żłobkach lub klubach dziecięcych.

Wysokość przyznawanych pracownikom ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat ze środków ZFŚS uzależniona jest od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Jak wynika z art. 8 ust. 2 ustawy o ZFŚS, w regulaminie Funduszu powinno się wskazać dokumenty wymagane do uzyskania z niego świadczeń. Zatrudniony nie musi każdorazowo składać w tym zakresie oświadczenia o sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej.

Przywołana ustawa nie tylko nie narzuca pracodawcom sposobu badania sytuacji materialnej osób ubiegających się o przyznanie ulgowych usług i świadczeń oraz nie wskazuje metody ustalenia wysokości dopłat z Funduszu, ale również nie określa szczegółowo sposobu, w jaki ma nastąpić udokumentowanie wspomnianej sytuacji. Stanowi tylko ogólnie, że udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu, w celu przyznania ulgowego świadczenia, następuje w formie oświadczenia. Pracodawca może żądać udokumentowania wspomnianych danych, w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia - co może się odbywać m.in. poprzez oświadczenia i zaświadczenia o sytuacji materialno-bytowej osoby uprawnionej. W związku z tym pracodawca posiada pewną swobodę w tym zakresie. W praktyce występują różne rozwiązania, np.: oświadczenie pracownika lub oświadczenie pracownika wraz z okazaniem do wglądu dokumentów potwierdzających prawdziwość danych zawartych w oświadczeniu.

Należy jednak zauważyć, iż na pracodawcy ciąży obowiązek każdorazowego badania i ustalenia sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania ze środków Funduszu. Oznacza to, iż przy podejmowaniu decyzji o przyznaniu świadczenia musi on zbadać i ustalić aktualną sytuację pracownika, uwzględniając w tym celu dotychczas złożone przez zatrudnionego dokumenty - które powinny być rozpatrywane w kontekście aktualnie posiadanej przez pracodawcę wiedzy w tym zakresie (patrz ramka).

"(...) Regulamin przyznawania zapomóg i zapomóg losowych z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jest z mocy art. 9 § 1 K.p. pozaustawowym źródłem prawa pracy. Pozwany pracodawca, ustalając zasady, warunki i tryb przyznawania zapomóg, nie wprowadził do tego regulaminu postanowień sprzecznych z celem ustawy (...) o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, zwłaszcza zaś z naczelną zasadą wyrażoną w art. 8 ust. 1 tej ustawy, w myśl której o przyznaniu ulgowych świadczeń i usług decyduje kryterium socjalne. Uwzględnienie powyższej zasady przy rozpoznawaniu poszczególnych wniosków o zapomogi wymaga każdorazowego badania i ustalenia sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania ze środków Funduszu. (...) Pracodawca może bowiem wydawać te środki tylko zgodnie z przepisami ustawy i postanowieniami regulaminu. (...)".

Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 8 maja 2002 r., sygn. akt I PKN 267/01