Dowolność ustalania wysokości odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych

1) Spółka z o.o. planująca zatrudnienie na poziomie 82 osób, w 2020 r. tworzyła ZFŚS. W jego regulaminie ustaliła na jednego zatrudnionego obniżony odpis o połowę, czyli w wysokości 775,13 zł i na rachunek odprowadziła odpis w wysokości 63.560,66 zł. Czy postępowanie spółki z o.o. było prawidłowe?

Tak, spółka z o.o. postąpiła zgodnie z przepisami prawa. Z końcem roku planowane zatrudnienie powinno być zweryfikowane, a odpis - w razie potrzeby - skorygowany.

Pracodawca spoza tzw. sfery budżetowej, który zatrudnia na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, tworzy zakładowy funduszu świadczeń socjalnych (dalej Fundusz). Wynika to z art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1070 ze zm.), dalej ustawy. Od tego obowiązku może się uwolnić, podejmując decyzję o nietworzeniu Funduszu na podstawie:

art. 4 ust. 1 ustawy, w dowolnym momencie lub
art. 15ge specustawy, w okresie stanu zagrożenia epidemicznego/epidemii i przy spełnieniu warunków ustawowych.

Ważne: Pracodawca ma prawo dowolnie ukształtować wysokość odpisu na Fundusz, zapisując jego wartość w układzie zbiorowym pracy, a jeśli nie jest nim objęty - w regulaminie wynagradzania (art. 4 ust. 1-2 ustawy).

Dokonuje tego w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową, a gdy jej u niego nie ma - z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów (art. 4 ust. 3 ustawy).

Pracodawca z pytania mógł więc określić odpis na poziomie 775,13 zł na jednego zatrudnionego (bez dalszej specyfikacji dotyczącej zatrudnienia, np. w normalnych czy szczególnych warunkach), co stanowi połowę odpisu ustawowego na jednego zatrudnionego w normalnych warunkach w 2020 r. i 2021 r. (art. 5i oraz art. 5j ustawy). Jeśli zatem planowane przeciętne zatrudnienie na 2020 r. wynosiło 82 etaty (po przeliczeniu na pełne etaty), to pracodawca w maju i we wrześniu 2020 r. przekazał łącznie na rachunek Funduszu właściwą kwotę.

2) Rzeczywiste średnie zatrudnienie w tej spółce w 2020 r. wyniosło 150,54 etatu. Czy należało tę liczbę przyjąć jako podstawę korekty odpisów na Fundusz, czy też zaokrąglić do 151 etatów?

Do skorygowania wartości odpisów za 2020 r. spółka powinna była przyjąć 150,54 etatu (po przeliczeniu na pełne etaty).

Przepisy ustawy oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. nr 43, poz. 349) nie przewidują zaokrąglania etatów. Przeliczenie do pełnego wymiaru czasu pracy (pełnych etatów), o jakim mowa w § 1 rozporządzenia, należy rozumieć jako sumowanie etatów niepełnych do całych etatów, przy czym wyniku nie zaokrągla się.

W związku z powyższym odpisy za 2020 r. w spółce to 116.688,07 zł, a kwota, którą należało dodatkowo wpłacić na rachunek Funduszu wynosi 53.127,41 zł (116.688,07 zł - 63.560,66 zł).