Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 36 (1223) z dnia 20.12.2024

Przeprowadzenie rocznej korekty odpisu na ZFŚS

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych tworzony jest z odpisów odprowadzanych na rachunek tego Funduszu. Pracodawcy zobowiązani do tworzenia ZFŚS odprowadzają wspomniany odpis za dany rok w dwóch terminach, wynikających z ustawy o ZFŚS. Na koniec danego roku kalendarzowego powinna być przeprowadzona korekta odpisu na ZFŚS, w odniesieniu do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych w tym roku.

Podstawa odpisu na ZFŚS

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS) tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, który wynosi na jednego pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach pracy 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. W przypadku pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze - w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych - odpis podstawowy wynosi 50% ww. wynagrodzenia. Natomiast w odniesieniu do pracowników młodocianych wynosi on w I, II i III roku nauki odpowiednio: 5%, 6% i 7% wspomnianego przeciętnego wynagrodzenia.

Powyższe wynika z art. 5 ust. 1-3 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 288), dalej: ustawy o ZFŚS. W 2024 r. odpis podstawowy na jednego pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach wynosi 2.417,14 zł.

Ustalając i odprowadzając odpisy na ZFŚS w trakcie roku, pracodawca bierze pod uwagę przeciętną planowaną w danym roku kalendarzowym liczbę zatrudnionych. Natomiast dokonując korekty na koniec roku, uwzględnia faktyczną przeciętną liczbę zatrudnionych, obejmującą pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy).

Jeżeli przeciętna planowana liczba zatrudnionych w danym roku jest niższa od faktycznej liczby zatrudnionych, konieczna jest dopłata do Funduszu. Natomiast gdy przeciętna faktyczna liczba zatrudnionych będzie niższa od przeciętnej planowanej liczby zatrudnionych, wówczas następuje wycofanie części odpisów z rachunku Funduszu.

Roczna korekta ZFŚS

Zgodnie z § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. nr 43, poz. 349), podstawę naliczania odpisu stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, obejmująca pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny etat). Przywołany przepis przewiduje więc obowiązek przeprowadzenia rocznej korekty odpisu na Fundusz (patrz: przykład).

W celu ustalenia przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli się przez 12. Ten sam sposób obliczania przeciętnej liczby zatrudnionych stosuje się również w przypadku, gdy pracodawca działał w okresie krótszym niż jeden rok kalendarzowy albo naliczał odpis na Fundusz na niepełny rok kalendarzowy.

W rolniczych spółdzielniach produkcyjnych i innych spółdzielniach zajmujących się produkcją rolną, podstawę naliczenia odpisu na Fundusz stanowi liczba członków spółdzielni według stanu na dzień naliczenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, skorygowana zgodnie ze stanem w dniu 31 grudnia danego roku do faktycznej liczby członków zarejestrowanych w spółdzielni.

Metoda ustalania stanu zatrudnienia

Przepisy ustawy o ZFŚS ani inne regulacje nie określają sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach w danym roku kalendarzowym dla potrzeb obliczenia odpisu na ZFŚS. Dla tych celów w praktyce stosuje się jedną z metod statystycznych wymienionych w załączniku do objaśnień do sprawozdawczości z zatrudnienia i wynagrodzeń (Z-03 czy Z-06), dostępnym na stronie www.stat.gov.pl. Są to:

1) metoda średniej arytmetycznej polegająca na podzieleniu sumy dziennych stanów zatrudnienia ze wszystkich dni w miesiącu przez liczbę tych dni,

2) metoda uproszczona, w której sumę dziennych stanów zatrudnienia w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca należy podzielić przez 2,

3) metoda średniej chronologicznej polegająca na podzieleniu sumy połowy stanu zatrudnienia w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca i pełnego stanu zatrudnienia w 15. dniu miesiąca przez 2.

Pierwsza z powyższych metod znajduje zastosowanie w razie dużych zmian w stanie zatrudnienia w ciągu roku. Natomiast dwie pozostałe metody można stosować przy stabilnym zatrudnieniu lub w przypadku niewielkich zmian w liczbie zatrudnionych.