Rezygnacja z ZFŚS i wypłaty świadczenia urlopowego

Działalność socjalna prowadzona przez pracodawców polega zazwyczaj na tworzeniu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub wypłacaniu świadczenia urlopowego. Pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą jednak zrezygnować z powyższych form działalności socjalnej, przy zachowaniu określonych wymogów formalnych. Różnią się one w zależności od stanu zatrudnienia u danego pracodawcy.

W sferze pozabudżetowej obowiązek tworzenia ZFŚS (Funduszu) uzależniony jest od stanu zatrudnienia. Jeżeli na dzień 1 stycznia danego roku wynosi on co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, pracodawca ma formalnie obowiązek tworzenia ZFŚS.

Pracodawcy spoza sfery budżetowej, którzy na dzień 1 stycznia danego roku zatrudniają mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą tworzyć ZFŚS lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe (art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, Dz. U. z 2021 r. poz. 746 ze zm., dalej: ustawy o ZFŚS). Wyjątek od tej zasady dotyczy pracodawcy spoza sfery budżetowej, zatrudniającego na dzień 1 stycznia danego roku poniżej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, ale co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, u którego zakładowa organizacja związkowa zawnioskowała o utworzenie Funduszu. Taki pracodawca, mimo stanu zatrudnienia poniżej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty (na dzień 1 stycznia danego roku), musi utworzyć Fundusz.

Należy podkreślić, że każdy pracodawca pozabudżetowy, niezależnie od stanu zatrudnienia, może zrezygnować z tworzenia ZFŚS lub wypłaty świadczenia urlopowego. Odmienna jest jedynie procedura rezygnacji (patrz poniżej).

1) Jeżeli na dzień 1 stycznia danego roku pracodawca zatrudnia poniżej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, ale jest zobowiązany do tworzenia regulaminu wynagradzania (tj. zatrudnia co najmniej 50 pracowników w ujęciu osobowym) - postanowienie o nietworzeniu ZFŚS i niewypłacaniu świadczenia urlopowego musi wprowadzić do tego regulaminu, chyba że posiada układ zbiorowy pracy. W takim przypadku dokonuje zmian w tym układzie. Zmiany w układzie zbiorowym pracy wymagają zgody zakładowej organizacji związkowej, która jest stroną układu i rejestracji zmiany (dokonanej w formie protokołu dodatkowego) w odpowiednim rejestrze układów. Zmiana regulaminu wynagradzania w zakresie rezygnacji z Funduszu i (lub) z wypłaty świadczenia urlopowego również wymaga zgody zakładowej organizacji związkowej lub, w razie jej braku, przedstawiciela pracowników.

2) Jeżeli pracodawca zatrudnia na dzień 1 stycznia danego roku poniżej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty i nie ma obowiązku tworzenia regulaminu wynagradzania (co dotyczy pracodawców zatrudniających poniżej 50 pracowników w ujęciu osobowym) - rezygnacja z ZFŚS i (lub) z wypłacania świadczenia urlopowego następuje w trybie określonym w art. 3 ust. 3a ustawy o ZFŚS. Na podstawie tego przepisu, pracodawca musi przekazać pracownikom informację w sprawie rezygnacji z ZFŚS/świadczenia urlopowego w sposób zwyczajowo przyjęty w danym zakładzie, w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego.

Sygnalizujemy, że pracodawca, który ze względu na stan zatrudnienia nie jest zobowiązany do tworzenia regulaminu wynagradzania, ale posiada go na zasadzie dobrowolności, zapis o rezygnacji z ZFŚS/wypłacania świadczenia urlopowego powinien wprowadzić do tego regulaminu. Takie stanowisko zajęło Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, które w piśmie otrzymanym przez nasze Wydawnictwo w dniu 23 stycznia 2017 r. uznało, że:

"(...) jeśli u pracodawcy zatrudniającego na dzień 1 stycznia 2017 r. mniej niż 50 pracowników, pracownicy objęci są regulaminem wynagradzania, wówczas postanowienia o nietworzeniu funduszu oraz o niewypłacaniu świadczenia urlopowego powinien zawierać regulamin wynagradzania uzgodniony ze związkami zawodowymi, a gdy one nie działają - z reprezentantem załogi. (...)"

Wzór komunikatu w sprawie nietworzenia funduszu i niewypłacenia świadczenia urlopowego dostępny jest w serwisie www.druki.gofin.pl
w dziale Prawo pracy

W kontekście omawianego tematu należy odnieść się do kwestii rezygnacji z ZFŚS i wypłaty świadczenia urlopowego przez pracodawcę, który uprzednio zawiesił tworzenie ZFŚS lub wypłatę świadczenia urlopowego na podstawie art. 15ge ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. z 2021 r. poz. 2095 ze zm.), tzw. specustawy. Naszym zdaniem, w takim przypadku skorzystanie z ww. przepisu nie zwalnia pracodawcy z dokonania rezygnacji z działalności socjalnej w trybie ustawy o ZFŚS (o ile pracodawca tego chce). Bez tej rezygnacji pracodawca - po odwołaniu stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii - musiałby bowiem podjąć zawieszone obowiązki socjalne, a ewentualna rezygnacja z nich po upływie stycznia danego roku w przypadku pracodawców, których obowiązuje ten termin, może budzić wątpliwości.