Obowiązek odprowadzenia odpisu na ZFŚS w ustawowych terminach

1) Jesteśmy spółką zatrudniającą 19 pracowników i od kilku lat prowadzimy zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Zawsze odprowadzaliśmy odpis na ZFŚS w terminach wynikających z ustawy o ZFŚS, ale w tym roku, ze względu na trudności finansowe spółki, chcielibyśmy wpłacić pierwszą ratę odpisu na ZFŚS później, niż to wynika z ustawy (do końca lipca 2021 r.). Czy to dopuszczalne?

Tak, przy założeniu, że stan zatrudnienia podany w pytaniu był ustalony na dzień 1 stycznia 2021 r.

Do odprowadzania odpisu na ZFŚS w terminach wynikających z przepisów ustawowych są zobowiązani pracodawcy, którzy tworzą Fundusz obligatoryjnie. Zgodnie z art. 3 ust. 1, 1c i 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2021 r. poz. 746), dalej: ustawy o ZFŚS, są to pracodawcy mający status jednostki budżetowej lub samorządowego zakładu budżetowego oraz pracodawcy spoza sfery budżetowej zatrudniający na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej:

50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty,
20, ale poniżej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, u których zakładowa organizacja związkowa zażądała utworzenia ZFŚS.

Wymienieni pracodawcy muszą odprowadzić pierwszą ratę odpisów w terminie do 31 maja danego roku. Pierwsza rata stanowi co najmniej 75% równowartości odpisów podstawowych na jednego pracownika:

zatrudnionego w normalnych warunkach,
wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze, - w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych,
młodocianego.

Druga rata odpisów (odprowadzana do końca września danego roku) obejmuje pozostałą część odpisów podstawowych oraz fakultatywne zwiększenia. Przy czym odpis podstawowy na jednego zatrudnionego stanowi określony dla danej grupy pracowników procent przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą (dalej zwanego podstawą). W 2021 r. podstawę odpisu podstawowego stanowi przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2018 r., tj. 4.134,02 zł (art. 5 ust. 1-3 i art. 5j ustawy o ZFŚS).

Jak wynika z przywołanych przepisów, obowiązek odprowadzenia odpisu na ZFŚS w terminach wynikających z ustawy o ZFŚS nie dotyczy pracodawców, którzy mogą, ale nie muszą tworzyć ZFŚS. Do takich pracodawców należy firma wskazana w pytaniu, ponieważ należy do sfery pozabudżetowej i (co zakładamy) na dzień 1 stycznia 2021 r. zatrudniała poniżej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Tacy pracodawcy mogą tworzyć ZFŚS fakultatywnie lub też mogą wypłacać świadczenie urlopowe (art. 3 ust. 3 ustawy o ZFŚS). W związku z tym nie wiążą ich ustawowe terminy odprowadzania odpisu na ZFŚS (art. 6 ust. 2a ustawy o ZFŚS).

2) Zgodnie z ustawą o ZFŚS, pierwszą ratę odpisu na ZFŚS odprowadza się do końca maja danego roku. Jesteśmy firmą, w której obowiązuje rok obrotowy i podatkowy niepokrywający się z rokiem kalendarzowym. Czy w związku z tym dotyczą nas ustawowe terminy odprowadzenia odpisu?

Naszym zdaniem tak. Należy zauważyć, że ustawa o ZFŚS określając termin odprowadzenia odpisów na Fundusz, nie przewiduje możliwości modyfikacji tych terminów przez pracodawców, których one dotyczą. Wspomniana ustawa w art. 6 ust. 2 określa te terminy w sposób jednoznaczny stanowiąc, że I rata odpisu (odpowiadająca co najmniej 75% równowartości odpisów podstawowych) powinna być przekazana do końca maja danego roku kalendarzowego, a II rata, obejmująca pozostałą część odpisów i zwiększeń - do końca września danego roku. Jak widać ustawowe terminy odprowadzania odpisu powiązane są wyłącznie z rokiem kalendarzowym, dlatego stosowanie w firmie jeszcze innych okresów (roku podatkowego, obrotowego), niepokrywających się z rokiem kalendarzowym, nie powinno mieć wpływu na te terminy.

3) W grudniu 2020 r. podjęliśmy decyzję o zawieszeniu obowiązku tworzenia ZFŚS i odprowadzania odpisu na ten Fundusz na mocy specustawy, ze skutkiem od 1 stycznia 2021 r. Ponieważ w firmie nie działają związki zawodowe, z nikim nie konsultowaliśmy tej decyzji. Na jej podstawie nie będziemy odprowadzali I raty odpisu na ZFŚS do końca maja br. Czy jednak nie powinniśmy uzgodnić zawieszenia odprowadzania odpisu z przedstawicielami pracowników (w zastępstwie związków)?

Naszym zdaniem, nie ma takiego obowiązku. Pracodawca, o którym mowa w pytaniu, skorzystał z możliwości zawieszenia obowiązku tworzenia ZFŚS i odprowadzania odpisu na ten Fundusz na podstawie art. 15ge ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. poz. 1842 ze zm.), tzw. specustawy. Zgodnie z tym przepisem, pracodawca, u którego nastąpił spadek obrotów określony w art. 15g ust. 9 lub istotny wzrost obciążenia funduszu wynagrodzeń zdefiniowany w art. 15gb ust. 2 specustawy, może - w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub epidemii - zawiesić obowiązek:

tworzenia lub funkcjonowania ZFŚS,
dokonywania odpisu podstawowego,
wypłaty świadczenia urlopowego.

Decyzja o zawieszeniu podlega uzgodnieniu z reprezentatywnymi organizacjami związkowymi, o których mowa w art. 15g ust. 11 pkt 1 albo 2 specustawy (jeżeli występują w zakładzie pracy). Przytoczony przepis nie przewiduje, w razie braku związków zawodowych, obowiązku konsultacji z przedstawicielami pracowników. Naszym zdaniem, art. 15ge specustawy należy traktować jako przepis szczególny wobec ustawy o ZFŚS, który ma pierwszeństwo stosowania. Ponieważ nie przewiduje on wymogu konsultacji czy uzgodnień z przedstawicielami pracowników, należy uznać, że nie jest to dla pracodawcy obligatoryjne.