Gazeta Podatkowa nr 44 (2127) z dnia 29.05.2024

Przekazanie I raty odpisu na ZFŚS w ujęciu księgowym

Do końca maja 2024 r. należy przekazać 75% odpisu na ZFŚS za 2024 r. na wyodrębniony rachunek tego Funduszu. W sytuacji gdy jednostka rozlicza odpis na ZFŚS w czasie w równych comiesięcznych ratach, powstaną różnice między wartością odpisu stanowiącą koszt bilansowy a jego wartością uwzględnianą w kosztach uzyskania przychodów.

Księgowanie odpisu na ZFŚS

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Stanowi o tym art. 5 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 288). W określonych w tej ustawie przypadkach odpis podstawowy może być zwiększany. Odpisy i zwiększenia obciążają koszty działalności pracodawcy.

W księgach rachunkowych odpis oraz zwiększenia ZFŚS są ujmowane na koncie 85 "Fundusze specjalne" (w analityce: ZFŚS) w korespondencji z kontem kosztów. W przypadku prowadzenia pełnego rachunku kosztów podstawowej działalności operacyjnej kwotę odpisu na dany rok księguje się w zespole 4 na koncie 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia" i równolegle w zespole 5 na odpowiednim koncie dla rodzaju działalności, w której zatrudnieni są pracownicy objęci odpisem. W zapisie księgowym wygląda to następująco:

- Wn konto 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia",
- Ma konto 85 "Fundusze specjalne" (w analityce: ZFŚS)

oraz równolegle

- Wn odpowiednie konto zespołu 5, np. konto 50 "Koszty działalności podstawowej", konto 55 "Koszty zarządu",
- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Takie księgowania są właściwe w firmie, w której odpis na ZFŚS nie stanowi istotnej kwoty. Jednak w większości przypadków jest to kwota znacząca. Ponieważ w takiej sytuacji jednorazowe odniesienie w koszty wartości odpisu na ZFŚS zniekształciłoby wynik finansowy bieżącego okresu, jest on rozliczany w koszty w czasie (w ciągu roku) za pośrednictwem konta 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów". Wówczas ewidencja odpisu na ZFŚS na dany rok wygląda następująco:

a) naliczenie odpisu na ZFŚS na dany rok

- Wn konto 40-5,
- Ma konto 85,

b) przeniesienie kosztów do rozliczenia w czasie

- Wn konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów",
- Ma konto 49,

c) przeksięgowanie w koszty części odpisu (1/12) dotyczącego danego miesiąca tego roku

- Wn odpowiednie konto zespołu 5,
- Ma konto 64-0.

Jeśli jednostka stosuje uproszczenie w ewidencji rozliczeń międzyokresowych polegające na nieujmowaniu wstępnym kosztów rozliczanych w czasie na kontach w zespole 4, może księgować:

a) naliczenie odpisu na ZFŚS na dany rok

- Wn konto 64-0,
- Ma konto 85,

b) przeksięgowanie w koszty części odpisu (1/12) dotyczącego danego miesiąca tego roku

- Wn konto 40-5,
- Ma konto 64-0

oraz równolegle

- Wn odpowiednie konto zespołu 5,
- Ma konto 49.

Koszty bilansowe są więc obciążane jednorazowo w dacie naliczenia odpisu lub (częściej) w comiesięcznych ratach. Ujęcie kosztu odpisu na ZFŚS w księgach jest niezależne od dokonywanych faktycznie wpłat na rachunek ZFŚS.

Zapłata I raty odpisu na ZFŚS

Środki funduszu są gromadzone na odrębnym rachunku bankowym. Pracodawca równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń na dany rok kalendarzowy przekazuje na rachunek bankowy funduszu w terminie do dnia 30 września tego roku, z tym że w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów (art. 6 ustawy o ZFŚS).

Przelew środków pieniężnych na rachunek bankowy ZFŚS może być zaksięgowany następująco:

- Wn konto 13-5 "Rachunek bankowy ZFŚS",
- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący".

Koszty podatkowe i ewidencja różnic

Do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć te odpisy i zwiększenia na ZFŚS, które w rozumieniu przepisów o ZFŚS obciążają koszty działalności pracodawcy, jeżeli środki pieniężne stanowiące równowartość tych odpisów i zwiększeń zostały wpłacone na rachunek Funduszu. Wynika to z art. 23 ust. 1 pkt 7 lit. b) ustawy o pdof i art. 16 ust. 1 pkt 9 lit. b) ustawy o pdop. Wszelkie różnice między kosztami bilansowymi a podatkowymi, w celu właściwego ustalenia dochodu do opodatkowania na podstawie ksiąg rachunkowych, można ujmować w ewidencji analitycznej do kont kosztów lub w ewidencji pozabilansowej. W odniesieniu do kosztu odpisu na ZFŚS, w sytuacji gdy jednostka księgowo ujęła jego wartość:

• jednorazowo w kosztach bilansowych - może w ewidencji analitycznej do konta 40-5 wyodrębnić konta kosztów KUP (koszty uzyskania przychodów) i NKUP (koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodów) i dokonywać na nich księgowań kwot zapłaconych i niezapłaconych na rachunek ZFŚS,
• do rozliczenia na koncie 64-0 - do ustalenia wartości odpisu stanowiącego koszty podatkowe powinna wykorzystać ewidencję pozabilansową; kwoty stanowiące koszty bilansowe mogą bowiem być niższe niż kwota odpisu zapłacona na rachunek ZFŚS (przykład).