Likwidacja ZFŚS a niewykorzystana wartość odpisu

Ponad 7 lat temu spółka zrezygnowała z tworzenia ZFŚS. Do chwili obecnej na koncie 85 figuruje wartość niewykorzystanego odpisu. Jednak na wyodrębnionym rachunku nie pozostają już żadne środki, gdyż przelano je na rachunek obrotowy i wykorzystano na bieżące potrzeby. Od czasu podjęcia decyzji o zaprzestaniu tworzenia funduszu nie były wypłacane jakiekolwiek świadczenia na rzecz pracowników. Decyzję w zakresie likwidacji ZFŚS podjęto w porozumieniu z przedstawicielami załogi. Jak księgowo uporządkować zapisy i zlikwidować ZFŚS w księgach rachunkowych?

Jeżeli zobowiązanie jednostki wobec funduszu uległo przedawnieniu, to jego wartość zaewidencjonowana na koncie 85 "Fundusze specjalne" może zostać wyksięgowana zwiększając pozostałe przychody operacyjne.

Co do zasady, wartość odpisu na ZFŚS powinna zostać wydatkowana na rzecz osób uprawnionych do korzystania z jego środków, a więc m.in. na rzecz pracowników, członków ich rodzin, czy emerytów i rencistów. Będzie tak nawet wówczas, gdy zgodnie z prawem jednostka zrezygnuje z tworzenia Funduszu lecz kwoty wcześniejszych odpisów nie zostały wykorzystane. Bez znaczenia pozostaje również fakt, że kwoty pierwotnie przelane na wyodrębniony rachunek bankowy Funduszu zostały z niego wycofane i wykorzystane w bieżącej działalności pracodawcy. W każdym z tych przypadków środki odpowiadające wartości Funduszu stanowią zobowiązanie jednostki wobec tego Funduszu.

Zauważmy jednak, że jak każde zobowiązanie, również to dotyczące przekazania należnej kwoty odpisu na ZFŚS, może ulec przedawnieniu. Takie podejście w tym zakresie ukształtowało się ostatecznie w 2013 r., w wyniku zmiany linii orzeczniczej dotyczącej tej kwestii.

Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 10 kwietnia 2013 r., sygn. akt II PK 272/12 uznał bowiem, że roszczenia związków zawodowych o zasilenie ZFŚS środkami uzyskanymi ze sprzedaży mieszkań zakładowych ulegają przedawnieniu. Jak wskazał sąd, przekazanie środków na ZFŚS jest sprawą z zakresu prawa pracy, podobnie jak kwestia dotycząca roszczeń pracowników o świadczenia z tego Funduszu. Dlatego do roszczenia o odpis stosuje się 3-letni termin przedawnienia.

Przypomnijmy jednak, że we wcześniejszych latach dominowała opinia, iż wspomniane roszczenie o odpis na ZFŚS nie ulega przedawnieniu - tak uznał Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 11 kwietnia 2012 r., sygn. akt III PK 66/11. Przeciwko możliwości przedawnienia roszczenia o odpis na ZFŚS wypowiedział się także Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 9 grudnia 2011 r., sygn. akt II PK 127/11.

Uwzględniając powyższe, jeżeli roszczenia o przekazanie odpisów, o których mowa w pytaniu, uległy już przedawnieniu (bieg terminu przedawnienia za dany rok należy liczyć najpóźniej od 30 września danego roku), to z tego względu pracodawca nie będzie musiał zwracać środków wykorzystanych niezgodnie z ustawą o ZFŚS.

W konsekwencji kwota przedawnionego zobowiązania, na podstawie art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. d) ustawy o rachunkowości, podlega zaliczeniu do pozostałych przychodów operacyjnych (jako przychód związany z odpisaniem zobowiązań przedawnionych). W ewidencji księgowej kwota przedawnionego zobowiązania zmniejszy stan Funduszu, co może zostać zaewidencjonowane zapisem:

- Wn konto 85 "Fundusze specjalne" (w analityce: ZFŚS),
- Ma konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne".

Przedstawionego przeksięgowania dokonuje się na podstawie decyzji kierownika jednostki.