Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 3 (1082) z dnia 20.01.2021

Ewidencja księgowa korekty ZFŚS dokonanej na koniec 2020 r.

W 2020 r. rozpoczęliśmy tworzenie ZFŚS. Na koniec roku dokonaliśmy korekty jego wielkości. W jaki sposób należy ująć skutki takiej korekty w księgach rachunkowych?

Co do zasady określonej w art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1070 ze zm.), zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS) tworzy się z corocznego odpisu podstawowego. Odpisy odprowadzane są w dwóch terminach (pierwszy w wysokości 75% wartości do 31 maja, a drugi w pozostałej części do 30 września danego roku) w ciągu roku, nalicza się je na podstawie przeciętnej planowanej w danym roku kalendarzowym liczby zatrudnionych. Z kolei na koniec roku pracodawca jest obowiązany dokonać korekty przekazanych odpisów, uwzględniając faktyczną przeciętną liczbę zatrudnionych, obejmującą pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy).

Odpis na Fundusz nalicza się na zasadach określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2009 r. nr 43, poz. 349). W celu ustalenia przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli się przez 12.

Przepisy dotyczące ZFŚS nie regulują sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w firmie w poszczególnych miesiącach w danym roku kalendarzowym. W praktyce stosuje się jedną z następujących metod statystycznych, tj.:

• metoda średniej arytmetycznej polegająca na podzieleniu sumy dziennych stanów zatrudnienia ze wszystkich dni w miesiącu przez liczbę tych dni,
• metoda uproszczona, w której sumę dziennych stanów zatrudnienia w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca należy podzielić przez 2,
• metoda średniej chronologicznej polegająca na podzieleniu sumy połowy stanu zatrudnienia w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca i pełnego stanu zatrudnienia w 15. dniu miesiąca przez 2.

Jeśli więc wielkość zatrudnienia w ciągu roku uległa zmianie w stosunku do przeciętnego planowanego zatrudnienia, to jednostka pod koniec roku kalendarzowego (gdy jest wiadomo, że stan zatrudnienia nie ulegnie już zmianie) porównuje planowany stan zatrudnienia z faktyczną liczbą etatów oraz dokonuje odpowiedniej korekty odpisu.

Omawiana korekta rocznego odpisu na ZFŚS może powodować zwiększenie bądź zmniejszenie kosztów działalności operacyjnej jednostki i odpowiednio zwiększenie bądź zmniejszenie stanu ZFŚS, który ujmuje się w księgach rachunkowych na koncie 85-0 "Fundusze specjalne" (w analityce: ZFŚS).

W ewidencji księgowej jednostki stosującej ewidencję kosztów wyłącznie na kontach zespołu 4 mogą wystąpić w związku z tym następujące zapisy:

• zwiększenie rocznej wartości odpisu poprzez zwiększenie kosztów podstawowej działalności operacyjnej oraz odpisu na ZFŚS, zapisem:

- Wn konto 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia",

- Ma konto 85-0 "Fundusze specjalne" (w analityce: ZFŚS);

• zmniejszenie ww. wielkości zapisem odwrotnym:

- Wn konto 85-0,

- Ma konto 40-5.

Należy pamiętać, że równolegle do korekty kosztów działalności operacyjnej jednostka zobowiązana jest - w przypadku zwiększenia rocznego odpisu - przelać środki pieniężne z rachunku podstawowego na wyodrębniony rachunek bankowy ZFŚS, co w ewidencji przebiega zapisem:

- Wn konto 13-5 "Rachunek bankowy ZFŚS",

- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący".

Natomiast w przypadku zmniejszenia rocznego odpisu - przelanie środków pieniężnych z rachunku bankowego ZFŚS na rachunek podstawowy jednostki może zostać ujęte zapisem:

- Wn konto 13-0,

- Ma konto 13-5.

Dekretacja:

Księgowania:

W bilansie jednostki sporządzonym na podstawie załącznika nr 1 ustawy o rachunkowości wykazuje się stan środków pieniężnych zdeponowanych na wyodrębnionym rachunku bankowym oraz wartość Funduszu.

Odpowiednio będą to, w przypadku:

a) środków pieniężnych - pozycja B.III. 1 lit. c aktywów - czyli "środki pieniężne w kasie i na rachunkach",

b) Funduszu - pozycja B.III. 4 pasywów - czyli "Fundusze specjalne".

Korekta ZFŚS a koszt podatkowy

Przepisy podatkowe nie uzależniają zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów, na skutek korekty zmniejszającej kwotę odpisu na ZFŚS, od faktycznego wycofania środków z rachunku bankowego ZFŚS w danym roku. Oznacza to, że w każdym przypadku zmniejszenia kosztów należy dokonać w 2020 r.

Natomiast korekta zwiększająca odpis na ZFŚS spowoduje powstanie kosztu podatkowego, jeśli kwota zwiększenia zostanie przekazana przez pracodawcę na wyodrębniony rachunek funduszu (por. art. 16 ust. 1 pkt 9 lit. b) ustawy o PDOP oraz art. 23 ust. 1 pkt 7 lit. b) ustawy PDOF). Jeśli więc dodatkowe środki pieniężne zostałyby przelane na wyodrębniony rachunek bankowy w grudniu 2020 r., to zwiększyłyby koszty podatkowe w 2020 r. Jeżeli jednak nastąpiłoby to dopiero w kolejnym roku, to stałyby się kosztem podatkowym dopiero w 2021 r.

Na temat rocznej korekty ZFŚS pisaliśmy m.in. w BI nr 36 z 20 grudnia 2020 r. na str. 64. W okresie pandemii korekta odpisu mogła nastąpić również w związku z zastosowaniem przepisów specustaw wchodzących w zakres tarcz antykryzysowej.

Na ten temat pisaliśmy w Biuletynie Informacyjnym nr 35 z 10.12.2020 r. na str. 17-24