Coroczny przegląd dokumentacji złożonej do celów związanych z ZFŚS

Od ubiegłego roku tworzymy zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Przewidziane w nim świadczenia są uzależnione od sytuacji socjalno-bytowej, przez co przetwarzamy dokumenty zawierające wiele dodatkowych danych osobowych pracownika oraz członków jego gospodarstwa domowego. Jak długo możemy je przechowywać?

Pracodawca tworzący zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, dalej Fundusz, przy dystrybuowaniu jego środków co do zasady musi kierować się kryterium socjalno-bytowym, tj. uwzgledniającym sytuację życiową, rodzinną i materialną osoby uprawnionej. To sprawia, że przetwarza, tj. odbiera, zapoznaje się i w większości także przechowuje dokumenty zawierające dane osobowe spoza katalogu kodeksowego. Dodatkowo przechowuje dane innych członków rodziny, którzy nie posiadają statusu pracownika. Legalność tego działania statuuje art. 8 ust. 1a ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2021 r. poz. 746), dalej ustawy w zw. z art. 5 ust. 1 lit. b oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

UODO Potwierdził to Rzecznik Prasowy Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), argumentując w piśmie udostępnionym naszemu Wydawnictwu 14 czerwca 2019 r., że: "(...) pracodawca musi poznać i ocenić sytuację życiową i materialną wszystkich członków rodziny pracownika, z którymi prowadzi on wspólne gospodarstwo domowe. Musi więc na te potrzeby przetwarzać dane osobowe pracownika i członków jego rodziny. (...)". Zastrzegł przy tym, iż: "(....) Przetwarzanie tych danych nie może jednak prowadzić do gromadzenia ich w zakresie szerszym, niż jest to konieczne dla realizacji celu, w jakim dane są pozyskiwane. (...)". Poza tym przepisy ograniczają okres przechowywania tych dokumentów do niezbędnego minimum. Zgodnie z art. 8 ust. 1c ustawy, pracodawca przetwarza dane osobowe w celu przyznania ulgowej usługi/świadczenia i ustalenia ich wysokości przez okres niezbędny do ich przyznania oraz dochodzenia praw lub roszczeń.

Ważne: Pracodawca dokonuje przeglądu danych osobowych przetwarzanych w związku z dystrybuowaniem świadczeń z Funduszu, nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym, w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania.

Dane, których przechowywanie jest zbędne usuwa ze zgromadzonych zasobów (art. 8 ust. 1d ustawy).

Powyższe potwierdził UODO w stanowisku udostępnionym naszemu Wydawnictwu 17 grudnia 2019 r., podkreślając przy tym, że obowiązkiem pracodawcy jest przegląd całości omawianej dokumentacji. Dzięki temu nie tylko wypełni obowiązek określony w art. 8 ust. 1d ustawy, ale będzie przetwarzał dane zgodnie z przepisami o ochronie danych, w szczególności zgodnie z zasadą minimalizacji (art. 5 ust. 1 lit. c RODO).

Przechodząc do okresu, w którym dane mogą być legalnie przechowywane, należy zauważyć, że przedział wskazany w art. 8 ust. 1c ustawy to nie tylko czas niezbędny do przyznania oraz dochodzenia prawa do usługi/świadczenia, ale także roszczeń z tego tytułu. Ponieważ roszczenie w sprawie należności z Funduszu powstaje dopiero po przyznaniu usługi/ /świadczenia (por. wyrok SN z 4 lipca 2007 r., sygn. akt II PK 25/07, OSNP 2008/17-18/251), co do zasady nie ma podstaw do przechowywania wniosków (wraz załącznikami) odrzuconych. Co więcej niektórzy autorzy są zdania, że także usługi/świadczenia spełnione nie uprawniają do przechowania dokumentów, gdyż roszczenie powstaje w sytuacji gdy usługę/ /świadczenie przyznano, lecz nie zrealizowano. Z poglądem tym trudno się zgodzić, gdyż prawo do wystąpienia z roszczeniem służy również pracodawcy, jeśli stwierdzi, że np. w efekcie podania nieprawdziwych danych usługa/świadczenie nie przysługiwały lub zostały zawyżone.

Okres przechowywania dokumentów dotyczących Funduszu w określonym zakresie kształtują również przepisy składkowe oraz podatkowe, które przewidują 5-letni okres przedawnienia obowiązkowych danin publiczno-prawnych (art. 24 ust. 4 ustawy o sus i art. 70 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa - Dz. U. z 2021 r. poz. 1540). Dotyczy to przy tym tylko usług/świadczeń, które korzystają ze zwolnienia ze składek lub podatku. Dodajmy, że z uwagi na zakres przedmiotowy z art. 8 ust. 1d ustawy, który nakazuje usunięcie danych, które nie służą celom wymienionym w art. 8 ust. 1a i 1c ustawy, tj.:

przyznania ulgowej usługi/świadczenia, w tym ustalenia jej wysokości, a także
dochodzenia praw lub roszczeń,

część autorów neguje przechowywanie całości dokumentów z powodu danin, rekomendując usunięcie oświadczeń i zaświadczeń, a pozostawienie jedynie wniosku. Takie podejście utrudnia zbadanie prawidłowości przyznanych usług/świadczeń, a zwłaszcza ich wysokości. Dlatego należy się z nim zgodzić co najwyżej wobec dokumentów uzasadniających przyznanie świadczeń w minimalnej wysokości, tj. w najkorzystniejszej sytuacji socjalnej.

Zwracamy uwagę! Wobec braku jakichkolwiek wytycznych, pracodawca samodzielnie decyduje, kiedy dokona przeglądu dokumentacji, byleby nastąpiło to minimum raz w danym roku kalendarzowym.