Koszt odpisu na ZFŚS w 2022 r. w księgach rachunkowych

Nasza jednostka tworzy ZFŚS na 2022 r. Dotychczas nie przekazaliśmy na rachunek bankowy ZFŚS żadnych pieniędzy. Czy kwotę odpisu powinniśmy odnosić do kosztów bilansowych pod datą przekazania każdej raty środków pieniężnych na rachunek bankowy ZFŚS?

NIE. Ujęcie kosztu odpisu na ZFŚS w księgach jest niezależne od dokonywanych faktycznie wpłat na rachunek bankowy Funduszu.

ZFŚS tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Odpisy i zwiększenia tego Funduszu obciążają koszty działalności pracodawcy. Środki Funduszu gromadzi się na odrębnym rachunku bankowym. Pracodawca równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń na dany rok kalendarzowy przekazuje na rachunek bankowy Funduszu w terminie do dnia 30 września tego roku, z tym że w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów (art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS - Dz. U. z 2021 r. poz. 746 ze zm.).

W księgach rachunkowych odpis podstawowy oraz zwiększenia ZFŚS ujmowane są na koncie 85 "Fundusze specjalne" (w analityce: ZFŚS) w korespondencji z kontem kosztów. W przypadku pełnego rachunku kosztów podstawowej działalności operacyjnej kwotę odpisu na dany rok księguje się w zespole 4 na koncie 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia" i (za pośrednictwem konta 49 "Rozliczenie kosztów") na koncie kosztów w zespole 5 odpowiednim do rodzaju działalności, w której zatrudnieni są pracownicy objęci odpisem. Jednak z reguły odpis na ZFŚS stanowi kwotę istotną, której jednorazowe odniesienie w koszty zniekształciłoby wynik finansowy bieżącego okresu. Wtedy odpis ten rozlicza się w koszty w czasie (w ciągu roku) za pośrednictwem konta 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów" (por. art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Wartość tego odpisu podlega rozliczeniu z konta 64-0 do kosztów miesięcy, których dotyczy. Całoroczny odpis na ZFŚS można zaewidencjonować na koncie 64-0 w styczniu 2022 r., a następnie rozliczać 1/12 jego wartości w koszty w okresie od stycznia do grudnia 2022 r. Na koniec roku na koncie 64-0 nie powinno figurować z tego tytułu saldo, ponieważ kwota odpisu na ZFŚS jest rozliczana w ciągu danego roku.

Zatem ujęcie odpisu na ZFŚS w kosztach bilansowych nie zależy od faktycznie dokonanych wpłat na rachunek bankowy ZFŚS. Zależność taka występuje jednak w przypadku zaliczenia odpisu na ZFŚS do kosztów podatkowych. Do kosztów uzyskania przychodów można bowiem zaliczyć odpisy i zwiększenia na ZFŚS (obciążające koszty działalności pracodawcy według ustawy o ZFŚS), jeżeli środki pieniężne stanowiące równowartość tych odpisów i zwiększeń zostały wpłacone na rachunek ZFŚS. Stanowi o tym art. 23 ust. 1 pkt 7 lit. b) ustawy o pdof (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.) i art. 16 ust. 1 pkt 9 lit. b) ustawy o pdop (Dz. U. z 2021 r. poz. 1800 ze zm.).