Klauzula informacyjna dla pracowników i ich rodzin dla celów ZFŚS

W firmie prowadzony jest zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Czy jego członkowie powinni otrzymać klauzulę informacyjną zawierającą informacje określone w art. 13 RODO? Czy taką informację należy również przedstawić członkom rodzin pracowników korzystających ze świadczeń?

Zasady rzetelnego i przejrzystego przetwarzania wymagają, by osoba, której dane będą przetwarzane, była o tym informowana. W przypadku gdy dane osobowe zbierane są bezpośrednio od tej osoby (pracownika), wówczas, podczas pozyskiwania danych osobowych, należy podać jej informacje określone w art. 13 ust. 1 i 2 RODO. Jeśli chodzi o członków rodziny pracownika, to zgodnie z art. 14 ust. 5 lit. c) RODO, administrator jest zwolniony ze spełniania obowiązku informacyjnego w sytuacji, gdy pozyskiwanie lub ujawnianie jest wyraźnie uregulowane prawem (przepisami prawa UE lub prawa państwa członkowskiego, któremu podlega administrator), przewidującym odpowiednie środki chroniące prawnie uzasadnione interesy osoby, której dane dotyczą. Art. 8 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2021 r. poz. 746) określa zasady pozyskiwania danych członków rodziny pracownika w związku z korzystaniem przez niego z ZFŚS.

W takim przypadku można zasadnie rozważać skorzystanie ze wskazanego w art. 14 ust. 5 lit. c) RODO zwolnienia, a co za tym idzie - taka klauzula informacyjna nie musi być tym osobom przekazywana.

Stanowisko takie potwierdza również UODO na swojej stronie www.uodo.gov.pl.

Klauzula informacyjna RODO dla osób uprawnionych do korzystania z ZFŚS

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 RODO informuję iż:

Administratorem danych osobowych osób uprawnionych do korzystania ze świadczeń ZFŚS jest . . . . . . . . . . . . . ., tel. . . . . . . . . . . . . . ., e-mail . . . . . . . . . . . . . .

Inspektorem Ochrony Danych w . . . . . . . . . . . . . . jest . . . . . . . . . . . . . ., z którym w sprawach dotyczących ochrony danych można się skontaktować e-mailowo: . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Dane osobowe przetwarzane są do celów związanych z działalnością Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych przy . . . . . . . . . . . . . . w celu:

-	wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
-	wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez Administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej (art. 9 ust. 2 lit. b RODO).

Dane osobowe osób uprawnionych do korzystania ze świadczeń ZFŚS mogą zostać przekazane organom władzy publicznej oraz podmiotom wykonującym zadania publiczne lub działającym na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa oraz innym podmiotom, które przetwarzają dane na podstawie zawartych przez Administratora danych umów powierzenia.

Dane osobowe osób uprawnionych do korzystania ze świadczeń ZFŚS będą przechowywane przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi lub świadczenia, dopłaty z Funduszu oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia roszczeń.

Osobie uprawnionej przysługuje prawo do:

-	dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
-	sprostowania swoich danych osobowych,
-	ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
-	usunięcia danych osobowych,
-	wniesienia skargi do Prezesa UODO (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz konieczne do skorzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z ZFŚS. Odmowa ich podania spowoduje niemożność przyznania świadczenia z Funduszu.