Coroczny przegląd danych osobowych z ZFŚS

Pracodawca, który posiada zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, gromadzi wiele danych osobowych związanych z prowadzeniem działalności socjalnej w ten sposób. W związku z tym ciążą na nim pewne obowiązki formalne, do których należy przeprowadzanie corocznego przeglądu wspomnianych danych. Chodzi tu o dane osobowe pracowników i innych uprawnionych osób, gromadzone w związku z przyznawaniem ulgowych usług i świadczeń z ZFŚS.

Zbiór danych do przeglądu

Pracodawca, przyznając ulgowe usługi i świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, powinien kierować się tzw. kryterium socjalnym. Wprowadza je art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Zgodnie z tym przepisem przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu, w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z Funduszu, następuje w formie oświadczenia (art. 8 ust. 1a ustawy o ZFŚS).

Pracodawca przetwarza dane osobowe, o których mowa w ust. 1a ww. ustawy, przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z Funduszu oraz do ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń.

Na mocy art. 8 ust. 1d ustawy o ZFŚS na pracodawcy ciąży również obowiązek dokonywania przeglądu danych osobowych, o których mowa w art. 8 ust. 1a ustawy o ZFŚS, nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym, w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. Pracodawca usuwa dane osobowe, których dalsze przechowywanie jest zbędne. Należy podkreślić, że obowiązkowy przegląd danych osobowych osób uprawnionych dotyczy tylko tych danych, które zostały pozyskane w związku z przyznawaniem ulgowych świadczeń ze środków ZFŚS.

Dane w protokole

Przepisy ustawy o ZFŚS, wprowadzając obowiązek przeprowadzania przeglądu danych z ZFŚS, nie odnoszą się do sposobu udokumentowania wypełnienia tego obowiązku. Wobec braku regulacji w tej kwestii, pracodawca może we własnym zakresie ustalić formę tego potwierdzenia. Przykładowo może sporządzić pisemny protokół lub notatkę służbową z czynności przeglądu danych z ZFŚS, wskazując zakres danych poddanych przeglądowi oraz te dane, które zostały usunięte.

]

Wzór protokołu z przeglądu danych osobowych gromadzonych do celów ZFŚS dostępny w dziale ZFŚS w Programie DRUKI Gofin

Należy zasygnalizować - w kontekście wprowadzonego w art. 8 ust. 1d ustawy o ZFŚS wymogu usuwania zbędnych danych - że pracodawca, podejmując decyzję o usunięciu konkretnych danych osobowych, musi mieć na uwadze, że trzeba je przechowywać przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń związanych z przyznaniem ulgowego świadczenia. Chodzi tu także o roszczenia odpowiednich organów z tytułu zobowiązań podatkowo-składkowych, które zasadniczo przedawniają się po 5 latach. Jeżeli więc, przyznając ulgowe świadczenie z ZFŚS, pracodawca skorzystał na to świadczenie ze zwolnienia podatkowo-składkowego, to - moim zdaniem - dokumenty związane z tym świadczeniem powinien przechowywać przez okres przedawnienia tych zobowiązań.

Minimum jeden przegląd

Ustawa o ZFŚS nie określa maksymalnej częstotliwości dokonywania przeglądu danych przetwarzanych dla potrzeb Funduszu ani terminów przeprowadzania przeglądu. Wprowadza jedynie minimalny wymóg przeprowadzenia jednego przeglądu w ciągu roku kalendarzowego. W świetle tego wymogu pojawiło się pytanie, czy pracodawca może ustalić większą liczbę przeglądów danych osobowych z ZFŚS w danym roku, w zależności od swoich potrzeb.

W tej kwestii wypowiedziało się Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, uznając, że pracodawca może zdecydować o większej liczbie przeglądów w danym roku, w zależności od swoich potrzeb. Może też dowolnie ustalić, w jakim terminie będą one przeprowadzane (patrz ramka). Pracodawca nie może natomiast na mocy przepisów zakładowych zmniejszyć ustawowej częstotliwości przeglądów, wprowadzając zapis np. o jednym przeglądzie co dwa lata. Jeżeli zdarzy się, że w danym roku kalendarzowym pracodawca nie przeprowadzi jednego wymaganego prawem przeglądu danych, w roku następnym będzie musiał nadrobić zaległości, analizując dane zgromadzone w związku z udzielaniem ulgowych świadczeń z ZFŚS z okresu dwóch lat. Potwierdza to stanowisko Urzędu Ochrony Danych Osobowych (patrz ramka).

"(...) pracodawca dokonuje przeglądu danych osobowych osób uprawnionych do korzystania z Funduszu nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. (...) Powołane przepisy zawierają obowiązek dokonywania przez pracodawcę corocznego przeglądu danych osobowych przetwarzanych na potrzeby działalności socjalnej, wskazując na konieczność realizacji tej czynności nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym. W związku z tym, o częstotliwości i terminie dokonywania tego przeglądu w roku kalendarzowym decyduje pracodawca, uwzględniając cel takiego przeglądu. (...)".

Stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej udostępnione naszemu Wydawnictwu w dniu 13 grudnia 2019 r.

"(...) Wprowadzenie (...) obowiązku dokonywania przez pracodawcę przeglądu danych osobowych przetwarzanych w związku z działaniem zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oznacza, że pracodawca dokonuje przeglądu całości tej dokumentacji. (...)

Dzięki temu będzie realizował obowiązek określony w art. 8 ust. 1d ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych oraz będzie przetwarzał dane zgodnie z przepisami o ochronie danych, w szczególności zgodnie z zasadą minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. c RODO)".

Stanowisko UODO udostępnione naszemu Wydawnictwu w dniu 17 grudnia 2019 r.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 998 ze zm.)