ZFŚS, fundusz socjalny, świadczenia socjalne, świadczenie urlopowe
lupa
A A A

Gazeta Podatkowa nr 103 (2082) z dnia 27.12.2023

Coroczny przegląd danych osobowych z ZFŚS

Pracodawca, który posiada zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, gromadzi wiele danych osobowych związanych z prowadzeniem działalności socjalnej w ten sposób. W związku z tym ciążą na nim pewne obowiązki formalne, do których należy przeprowadzanie corocznego przeglądu wspomnianych danych. Chodzi tu o dane osobowe pracowników i innych uprawnionych osób, gromadzone w związku z przyznawaniem ulgowych usług i świadczeń z ZFŚS.

Zbiór danych do przeglądu

Pracodawca, przyznając ulgowe usługi i świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, powinien kierować się tzw. kryterium socjalnym. Wprowadza je art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Zgodnie z tym przepisem przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu, w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z Funduszu, następuje w formie oświadczenia (art. 8 ust. 1a ustawy o ZFŚS).

Pracodawca przetwarza dane osobowe, o których mowa w ust. 1a ww. ustawy, przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z Funduszu oraz do ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń.

Na mocy art. 8 ust. 1d ustawy o ZFŚS na pracodawcy ciąży również obowiązek dokonywania przeglądu danych osobowych, o których mowa w art. 8 ust. 1a ustawy o ZFŚS, nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym, w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. Pracodawca usuwa dane osobowe, których dalsze przechowywanie jest zbędne. Należy podkreślić, że obowiązkowy przegląd danych osobowych osób uprawnionych dotyczy tylko tych danych, które zostały pozyskane w związku z przyznawaniem ulgowych świadczeń ze środków ZFŚS.

Dane w protokole

Przepisy ustawy o ZFŚS, wprowadzając obowiązek przeprowadzania przeglądu danych z ZFŚS, nie odnoszą się do sposobu udokumentowania wypełnienia tego obowiązku. Wobec braku regulacji w tej kwestii, pracodawca może we własnym zakresie ustalić formę tego potwierdzenia. Przykładowo może sporządzić pisemny protokół lub notatkę służbową z czynności przeglądu danych z ZFŚS, wskazując zakres danych poddanych przeglądowi oraz te dane, które zostały usunięte.

]

Należy zasygnalizować - w kontekście wprowadzonego w art. 8 ust. 1d ustawy o ZFŚS wymogu usuwania zbędnych danych - że pracodawca, podejmując decyzję o usunięciu konkretnych danych osobowych, musi mieć na uwadze, że trzeba je przechowywać przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń związanych z przyznaniem ulgowego świadczenia. Chodzi tu także o roszczenia odpowiednich organów z tytułu zobowiązań podatkowo-składkowych, które zasadniczo przedawniają się po 5 latach. Jeżeli więc, przyznając ulgowe świadczenie z ZFŚS, pracodawca skorzystał na to świadczenie ze zwolnienia podatkowo-składkowego, to - moim zdaniem - dokumenty związane z tym świadczeniem powinien przechowywać przez okres przedawnienia tych zobowiązań.

Minimum jeden przegląd

Ustawa o ZFŚS nie określa maksymalnej częstotliwości dokonywania przeglądu danych przetwarzanych dla potrzeb Funduszu ani terminów przeprowadzania przeglądu. Wprowadza jedynie minimalny wymóg przeprowadzenia jednego przeglądu w ciągu roku kalendarzowego. W świetle tego wymogu pojawiło się pytanie, czy pracodawca może ustalić większą liczbę przeglądów danych osobowych z ZFŚS w danym roku, w zależności od swoich potrzeb.

W tej kwestii wypowiedziało się Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, uznając, że pracodawca może zdecydować o większej liczbie przeglądów w danym roku, w zależności od swoich potrzeb. Może też dowolnie ustalić, w jakim terminie będą one przeprowadzane (patrz ramka). Pracodawca nie może natomiast na mocy przepisów zakładowych zmniejszyć ustawowej częstotliwości przeglądów, wprowadzając zapis np. o jednym przeglądzie co dwa lata. Jeżeli zdarzy się, że w danym roku kalendarzowym pracodawca nie przeprowadzi jednego wymaganego prawem przeglądu danych, w roku następnym będzie musiał nadrobić zaległości, analizując dane zgromadzone w związku z udzielaniem ulgowych świadczeń z ZFŚS z okresu dwóch lat. Potwierdza to stanowisko Urzędu Ochrony Danych Osobowych (patrz ramka).

"(...) pracodawca dokonuje przeglądu danych osobowych osób uprawnionych do korzystania z Funduszu nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. (...) Powołane przepisy zawierają obowiązek dokonywania przez pracodawcę corocznego przeglądu danych osobowych przetwarzanych na potrzeby działalności socjalnej, wskazując na konieczność realizacji tej czynności nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym. W związku z tym, o częstotliwości i terminie dokonywania tego przeglądu w roku kalendarzowym decyduje pracodawca, uwzględniając cel takiego przeglądu. (...)".

Stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej udostępnione naszemu Wydawnictwu w dniu 13 grudnia 2019 r.


"(...) Wprowadzenie (...) obowiązku dokonywania przez pracodawcę przeglądu danych osobowych przetwarzanych w związku z działaniem zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oznacza, że pracodawca dokonuje przeglądu całości tej dokumentacji. (...)

Dzięki temu będzie realizował obowiązek określony w art. 8 ust. 1d ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych oraz będzie przetwarzał dane zgodnie z przepisami o ochronie danych, w szczególności zgodnie z zasadą minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. c RODO)".

Stanowisko UODO udostępnione naszemu Wydawnictwu w dniu 17 grudnia 2019 r.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 998 ze zm.)

www.ZFSS.pl - Tworzenie i rezygnacja z Funduszu:

 Chcesz wiedzieć więcej, skorzystaj z Portalu Podatkowo-Księgowego www.gofin.pl
www.RozliczenieWynagrodzenia.pl » 
Więcej w zasobach płatnych

Serwis Głównego Księgowego

Gazeta Podatkowa

Terminarz

luty 2024
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
2
3
4
6
8
9
10
11
13
14
16
17
18
19
21
22
23
24
25
27
IIIIIIIVVVIVIIVIIIIXXXIXII
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
Vademecum Kadrowego - kompleksowo opracowane zagadnienia z prawa pracy
Vademecum Księgowego - zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych

GOFIN PODPOWIADA

Kompleksowe opracowania tematyczne

Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.