Gazeta Podatkowa nr 28 (1799) z dnia 8.04.2021
Udokumentowanie czynności przeglądu danych osobowych z ZFŚS
Tworzymy zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, mamy zatem obowiązek dokonywać przeglądu danych osobowych gromadzonych w związku z ZFŚS. Jak powinniśmy udokumentować przeprowadzenie takiego przeglądu dla celów dowodowych?
Pracodawca prowadzący zakładowy fundusz świadczeń socjalnych ma obowiązek dokonywać przeglądu danych osobowych zgromadzonych w związku z przyznawaniem ulgowych usług, świadczeń i dopłat z ZFŚS (nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym). Niepotrzebne dane jest zobowiązany usuwać. Powyższy obowiązek został wprowadzony na mocy art. 8 ust. 1d ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1070 ze zm.), który jednak nie określa, w jaki sposób powinien przebiegać wspomniany przegląd. Nie precyzuje również formy jego udokumentowania.
Wobec braku regulacji w tej kwestii pracodawca może we własnym zakresie ustalić formę tego potwierdzenia. Przykładowo, może sporządzić pisemny protokół lub sprawozdanie z czynności przeglądu danych z ZFŚS, wskazując zakres danych poddanych przeglądowi oraz dane, które zostały usunięte (patrz przykładowy protokół).
Pracodawca, podejmując decyzję o usunięciu konkretnych dokumentów zawierających dane osobowe, powinien mieć na uwadze, że powinny być one przechowywane przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń. Chodzi tu m.in. o roszczenia odpowiednich organów z tytułu zobowiązań podatkowo-składkowych (które zasadniczo przedawniają się po 5 latach). Jeżeli więc, przyznając ulgowe świadczenie z ZFŚS, pracodawca skorzystał na to świadczenie ze zwolnienia podatkowo-składkowego, wówczas, moim zdaniem, dokumenty związane z tym świadczeniem powinien przechowywać przez okres przedawnienia zobowiązań podatkowo-składkowych.
|
Protokół przeglądu danych osobowych związanych z prowadzeniem ZFŚS
|
www.ZFSS.pl - Tworzenie i rezygnacja z Funduszu:
| Chcesz wiedzieć więcej, skorzystaj z Portalu Podatkowo-Księgowego www.gofin.pl | ||
| www.RozliczenieWynagrodzenia.pl » |
Serwis Głównego Księgowego
Gazeta Podatkowa
Terminarz
GOFIN PODPOWIADA
Kompleksowe opracowania tematyczne
DRUKI
Darmowe druki aktywne
WSKAŹNIKI
Bieżące wskaźniki wraz z archiwum
KALKULATORY
Narzędzia księgowego i kadrowego
PRZEPISY PRAWNE
Ustawy, rozporządzenia - teksty ujednolicone
FORUM
Forum aktywnych księgowych i kadrowców
| ||||||||||||
|
||||||||||||