ZFŚS, fundusz socjalny, świadczenia socjalne, świadczenie urlopowe
lupa
A A A

Gazeta Podatkowa nr 28 (1799) z dnia 8.04.2021

Udokumentowanie czynności przeglądu danych osobowych z ZFŚS

Tworzymy zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, mamy zatem obowiązek dokonywać przeglądu danych osobowych gromadzonych w związku z ZFŚS. Jak powinniśmy udokumentować przeprowadzenie takiego przeglądu dla celów dowodowych?

Pracodawca prowadzący zakładowy fundusz świadczeń socjalnych ma obowiązek dokonywać przeglądu danych osobowych zgromadzonych w związku z przyznawaniem ulgowych usług, świadczeń i dopłat z ZFŚS (nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym). Niepotrzebne dane jest zobowiązany usuwać. Powyższy obowiązek został wprowadzony na mocy art. 8 ust. 1d ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1070 ze zm.), który jednak nie określa, w jaki sposób powinien przebiegać wspomniany przegląd. Nie precyzuje również formy jego udokumentowania.

Wobec braku regulacji w tej kwestii pracodawca może we własnym zakresie ustalić formę tego potwierdzenia. Przykładowo, może sporządzić pisemny protokół lub sprawozdanie z czynności przeglądu danych z ZFŚS, wskazując zakres danych poddanych przeglądowi oraz dane, które zostały usunięte (patrz przykładowy protokół).

Pracodawca, podejmując decyzję o usunięciu konkretnych dokumentów zawierających dane osobowe, powinien mieć na uwadze, że powinny być one przechowywane przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń. Chodzi tu m.in. o roszczenia odpowiednich organów z tytułu zobowiązań podatkowo-składkowych (które zasadniczo przedawniają się po 5 latach). Jeżeli więc, przyznając ulgowe świadczenie z ZFŚS, pracodawca skorzystał na to świadczenie ze zwolnienia podatkowo-składkowego, wówczas, moim zdaniem, dokumenty związane z tym świadczeniem powinien przechowywać przez okres przedawnienia zobowiązań podatkowo-składkowych.

Protokół przeglądu danych osobowych związanych z prowadzeniem ZFŚS

1. Pracodawca w celu realizacji obowiązku określonego w art. 8 ust. 1d ustawy o ZFŚS, w dniu 31 grudnia 2020 r. dokonał przeglądu danych osobowych zgromadzonych w 2020 r. w związku z przyznawaniem ulgowych usług, świadczeń oraz dopłat z ZFŚS.
2. Przegląd został dokonany przez zespół w składzie:
- Edmund Rachoński - pracodawca,
- Kalina Wąsowska - członek komisji socjalnej,
- Anna Sarbinowska - członek komisji socjalnej.
3. Zakres danych osobowych poddanych przeglądowi:
- oświadczenia i wnioski osób uprawnionych do świadczeń z ZFŚS,
- zaświadczenia i inne dokumenty potwierdzające sytuację materialno-bytową uprawnionych,
- protokoły posiedzeń komisji socjalnych.
4. Po dokonaniu przeglądu zespół uznał, że żadne z danych poddanych przeglądowi nie kwalifikują się do usunięcia jako zbędne, ze względu na to, że nie upłynął jeszcze okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń.

www.ZFSS.pl - Tworzenie i rezygnacja z Funduszu:

 Chcesz wiedzieć więcej, skorzystaj z Portalu Podatkowo-Księgowego www.gofin.pl
www.RozliczenieWynagrodzenia.pl » 
Więcej w zasobach płatnych

Serwis Głównego Księgowego

Gazeta Podatkowa

Terminarz

sierpień 2021
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
3
4
6
7
8
11
12
13
14
15
17
18
19
21
22
23
24
26
27
28
29
30
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
Vademecum Kadrowego - kompleksowo opracowane zagadnienia z prawa pracy
Vademecum Księgowego - zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych

GOFIN PODPOWIADA

Kompleksowe opracowania tematyczne

Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc, Gemius S.A.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań w związku z odwiedzaniem niniejszego serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.