Naliczenie odpisu w razie powrotu do tworzenia ZFŚS w trakcie roku kalendarzowego

Moja firma od kilku lat nie odprowadzała odpisów na ZFŚS. Ostatnio procedura rezygnacji z ZFŚS przeprowadzona została pod koniec ubiegłego roku ze skutkiem na cały 2013 r. W trakcie bieżącego roku zapadła jednak decyzja o powrocie do tworzenia Funduszu. Jak w takiej sytuacji wyliczyć odpis na Fundusz i kiedy powinno się go odprowadzić? Jak formalnie przeprowadzić taką operację?

Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.) nie reguluje procedury "powrotu" do tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w trakcie roku, w sytuacji, w której pracodawca uprzednio zrezygnował z jego tworzenia. Wskazana ustawa określa natomiast podmioty objęte obowiązkiem tworzenia Funduszu oraz warunki, na jakich pracodawca może z niego zrezygnować. Obowiązkowi prowadzenia ZFŚS podlegają pracodawcy należący do sfery budżetowej (bez względu na stan zatrudnienia) i pracodawcy pozabudżetowi, którzy na dzień 1 stycznia danego roku zatrudniają co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty (art. 3 ust. 1 i 2 ustawy o ZFŚS). Pracodawca pozabudżetowy o wskazanym stanie zatrudnienia (zakładamy, że o takiego pracodawcę chodzi w pytaniu) może jednak z niego zrezygnować, wprowadzając odpowiednie zapisy do prawa zakładowego. Jeżeli jest on objęty układem zbiorowym pracy, postanowienie o rezygnacji z ZFŚS musi wprowadzić do tego układu - zgodnie z procedurą dokonywania zmian w układzie, określoną w art. 241⁹ i 241¹¹ K.p.

W przypadku posiadania w firmie regulaminu wynagradzania, rezygnacja z Funduszu musi zostać zapisana w tym akcie prawa zakładowego, z zachowaniem postępowania, które obowiązuje przy tworzeniu i zmianie regulaminu. Postanowienie o rezygnacji wymaga więc uzgodnienia treści zmiany z zakładową organizacją związkową, jeżeli występuje ona w zakładzie pracy. W razie jej braku, partnerem do rozmów z pracodawcą jest przedstawicielstwo pracowników wyłonione w sposób zwyczajowo przyjęty w zakładzie pracy (art. 4 ustawy o ZFŚS). Postanowienie regulaminu wynagradzania o "przywróceniu" zakładowego funduszu świadczeń socjalnych wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od podania go do wiadomości pracowników w sposób zwyczajowo przyjęty w danym zakładzie pracy.

Wobec braku w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych przepisów dotyczących formalnych wymogów powrotu do tworzenia Funduszu w trakcie roku, należy przyjąć, iż przez analogię można zastosować przedstawiony powyżej tryb postępowania obowiązujący przy rezygnacji z ZFŚS.

WAŻNE: Przy obliczaniu przeciętnego stanu zatrudnienia dla celów naliczenia odpisu dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli przez 12. Metoda ta znajduje zastosowanie również w przypadkach, gdy pracodawca działał w okresie krótszym niż jeden rok kalendarzowy albo naliczał odpis na Fundusz za niepełny rok kalendarzowy.

W sytuacji utworzenia Funduszu w trakcie roku kalendarzowego przez pracodawcę, który uprzednio dokonał rezygnacji z niego, odpis na ZFŚS powinien zostać naliczony na podstawie przeciętnego miesięcznego zatrudnienia, po uwzględnieniu miesięcy zerowych, tj. tych za które - w okresie rezygnacji z Funduszu - odpis nie był odprowadzony.

Co do terminu odprowadzenia odpisu w sytuacji przedstawionej w pytaniu, to z ustawy o ZFŚS wynikają tylko dwa ogólne terminy - do 31 maja i do 30 września danego roku oraz niesprecyzowany datą termin na dokonanie korekty odpisu na koniec danego roku kalendarzowego. Ponieważ przepisy ustawy o ZFŚS nie wymagają odprowadzenia odpisu wyłącznie w dniach 31 maja i 30 września danego roku, ale zobowiązują pracodawcę do odprowadzenia odpisu do upływu tych terminów, można przyjąć, że odpis w omawianej sprawie (obejmujący również ewentualne zwiększenia) może zostać odprowadzony przed 30 września br. lub na ten dzień.