Układy zbiorowe i regulaminy stosowane w zakładach pracy - Dodatek nr 14 do Ubezpieczeń i Prawa Pracy nr 14 (320) z dnia 10.07.2012

Regulacje ogólne dotyczące tworzenia ZFŚS

Przepisy Kodeksu pracy zobowiązują pracodawców do zaspokajania potrzeb socjalnych pracowników. W jednej z zasad prawa pracy, zawartej w art. 16 K.p. ustawodawca określił, że pracodawca stosownie do możliwości i warunków zaspokaja bytowe, socjalne i kulturalne potrzeby pracowników. Należy zauważyć, że sformułowanie to nie ma charakteru normy bezwzględnie obowiązującej, a jej realizacja zależy od możliwości finansowych oraz organizacyjnych pracodawcy. Potwierdza to redakcja przepisu art. 94 pkt 8 K.p., w którym jest mowa o zaspokajaniu socjalnych potrzeb pracowników w miarę posiadanych środków.

Powołane normy nie mogą stanowić dla pracowników podstawy do wystąpienia z roszczeniem przeciwko pracodawcy o zaspokojenie ich potrzeb socjalnych. Pogląd ten wyraził również Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 15 lipca 1987 r. (sygn. akt I PRN 25/87, OSNC 1988/12/180). Stwierdził w nim, że: "Artykuły 16 i 94 pkt 8 K.p. nie dają pracownikowi prawa podmiotowego do uzyskania od macierzystego zakładu pracy dofinansowania z funduszu socjalnego do indywidualnie wykupionych - poza tym zakładem - wczasów. Nie można natomiast wykluczyć, że charakter roszczeniowy nada niektórym świadczeniom z funduszu socjalnego tzw. prawo wewnątrzzakładowe. Zależy to jednak od postanowień wewnątrzzakładowych aktów, które są niewątpliwie uzależnione od wielkości funduszu socjalnego i liczby pracowników mających potencjalne prawo do korzystania z tego funduszu.".

Pracodawca, który podejmie działania w celu zaspokajania powyższych potrzeb pracowników tworzy zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, zwany dalej Funduszem. Podstawę prawną stanowi w tej kwestii ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2012 r. poz. 592), dalej ustawa. Także uregulowania tej ustawy mają charakter względny. Jak wynika bowiem z jej art. 4, układy zbiorowe pracy albo regulaminy wynagradzania mogą dowolnie kształtować wysokość odpisu na Fundusz, mogą również postanawiać, że Fundusz nie będzie tworzony. Ustawa określa zasady tworzenia Funduszu przez pracodawców i zasady gospodarowania jego środkami.

Generalnie Fundusz jest przeznaczony na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z Funduszu oraz na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych.

W ustawie sprecyzowano definicje podstawowych pojęć dotyczących omawianej tematyki. Jak wynika z jej art. 2:

• działalnością socjalną - są usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową,
   
• zakładowymi obiektami socjalnymi są - ośrodki wczasowe i kolonijne, domy wypoczynkowe, sanatoria, ogrody działkowe, obiekty sportowo-rekreacyjne, żłobki, kluby dziecięce i przedszkola oraz obiekty służące działalności kulturalnej,
   
• osobami uprawnionymi do korzystania z Funduszu - są pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści - byli pracownicy i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie prawo do korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z Funduszu,
   
• przedsiębiorcą - jest osoba fizyczna, osoba prawna, a także jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, jeżeli przedmiot jej działania obejmuje prowadzenie działalności gospodarczej.

Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty (np. pracodawca, który zatrudnia 22 osoby, ale po przeliczeniu na pełne etaty 19) mogą tworzyć Fundusz lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe.

Pracodawcy (z wyjątkiem budżetowych) mogą zwolnić się z obowiązku tworzenia Funduszu na warunkach określonych ustawą. Pracodawca (zatrudniający co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty), który nie zamierza tworzyć Funduszu, postanowienie w tej sprawie powinien wprowadzić do układu zbiorowego pracy, a jeśli nie jest objęty układem, do regulaminu wynagradzania. W ten sposób może być również kształtowana wysokość odpisu na Fundusz.

W przypadku gdy u pracodawcy nie działa organizacja związkowa, postanowienia regulaminu wynagradzania w sprawie wysokości odpisu na Fundusz lub nietworzenia Funduszu wymagają uzgodnienia z pracownikiem wybranym w tym celu przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, nieobjęci układem zbiorowym pracy oraz niezobowiązani do wydania regulaminu wynagradzania, informacje w sprawie nietworzenia Funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego przekazują pracownikom w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego, w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Pracodawca rozpoczął działalność w połowie maja br. zatrudniając 23 pracowników w pełnym wymiarze czasu pracy. Czy powinien utworzyć Fundusz proporcjonalny do liczby miesięcy przypadających do końca danego roku?

Nie. Pracodawcy rozpoczynający działalność gospodarczą w trakcie roku kalendarzowego zobowiązani są do utworzenia Funduszu dopiero od następnego roku kalendarzowego. Dotyczy to również pracodawców wypłacających świadczenia urlopowe.

Spółka działająca zarówno w Polsce, jak i za granicą tworzy Fundusz. Za granicą zatrudnieni są Polacy i cudzoziemcy. Czy na osoby zatrudnione poza krajem należy naliczyć odpis na Fundusz?

Tak. Na wszystkie osoby zatrudnione na podstawie stosunku pracy należy dokonać odpisu, bez względu na miejsce świadczenia pracy i obywatelstwo zatrudnionych.