Coroczny przegląd danych osobowych zgromadzonych na potrzeby ZFŚS

Pracodawca jest zobowiązany przeglądać dokumenty zawierające dane osobowe, przedkładane i przechowywane do celów korzystania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. W jakim terminie należy tego dokonać?

Pracodawca ma obowiązek przeglądu dokumentów wymienionych w pytaniu, tak aby uniknąć zarzutu bezpodstawnego przetwarzania danych osobowych, co najmniej raz w roku.

Pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych oraz pozostali (o ile na dzień 1 stycznia zatrudniają co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, albo mniej, lecz co najmniej 20, jeśli z wnioskiem o to wystąpiła zakładowa organizacja związkowa) tworzą zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, dalej Fundusz. Tak wynika z art. 3 ust. 1, 1c-2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1352 z późn. zm.), dalej ustawy. Pozostali pracodawcy również mogą taki Fundusz utworzyć na zasadzie dobrowolności. Środki Funduszu są przeznaczone na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych, dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego. Przez działalność socjalną należy przy tym rozumieć usługi świadczone na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową (art. 2 pkt 1 ustawy).

Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu, tzw. kryterium socjalne (art. 8 ust. 1 ustawy).

Dla rozpatrywanego zagadnienia nie bez znaczenia jest również krąg beneficjentów Funduszu. Są to pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści - byli pracownicy i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał, w regulaminie Funduszu, prawo do korzystania z jego środków (art. 2 pkt 5 ustawy). Wymaga to odbierania i przechowywania dokumentów ujawniających dane osobowe, których ochrona jest zaliczona do podstawowych praw i wolności osób fizycznych - art. 1 ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE... (Dz. Urz. UE L 119/1 z 4.5.2016), dalej RODO. Bezprawne przetwarzanie danych grozi konsekwencjami, dlatego odbierania i przechowywania dokumentów dla omawianych celów, choć z powodów wskazanych na wstępie jest to uzasadnione prawnie, a zatem legalne, należy dokonywać ostrożnie.

Dokładnych wytycznych w tej sprawie udziela art. 8 pkt 1a-1b ustawy. W myśl powołanych przepisów, udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu, w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z Funduszu i ustalenia ich wysokości, następuje w formie oświadczenia. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia, w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Do przetwarzania danych dotyczących zdrowia mogą być przy tym dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie pracodawcy. Są one obowiązane do zachowania tajemnicy w tym przedmiocie.

Niezależnie od powyższego ograniczono też okres przetwarzania danych do niezbędnego minimum, tj. tylko do celu:

przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z Funduszu, w tym ustalenia jej wysokości, a także
dochodzenia praw lub roszczeń (art. 8 ust. 1c ustawy).

Zabezpieczeniu przed naruszeniem wskazanego przepisu służy coroczny przegląd przechowywanych dokumentów, do którego zobowiązuje art. 8 ust. 1d ustawy.

Ważne: W celu ustalenia niezbędności przechowywania danych osobowych zgromadzonych dla celu Funduszu pracodawca dokonuje ich przeglądu, nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym oraz usuwa dane, których dalsze przechowywanie jest zbędne do realizacji tego celu oraz dochodzenia praw lub roszczeń.

Nie istnieje zatem reżim terminowy - pracodawca może dokonać przeglądu w dowolnym miesiącu, nie rzadziej jednak niż raz w każdym roku kalendarzowym.

W świetle powyższego rozstrzygnięcia wymaga kwestia terminu upływu przedawnienia świadczeń finansowanych z Funduszu. To od niej bowiem w dużej mierze zależy legalność przechowywania danych. Świadczenia z Funduszu zasadniczo nie mają charakteru roszczeniowego, jednak taki status zyskują z chwilą przyznania i od tego momentu mogą być dochodzone. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 4 lipca 2007 r. (sygn. akt II PK 25/07, OSNP 2008/17-18/251): "Sprawa o roszczenie pracownika z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jest sprawą z zakresu prawa pracy; roszczenie to podlega przedawnieniu, jak roszczenie ze stosunku pracy.".

Okres przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy określa art. 291 § 1 K.p., który przewiduje na to 3 lata. Wątpliwości dotyczą emeryta/rencisty, który w momencie ustania stosunku pracy traci status pracownika. Zgodnie z opinią judykatury, ze względu na umiejscowienie ustawy w systemie prawa pracy jako wyodrębnionej dziedziny prawa, regulacje Kodeksu pracy należy stosować także w omawianym przypadku (por. uzasadnienie wyroków SN z 4 lipca 2007 r., sygn. akt II PK 25/07, OSNP 2008/17-18/251 oraz z 10 kwietnia 2013 r., sygn. akt II PK 272/12, M.P.Pr. 2013/8/420-423).

Przykład

Pracodawca tworzy Fundusz, który przewiduje możliwość ubiegania się o dofinansowanie wczasów zorganizowanych. Warunkiem jest przedłożenie wniosku wraz z załączonymi: rachunkiem/fakturą za pobyt oraz oświadczeniem o dochodach i liczbie członków gospodarstwa domowego. Od tych danych zależy też wysokość świadczenia (regulamin Funduszu określa widełki). Na początku lutego 2020 r. do zakładu pracy wpłynął wniosek "zakładowego" emeryta o dofinansowanie wczasów zimowych. Komisja rozpatrująca wniosek zebrała się zgodnie z przyjętym zwyczajem w ostatnim dniu roboczym tego miesiąca, przyznając emerytowi dofinansowanie na poziomie określonym w jego przedziale dochodowym, a ostateczne zatwierdzenie dopłaty, do czego uprawniony jest pracodawca, nastąpiło w dniu następnym.

Datą wymagalności roszczenia był 1 marca 2020 r. i od tego dnia należy liczyć 3-letni okres przedawnienia. Po jego upływie ustanie podstawa prawna do przetwarzania danych osobowych zamieszczonych w dokumentach załączonych do wniosku.

Według resortu pracy, roszczenie o spłatę pożyczki udzielonej z Funduszu na cele mieszkaniowe przedawnia się w terminie wynikającym z prawa cywilnego (por. stanowisko przesłane naszemu Wydawnictwu 8 sierpnia 2014 r.).

Zwracamy uwagę! Prawo do przetwarzania danych osobowych (tu polegające na przechowywaniu) należy także wywodzić z przepisów składkowo-podatkowych, które co do zasady świadczenia z Funduszu zwalniają z danin publicznych. Dokumenty, które to potwierdzają należy przechowywać do czasu przedawnienia należności z tytułu składek oraz zobowiązania podatkowego, tj. 5 lat odpowiednio licząc od dnia, w którym składki stały się wymagalne lub licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 24 ust. 4 ustawy o sus oraz art. 70 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa - Dz. U. 2019 r. poz. 900 z późn. zm.).