Rezygnacja z ZFŚS i wypłaty świadczenia urlopowego u małego pracodawcy

Pracodawca pozabudżetowy, który nie jest objęty obowiązkiem tworzenia ZFŚS i nie chce go posiadać, jak też nie chce wypłacać świadczenia urlopowego, musi dokonać formalnej rezygnacji z obu tych form pomocy socjalnej. Wymaga to zachowania odpowiedniej procedury postępowania, zróżnicowanej ze względu na stan zatrudnienia w danym zakładzie. Jednym z jej elementów jest termin na dokonanie rezygnacji, obowiązujący małych pracodawców.

Możliwość rezygnacji dla mniejszych

Pracodawcy spoza sfery budżetowej, którzy na dzień 1 stycznia danego roku zatrudniają mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, mogą tworzyć ZFŚS lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe na zasadzie dobrowolności. Jedynie w przypadku, gdy zatrudniają na dzień 1 stycznia danego roku poniżej 50, ale co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty i zakładowa organizacja związkowa zawnioskowała o utworzenie Funduszu, są do tego zobowiązani. Powyższe wynika z art. 3 ust. 1c i ust. 3 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Żeby skorzystać z możliwości nietworzenia Funduszu i (lub) niewypłacania świadczenia urlopowego, wskazani pracodawcy muszą jednak dokonać formalnej rezygnacji z tych form pomocy socjalnej - mimo że generalnie nie są zobowiązani do jej zapewnienia. Tryb rezygnacji z działalności socjalnej prowadzonej w formie ZFŚS lub wypłaty świadczenia urlopowego jest zróżnicowany i zależy od stanu zatrudnienia u pracodawcy, ustalanego na dzień 1 stycznia danego roku po przeliczeniu na pełne etaty.

Pracodawca, który na dzień 1 stycznia danego roku zatrudnia poniżej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, ale jest zobowiązany do tworzenia regulaminu wynagradzania (co ma miejsce w przypadku zatrudniania co najmniej 50 pracowników w ujęciu osobowym), postanowienie o nietworzeniu Funduszu i niewypłacaniu świadczenia urlopowego wprowadza do tego regulaminu. Jeżeli obowiązuje go układ zbiorowy pracy, wówczas zapis o rezygnacji wprowadza do układu. Na zamieszczenie zapisu o rezygnacji z ZFŚS w regulaminie wynagradzania wymagana jest zgoda zakładowej organizacji związkowej występującej w danej firmie lub - w razie jej braku - zgoda przedstawiciela pracowników, wybranego w sposób zwyczajowo przyjęty w danym zakładzie. Zmiana układu zbiorowego pracy, co następuje w drodze protokołów dodatkowych, wymaga zgody organizacji związkowej, która jest jego stroną.

Rezygnacja z ZFŚS lub (i) z wypłaty świadczenia urlopowego przez firmy posiadające przepisy zakładowe zasadniczo nie jest obwarowana wymogiem dokonania jej w określonym terminie. Inaczej przedstawia się sprawa z pracodawcami pozabudżetowymi o najniższym, w rozumieniu ustawy o ZFŚS, stanie zatrudnienia. Tych obowiązuje termin na dokonanie rezygnacji.

Styczniowy termin na rezygnację

Stosunkowo najmniej formalności związanych z rezygnacją z ZFŚS i świadczenia urlopowego dotyczy pracodawców nieobjętych układem zbiorowym pracy, którzy na dzień 1 stycznia danego roku zatrudniają poniżej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty i nie mają obowiązku tworzenia regulaminu wynagradzania. Chodzi tu o pracodawców, którzy z uwagi na stan zatrudnienia poniżej 50 pracowników w ujęciu osobowym nie muszą tworzyć regulaminu pracy i wynagradzania. Tacy pracodawcy mogą zrezygnować z Funduszu i (lub) z wypłacania świadczenia urlopowego w trybie art. 3 ust. 3a ustawy o ZFŚS. Wymaga on przekazania pracownikom informacji w sprawie wspomnianej rezygnacji w sposób zwyczajowo przyjęty w danym zakładzie, w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego. W takim przypadku rezygnacja z ZFŚS/świadczenia urlopowego dotyczy tylko tego roku kalendarzowego, w którym jest dokonana i w razie potrzeby musi być ponowiona w następnym roku.

Trzeba zauważyć, że w praktyce zdarzają się przypadki, że pracodawca zatrudniający na dzień 1 stycznia danego roku poniżej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, który z tego tytułu nie jest formalnie zobowiązany do tworzenia regulaminu wynagradzania, posiada jednak ten regulamin lub układ zbiorowy pracy. Może się wówczas pojawić pytanie, jaka procedura rezygnacji z tworzenia ZFŚS/wypłaty świadczenia urlopowego obowiązuje takiego pracodawcę. Kwestia ta była przedmiotem opinii Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, które w piśmie otrzymanym przez nasze Wydawnictwo w dniu 23 stycznia 2017 r. uznało, że: "(...) jeśli u pracodawcy, zatrudniającego na dzień 1 stycznia 2017 r. mniej niż 50 pracowników, pracownicy objęci są regulaminem wynagradzania, wówczas postanowienia o nietworzeniu funduszu oraz o niewypłacaniu świadczenia urlopowego powinien zawierać regulamin wynagradzania. (...)".

Zgodnie z przywołanym stanowiskiem, w przedstawionej sytuacji rezygnacji należy dokonać w przepisach zakładowych. Problematyczny może być jednak termin dokonania rezygnacji w takiej sytuacji. W zacytowanej opinii Ministerstwo nie odniosło się do tej kwestii, nie została ona też uregulowana w ustawie o ZFŚS. Moim zdaniem w takim przypadku bezpieczniejsze dla pracodawcy jest dotrzymanie styczniowego terminu na rezygnację z Funduszu, o ile w danej sytuacji, zwłaszcza gdy pracodawcę obejmuje układ zbiorowy pracy, jest to możliwe.

Z.P.H. "Tarex" sp. z o.o. ul. Lotna 23, Poznań	Poznań, dnia 10 stycznia 2020 r.
Informacja o rezygnacji z tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i o niewypłacaniu świadczenia urlopowego
Na podstawie art. 3 ust. 3a ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych informuję, że w Zakładzie Przemysłowo-Handlowym "Tarex" sp. z o.o., ul. Lotna 23 w Poznaniu, nie tworzy się w 2020 r. zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i nie wypłaca świadczenia urlopowego.
	Zbigniew Ratuński
	(pracodawca)