Wprowadzenie w regulaminie wynagradzania zapisu o nietworzeniu ZFŚS

Pracodawca spoza sfery budżetowej, nieobjęty układem zbiorowym pracy, zatrudnia powyżej 50 osób. W regulaminie wynagradzania chciałby wprowadzić zapis, że: "Pracodawca rezygnuje z tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych począwszy od 1 stycznia 2019 r." Czy taka forma będzie poprawna i wiążąca oraz zapewni bezterminowo odstąpienie od tworzenia funduszu?

Przedstawiony zapis jest poprawny, z tym że lepiej byłoby użyć sformułowania "nie tworzy" zamiast "rezygnuje z tworzenia" zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej Funduszu). Wynika to z art. 3 ust. 3b zd. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1316 z późn. zm.), dalej ustawy. Przepis ten stanowi, że u pracodawców spoza sfery budżetowej, zatrudniających co najmniej 50 pracowników nieobjętych układem zbiorowym pracy, postanowienia w sprawie nietworzenia Funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego zawiera się w regulaminie wynagradzania. Posługuje się on pojęciem "nietworzenia" Funduszu, stąd bardziej wskazane jest używanie tego słowa lub jego formy czasownikowej niż "rezygnacja", czy "rezygnować". Nie oznacza to jednak, że zwrot "rezygnuje z tworzenia" jest niedopuszczalny.

Ważne: Przepisy ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nie narzucają ani sposobu skonstruowania postanowienia o nietworzeniu Funduszu, ani czasookresu dla decyzji w tej materii.

Pracodawca może więc wybrać wariant terminowy lub bezterminowy nietworzenia Funduszu. W tym drugim przypadku postanowienie regulaminu wynagradzania może zawierać jedynie datę początkową nietworzenia Funduszu - jak w zapisie zaprezentowanym przez Czytelnika - bez dodatkowego określenia "na czas nieokreślony" czy "bezterminowo". Takie ujęcie trzeba będzie interpretować jako obowiązujące bez daty końcowej, skoro jej nie wskazuje.

Dla ważności postanowień o nietworzeniu Funduszu konieczne jest zachowanie procedury uzgodnieniowej (art. 3 ust. 3b zd. 2 in fine ustawy, odsyłający do odpowiedniego stosowania art. 4 ust. 3 ustawy). Jeśli u pracodawcy działają związki zawodowe, to pracodawca ustala z nimi treść zapisów w regulaminie wynagradzania dotyczących nietworzenia Funduszu. Jeśli organizacja nie występuje, uzgodnień dokonuje z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. Pominięcie tego etapu będzie skutkować nieważnością dokonanych zmian (por. wyrok SN z 21 marca 2001 r., sygn. akt I PKN 320/00, OSNP 2002/24/599). Przez "uzgadniać" należy natomiast rozumieć, zgodnie ze słownikiem języka polskiego, czynienie zgodnym z czymś, doprowadzanie do braku rozbieżności, obopólne wyrażanie na coś zgody, ujednolicanie, koordynowanie, harmonizowanie (por. wyrok SA w Katowicach z 28 listopada 2013 r., sygn. akt III APa 49/13).

Kolejnym czynnikiem determinującym ważność postanowień regulaminu wynagradzania o nietworzeniu Funduszu jest poinformowanie o nich pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy, np. poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń, rozesłanie do wszystkich pracowników drogą e-mailową czy umieszczenie ogłoszenia w intranecie (art. 77² § 6 K.p.). Zaczną one obowiązywać po upływie 2 tygodni od realizacji tej czynności.

Zwracamy uwagę! Decyzja o nietworzeniu Funduszu i jej materializacja w regulaminie wynagradzania nie powoduje automatycznego "zamknięcia" istniejącego Funduszu, jeśli na jego rachunku są środki pieniężne. Skutkuje ona zaprzestaniem przez pracodawcę naliczania i odprowadzania odpisów na Fundusz, a więc wywołuje skutki na przyszłość. Faktycznie Fundusz przestanie jednak działać po wydatkowaniu zgromadzonych środków na działalność socjalną.