Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 10 (909) z dnia 1.04.2016

Zapisy księgowe dotyczące tworzenia oraz wykorzystania środków ZFŚS

Jak należy księgować koszty dotyczące tworzenia ZFŚS oraz wykorzystania tych środków w jednostce prowadzącej konta zespołu 4 i 5?

Zgodnie z ustawą z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS), Dz. U. z 2015 r. poz. 111 ze zm., obowiązek tworzenia ZFŚS dotyczy pracodawców:

• zatrudniających na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz
   
• prowadzących działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników.

Pozostali pracodawcy mogą, lecz nie muszą tworzyć ZFŚS. Zamiennie mogą (lecz nie muszą) wypłacać świadczenie urlopowe.

W myśl art. 2 pkt 1 ustawy o ZFŚS, w zakres działalności socjalnej wchodzą usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

W przypadku podmiotów tworzących ZFŚS, koszty i przychody związane z działalnością socjalną nie obciążają kosztów jednostki, lecz ZFŚS.

Koszty działalności operacyjnej pracodawcy obciążają jedynie wydatki związane z tworzeniem ZFŚS, czyli odpisami na ZFŚS oraz dopuszczalnymi zwiększeniami (por. art. 6 ustawy o ZFŚS). Koszty działalności operacyjnej obciążają również koszty bankowe związane z wyodrębnionym kontem ZFŚS.

Na etapie tworzenia ZFŚS koszty z tytułu odpisów nie są jeszcze związane z działalnością socjalną. Z celem socjalnym mamy do czynienia dopiero przy wydatkach finansowanych z samego Funduszu. Zgodnie z art. 8 ustawy o ZFŚS, zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie. Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Przy uwzględnieniu zasad określonych ww. ustawą o ZFŚS, ewidencja księgowa tworzenia oraz wykorzystania środków ZFŚS, w jednostce prowadzącej ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5, przebiegać może następująco:

Dodajmy, iż na koncie przeznaczonym do ewidencji pozostałych kosztów operacyjnych ujmuje się koszty poniesione na utrzymanie zakładowych obiektów socjalnych, do których zalicza się ośrodki wczasowe i kolonijne, domy wypoczynkowe, sanatoria, ogrody działkowe, obiekty sportowo-rekreacyjne, żłobki, kluby dziecięce i przedszkola oraz obiekty służące działalności kulturalnej.

Koszty proste związane z utrzymaniem obiektów socjalnych, w księgach rachunkowych jednostki prowadzącej ewidencję na kontach zespołu 4 i 5, mogą zostać ujęte zapisem:

Na koniec okresu sprawozdawczego, np. miesiąca koszty zakładowych obiektów socjalnych zgromadzone np. na koncie 53 "Koszty działalności pomocniczej" podlegają odniesieniu na konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne":

W jednostkach prowadzących rachunek zysków i strat w wersji porównawczej powyższe przeksięgowanie kosztów odbywa się z wykorzystaniem kont 79-0 "Obroty wewnętrzne" i 79-1 "Koszty obrotów wewnętrznych":

Koszty bezpośrednie dotyczące świadczonych w tych obiektach usług socjalnych ujmuje się od razu w momencie ich poniesienia na koncie 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne", z pominięciem kosztów rodzajowych oraz konta zespołu 5. Są to w szczególności koszty zużycia materiałów, wyposażenia pomieszczeń oddanych do dyspozycji osób korzystających z usług, utrzymania czystości, oświetlenia i ogrzewania, wydanych artykułów żywnościowych, wynagrodzenia i świadczeń na rzecz pracowników zatrudnionych bezpośrednio przy świadczonych usługach socjalnych.

Dodajmy, że jak wynika z art. 1 ust. 1 ustawy o ZFŚS, istnieje możliwość przeznaczenia środków Funduszu m.in. na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych.

W księgach rachunkowych kwota takiego dofinansowania może być zaewidencjonowana następująco: