Roczna korekta odpisów na ZFŚS - wpływ na koszty podatkowe

Pracodawcy, którzy utworzyli zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (zwany dalej Funduszem), zobowiązani są dokonywać wpłat na rachunek tego Funduszu w formie odpisów ustalonych zgodnie z przepisami ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2015 r. poz. 111).

Coroczny odpis podstawowy na Fundusz pracodawcy zobowiązani do jego tworzenia naliczają w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych (art. 5 powołanej ustawy). Podstawę jego naliczania stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, obejmująca pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy). Tak stanowi § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. nr 43 poz. 349). Przy obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli się przez 12.

Taki sposób obliczania przeciętnej liczby zatrudnionych stosuje się również w przypadku, gdy pracodawca działał w okresie krótszym niż jeden rok kalendarzowy albo naliczał odpis na Fundusz na niepełny rok kalendarzowy.

Wysokość odpisu podstawowego w 2015 r. podajemy w serwisie www.wskazniki.gofin.pl
w zakładce Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych

Jeżeli na koniec roku okaże się, że faktyczna przeciętna liczba zatrudnionych uległa zmianie w porównaniu do przeciętnej planowanej liczby zatrudnionych, pracodawca zobowiązany jest "urealnić" wielkość odpisu podstawowego (zwiększyć bądź zmniejszyć kwotę odpisu). Wywoła to określone skutki podatkowe w zakresie kosztów uzyskania przychodów. Na podstawie bowiem art. 23 ust. 1 pkt 7 lit. b updof oraz art. 16 ust. 1 pkt 9 lit. b updop, odpisy na Fundusz są kosztami podatkowymi, o ile środki pieniężne stanowiące równowartość tych odpisów zostały wpłacone na rachunek Funduszu. Zatem korekta powodująca zwiększenie odpisu spowoduje powstanie kosztu podatkowego, w momencie gdy pracodawca wpłaci kwotę powstałej różnicy na rachunek Funduszu.

Zwróć uwagę!

Jeżeli w wyniku skorygowania odpisu na ZFŚS dodatkowe środki pieniężne zasilą rachunek tego Funduszu w grudniu 2015 r., to zwiększą koszty uzyskania przychodów 2015 r., jeżeli natomiast przelew na rachunek Funduszu nastąpi w styczniu 2016 r., to przekazane środki pieniężne będą kosztem podatkowym 2016 r.

Z kolei korekta zmniejszająca wysokość odpisu na Fundusz spowoduje zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów, oczywiście jeżeli uprzednio środki stanowiące równowartość odpisu były przekazane na rachunek Funduszu, a koszt z tego tytułu uwzględniono w rachunku podatkowym.

Należy zaznaczyć, że w świetle przepisów podatkowych wycofanie środków z rachunku bankowego w następstwie rocznej korekty odpisu na Fundusz nie jest warunkiem koniecznym do zmniejszenia kosztów podatkowych.

Zwróć uwagę!

Dokonując zmniejszenia odpisu podstawowego na Fundusz za 2015 r., korekty kosztów podatkowych należy dokonać w roku 2015, nawet jeżeli zwrot nadwyżki odpisu nastąpi w 2016 r.

Przykład

Pracodawca tworzący zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na początku 2015 r. planował zatrudnienie na poziomie 55 osób (pracujących w pełnym wymiarze czasu pracy), w związku z tym naliczył podstawowy odpis na Fundusz w kwocie 60.166,15 zł (55 x 1.093,93 zł). Środki pieniężne zostały przekazane na rachunek Funduszu w dwóch ratach, tj. w maju br. i we wrześniu br., odpowiednio w kwocie 45.124,61 zł (tj. 75% równowartości odpisu) i 15.041,54 zł (tj. 25% równowartości odpisu).

W trakcie roku pracodawca zwiększył zatrudnienie o 5 osób (pracujących na pełnym etacie). Z nowymi pracownikami nawiązał stosunek pracy od 1 października 2015 r. Przy tej liczbie zatrudnionych faktyczny średni stan zatrudnienia w 2015 r. wynosi 56,25 etatu {tj. [9 m-cy x 55) + (3 m-ce x 60)] : 12 m-cy}, a więc roczny odpis na Fundusz powinien wynosić 61.533,56 zł (56,25 x 1.093,93 zł). W grudniu 2015 r. pracodawca wpłacił na rachunek Funduszu różnicę w kwocie 1.367,41 zł (61.533,56 zł - 60.166,15 zł) i kwotę tę w tym samym miesiącu zaliczył do kosztów uzyskania przychodów.