Odpis na ZFŚS na pracowników przebywających na urlopach bezpłatnych - stanowisko MPiPS

Podstawę naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, dalej Fundusz, stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, obejmująca pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy). Tak stanowi przepis § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. nr 43, poz. 349), które obowiązuje od 18 marca 2009 r. Poprzednie rozporządzenie wyróżniało pracowników przebywających na urlopach wychowawczych, wymieniając ich wprost jako osoby uwzględniane w podstawie odpisu, co skutkowało wykładnią wykluczającą osoby przebywające na "zwykłych" urlopach bezpłatnych. Wobec braku wyraźnego wyłączenia w obecnie obowiązujących przepisach prawa uważamy, że do stanu zatrudnienia dla celów odpisu na Fundusz przyjmuje się obydwie grupy. W przeciętnym zatrudnieniu uwzględnia się bowiem wszystkich pracowników, natomiast w myśl art. 2 K.p., pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę.

W literaturze przedmiotu zdania w omawianej kwestii pozostają jednak podzielone. W tej sytuacji wystąpiliśmy do Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej o zajęcie stanowiska. W dniu 19 maja 2015 r. otrzymaliśmy odpowiedź, w której resort wyraził analogiczną do naszej opinię w omawianej sprawie. Jak wyjaśnił, w podstawie odpisu na Fundusz: "(...) uwzględnia się pracowników, których definiuje art. 2 Kodeksu pracy. (...) Biorąc pod uwagę treść § 1 rozporządzenia, w ocenie Departamentu, brak jest podstaw prawnych do wyłączania z przeciętnego zatrudnienia pracowników przebywających na urlopach, w tym na urlopach związanych z rodzicielstwem oraz na urlopie bezpłatnym (...)".

Przykład

Stan zatrudnienia w przedsiębiorstwie w dniu 1 stycznia 2015 r. i nadal wynosi 40 pełnych etatów, z tym że 5 osób od 1 lutego do 30 czerwca 2015 r. przebywa na urlopach bezpłatnych. Zdaniem resortu pracy wszyscy zatrudnieni powinni być uwzględnieni w podstawie odpisu na Fundusz. Ponieważ pracodawca nie planuje zmian w zatrudnieniu w dniu 1 czerwca 2015 r., przekaże na rachunek Funduszu 32.817,90 zł (40 etatów x 1.093,93 zł = 43.757,20 zł; 43.757,20 zł x 75% = 32.817,90 zł). W terminie do końca września odprowadzi różnicę w kwocie 10.939,30 zł (43.757,20 zł - 32.817,90 zł), a 31 grudnia ostatecznie rozliczy tegoroczne odpisy w oparciu o rzeczywisty stan zatrudnienia.

Zwracamy uwagę! Na temat przekazywania pierwszej raty odpisów na Fundusz (której termin w 2015 r. upływa 1 czerwca) pisaliśmy w UiPP nr 10/2015, str. 60-63.