Ewidencja księgowa świadczenia urlopowego

Jeżeli jednostka nie jest zobowiązana do tworzenia ZFŚS, może zdecydować o wypłacaniu pracownikom świadczenia urlopowego. Wypłata takiego świadczenia następuje ze środków obrotowych pracodawcy. Naliczone świadczenie urlopowe obciąża w ewidencji księgowej koszty działalności operacyjnej jednostki.

Zasady wypłaty świadczenia urlopowego

Świadczenie urlopowe mogą wypłacać pracodawcy spoza sfery budżetowej zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, jeśli nie tworzą zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Tak wynika z art. 3 ust. 3 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.).

Świadczenie urlopowe wypłaca pracodawca raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Przy czym wypłata tego świadczenia powinna nastąpić nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego (art. 3 ust. 5 i 5a ustawy o ZFŚS).

Wysokość świadczenia urlopowego - na mocy art. 3 ust. 4 ustawy o ZFŚS - nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego na ZFŚS odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika. Przy czym jego wysokość ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika (nie dotyczy to pracowników młodocianych). W 2014 r. maksymalna wysokość świadczenia urlopowego dla osoby zatrudnionej w normalnych warunkach pracy w pełnym wymiarze czasu pracy wynosi 1.093,93 zł.

Rozliczenie podatkowo-składkowe

Otrzymane przez pracownika świadczenie urlopowe stanowi przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym, zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o pdof. Od kwoty wypłaconego świadczenia pracodawca jako płatnik pobiera zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Świadczenie urlopowe wypłacane do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Tak wynika wprost z art. 3 ust. 6 ustawy o ZFŚS oraz z § 2 ust. 1 pkt 21 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 1998 r. nr 161, poz. 1106 ze zm.). W konsekwencji świadczenie urlopowe - do wysokości odpisu podstawowego - nie podlega również składce na ubezpieczenie zdrowotne.

Księgowe ujęcie świadczenia urlopowego

W księgach rachunkowych świadczenie urlopowe zaliczane jest do kosztów działalności operacyjnej. Drugostronnie ujmuje się je jako zobowiązanie wobec pracowników na koncie 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami". Operację naliczenia świadczenia urlopowego można ująć w ewidencji księgowej następująco:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia) lub odpowiednie konto zespołu 5,

- Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami".

Potrąconą przez zakład pracy zaliczkę na podatek dochodowy księguje się zapisem:

- Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami",

- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Urząd skarbowy - PDOF).

Przykład

Założenia

Pracodawca zatrudniający 14 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, który nie jest zobowiązany do tworzenia ZFŚS, wypłaca pracownikom świadczenie urlopowe zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy o ZFŚS.
W dniu 6 czerwca 2014 r. wypłacił pracownikowi działu księgowości zatrudnionemu w normalnych warunkach pracy i w pełnym wymiarze czasu pracy świadczenie urlopowe. Pracownik ten będzie korzystał z urlopu wypoczynkowego w terminie od 9 do 22 czerwca 2014 r.
Wartość brutto przyznanego świadczenia wyniosła 1.093,93 zł.
Pracownikowi wypłacono świadczenie po potrąceniu zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych według wyliczenia (przyjęto, że koszty uzyskania przychodów oraz kwota zmniejszająca podatek zostaną uwzględnione w liście płac za czerwiec 2014 r.):

a) podstawa opodatkowania (po zaokrągleniu do pełnych złotych): 1.094 zł,

b) kwota podatku (po zaokrągleniu do pełnych złotych): 197 zł, tj. 1.094 zł × 18%,

c) kwota wypłacona pracownikowi: 896,93 zł, tj. 1.093,93 zł - 197 zł.

Jednostka prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5.

Dekretacja

Opis operacji:	Kwota	Konto
Opis operacji:	Kwota	Wn	Ma
1. PK - wartość brutto świadczenia urlopowego:
a) zarachowanie kwoty w koszty rodzajowe	1.093,93 zł	40	23-4
b) rozliczenie kosztu na konto zespołu 5	1.093,93 zł	55	49
2. PK - potrącenie zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych:	197,00 zł	23-4	22
3. WB - wypłata świadczenia urlopowego:	896,93 zł	23-4	13-0