Warunki wypłaty świadczenia urlopowego

1) Jesteśmy firmą prywatną i zatrudniamy 85 pracowników. Zrezygnowaliśmy z tworzenia ZFŚS na mocy wpisu do regulaminu wynagradzania (od 1 stycznia 2025 r.). Czy możemy w zamian świadczeń, które były przewidziane w regulaminie ZFŚS, wypłacać pracownikom świadczenia urlopowe?

Świadczenie urlopowe w rozumieniu art. 3 ust. 4-6 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 288) mogą wypłacać pracodawcy spoza sfery budżetowej, zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty (art. 3 ust. 3 ww. ustawy), dalej: ustawy o ZFŚS. Pracodawcy o takim stanie zatrudnienia mogą tworzyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS) bądź mogą wypłacać świadczenie urlopowe. Mogą również całkowicie zrezygnować z tworzenia ZFŚS lub (i) wypłaty świadczenia urlopowego, po dopełnieniu formalności określonych w ustawie o ZFŚS.

Zakładamy, że pracodawca, o którym mowa w pytaniu, na dzień 1 stycznia 2025 r. posiadał stan zatrudnienia wynoszący co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Taki pracodawca nie ma możliwości dokonania wyboru między tworzeniem ZFŚS a wypłatą świadczenia urlopowego. Generalnie jest on zobowiązany tworzyć ZFŚS, chyba że z niego zrezygnuje w trybie określonym w art. 4 ust. 1 lub 2 ustawy o ZFŚS. Przepisy te wymagają m.in. wprowadzenia zapisu o rezygnacji z ZFŚS do układu zbiorowego pracy lub w razie jego braku do regulaminu wynagradzania. W przedstawionej sprawie taka rezygnacja nastąpiła, pracodawca nie może jednak zastąpić dopłat urlopowych wypłacanych ze środków ZFŚS świadczeniem urlopowym, o którym mowa w art. 3 ust. 4-6 ustawy o ZFŚS.

2) Jesteśmy spółką zatrudniającą kilkunastu pracowników i nie posiadamy regulaminów zakładowych. W ubiegłych latach wypłacaliśmy świadczenie urlopowe (co roku rezygnowaliśmy tylko z ZFŚS). W tym roku chcielibyśmy zaprzestać wypłaty również świadczeń urlopowych. Czy możemy z nich zrezygnować jeszcze w tym roku, jeżeli przez niedopatrzenie nie dokonaliśmy tej czynności w styczniu br.?

W ocenie redakcji nie. Pracodawcy spoza sfery budżetowej zatrudniający na dzień 1 stycznia danego roku poniżej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty tworzą ZFŚS lub wypłacają świadczenie urlopowe na zasadzie dobrowolności (z wyjątkiem określonym w art. 3 ust. 1c ustawy o ZFŚS, który dotyczy wystąpienia przez zakładową organizację związkową funkcjonującą u ww. pracodawcy z wnioskiem o utworzenie ZFŚS). Wskazana grupa pracodawców może zrezygnować z tworzenia ZFŚS lub/i z wypłaty świadczenia urlopowego, musi jednak w tym celu dopełnić określonych formalności.

Pracodawców pozabudżetowych zatrudniających na dzień 1 stycznia danego roku poniżej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty (którzy nie są wymienieni w art. 3 ust. 1c ustawy o ZFŚS) można - w odniesieniu do procedury rezygnacji z ZFŚS lub wypłaty świadczenia urlopowego - podzielić na:

pracodawców zobowiązanych do tworzenia regulaminu wynagradzania ze względu na stan zatrudnienia wynoszący co najmniej 50 pracowników w ujęciu osobowym,
pracodawców niezobowiązanych do tworzenia regulaminu wynagradzania z uwagi na zatrudnianie poniżej 50 pracowników w ujęciu osobowym.

Ustawa o ZFŚS nie wprowadza terminu na dokonanie rezygnacji z ZFŚS/świadczenia urlopowego przez pracodawców należących do pierwszej z wymienionej grupy. Natomiast druga grupa pracodawców może zrezygnować z tworzenia ZFŚS lub/i z wypłaty świadczenia urlopowego w pierwszym miesiącu danego roku - co wynika z art. 3 ust. 3a ustawy o ZFŚŚ. Wobec tego, że ustawa o ZFŚS przewiduje w tym przypadku konkretny termin na dokonanie wspomnianej rezygnacji, to zdaniem redakcji pracodawcy, o których mowa w art. 3 ust. 3a ustawy o ZFŚŚ, nie mogą jej dokonać w innym terminie.

3) Wynagrodzenie pracownika jest zajęte na poczet należności niealimentacyjnych. W maju br. pracownik ma zaplanowany 2-tygodniowy urlop wypoczynkowy, w związku z czym przysługiwałoby mu świadczenie urlopowe, które jest wypłacane w firmie. Czy pracodawca ma obowiązek dokonać potrącenia z tego świadczenia, a jeżeli tak, to do jakiej wysokości?

Możliwość dokonania potrącenia ze świadczenia urlopowego zależy od zakresu zajęcia dokonanego przez organ egzekucyjny.

Przepisy Kodeksu pracy dotyczące potrąceń zasadniczo odnoszą się do wynagrodzenia za pracę. Do kategorii wynagrodzenia za pracę - dla potrzeb dokonywania potrąceń - zalicza się także niektóre inne świadczenia powiązane z wykonywaniem pracy, mające pośrednio charakter wynagrodzeniowy (np. nagrody jubileuszowe czy odprawy). Jednak świadczeń o charakterze socjalnym nie można uznać za wynagrodzenie za pracę, cel ich przyznania osobie uprawnionej jest bowiem zupełnie inny niż wypłata wynagrodzenia za pracę - przeznaczeniem tych świadczeń jest zaspokojenie pewnych potrzeb socjalnych, a nie wynagrodzenie za wykonaną pracę.

Wyłączenie świadczeń socjalnych z kategorii wynagrodzenia za pracę uniemożliwia stosowanie wobec nich zasad dokonywania potrąceń wynikających z Kodeksu pracy. Przy ich egzekucji nie stosuje się więc kwoty wolnej od potrąceń, czy górnej granicy potrąceń w rozumieniu tego Kodeksu. Nie oznacza to jednak, że świadczenia socjalne są wyłączone spod zajęcia przez organ egzekucyjny i w związku z tym z dokonywania potrąceń. Na możliwość dokonania potrącenia ze świadczeń socjalnych (zarówno finansowanych ze środków ZFŚS, jak i środków obrotowych pracodawcy) decydujący wpływ ma zakres zajęcia dokonanego przez organ egzekucyjny.

Organ egzekucyjny może zająć nawet całość przyznanego pracownikowi świadczenia socjalnego, jednak pod warunkiem, że zajęcie obejmuje swoim zakresem nie tylko wynagrodzenie za pracę, ale również inne wierzytelności. Jeżeli będzie ono ograniczone wyłącznie do wynagrodzenia za pracę lub do wynagrodzenia za pracę i ściśle określonych wierzytelności nieobejmujących świadczeń socjalnych (np. z zasiłku chorobowego), dokonanie potrącenia ze świadczenia urlopowego będzie niemożliwe.