Wypłata świadczenia urlopowego przy braku prawa do 14 dni urlopu wypoczynkowego

Pracodawca na podstawie ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych wypłaca świadczenia urlopowe pracownikom przebywającym przez 14 kolejnych dni kalendarzowych na urlopie wypoczynkowym. W sierpniu br. planuje zamknięcie linii produkcyjnej, aby wszyscy pracownicy działu produkcji mogli udać się na taki urlop i otrzymać świadczenie. Jeden z nich jest w pierwszym roku pracy i do sierpnia nie nabędzie prawa do wymaganej liczby dni urlopu. Czy pracodawca może wypłacić mu świadczenie urlopowe, jeśli na brakujące dni pracownik zawnioskuje o urlop bezpłatny?

Zasady nabywania prawa do pierwszego urlopu wypoczynkowego określa art. 153 § 1 K.p. Przepis ten przewiduje, że w roku kalendarzowym, w którym pracownik podejmuje pracę po raz pierwszy w życiu, uzyskuje uprawnienie do urlopu po każdym miesiącu pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku. Przyjmuje się, że każda część urlopu przysługuje z upływem dnia bezpośrednio poprzedzającego dzień, który datą odpowiada dniowi, w którym pracownik podjął pierwsze zatrudnienie, czyli według potocznych reguł ustalania terminów (por. wyrok SN z 19 grudnia 1996 r., sygn. akt I PKN 47/96, OSNP 1997/17/310). Jeśli natomiast pracownik jest zatrudniany w pierwszym roku na okresy krótsze niż miesiąc, a między nimi występują przerwy, wówczas za miesiąc liczy się 30 dni (art. 114 K.c. w zw. z art. 300 K.p.).

Przykład

Pracownik legitymujący się 8-letnim stażem urlopowym podjął pierwszą pracę w życiu 6 kwietnia 2021 r. na cały etat. W bieżącym roku z upływem 5. dnia każdego miesiąca pracy nabywa prawo do urlopu cząstkowego w wymiarze 1,66 dnia (1/12 x 20 dni). Z upływem 5 sierpnia 2021 r. w jego puli urlopowej znajdzie się 6,64 dnia urlopu (1,66 dnia x 4 m-ce pracy), zakładając, że wcześniej nie wykorzysta żadnej z nich.

Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą tworzyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe (art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - Dz. U. z 2021 r. poz. 746, dalej ustawy). Jeśli zdecydowali się na wypłatę świadczenia urlopowego, to powinna ona nastąpić nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego (art. 3 ust. 5a w zw. z ust. 3 ustawy). Przy czym aby otrzymać to świadczenie pracownik musi w danym roku kalendarzowym skorzystać z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Taki warunek stawia art. 3 ust. 5 ustawy. Dotyczy on również pracownika w pierwszym roku pracy. Jeśli go nie spełni (bez względu na powód niewykorzystania 14 dni urlopu), nie przysługuje mu świadczenie urlopowe (por. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Komentarz, Łukasz Chruściel, C.H.Beck 2015, kom. do art. 3).

Wysokości świadczenia urlopowego podajemy w serwisie www.wskazniki.gofin.pl.

Pracodawca nie może uzupełnić wymaganych 14 dni urlopu wypoczynkowego urlopem bezpłatnym, żeby wypłacić świadczenie urlopowe. Takie działanie byłoby naruszeniem art. 3 ust. 5 ustawy.

Urlopy wypoczynkowy i bezpłatny są dwoma różnymi urlopami o innych celach i odmiennych zasadach nabywania/przyznawania oraz udzielania (art. 152 i nast. oraz art. 174 K.p.). Wypłacając świadczenie urlopowe w sierpniu 2021 r., Czytelnik powinien zatem pominąć pracownika w pierwszym roku pracy, gdyż nie nabędzie on do tego czasu prawa do urlopu wypoczynkowego w wymiarze umożliwiającym otrzymanie świadczenia urlopowego.

Na marginesie należy zauważyć, że nie ma podstawy prawnej do narzucania przez pracodawcę terminu wykorzystywania urlopu wypoczynkowego przez pracowników, poza wyjątkami wskazanymi w:

art. 167¹ K.p. (urlop w okresie wypowiedzenia),
art. 15gc specustawy (urlop zaległy w wymiarze do 30 dni w okresie stanu zagrożenia epidemicznego/epidemii).

Zdaniem Głównego Inspektoratu Pracy (por. stanowisko GIP udostępnione naszemu Wydawnictwu 14 lipca 2017 r., znak GNP-364-4560-14-1/17/PE/RP) pracodawca może jednostronnie udzielić urlopu z poprzedniego roku kalendarzowego do 30 września następnego roku również na podstawie art. 168 K.p.

Przepis art. 163 § 1 K.p. przewiduje udzielanie urlopów wypoczynkowych zgodnie z planem urlopów, przy czym pracodawca sporządza go z uwzględnieniem wniosków pracowników, pamiętając o zapewnieniu normalnego toku pracy.

Zwracamy uwagę! W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19, w przypadku wystąpienia u pracodawcy w rozumieniu art. 3 K.p., spadku obrotów gospodarczych, o którym mowa w art. 15g ust. 9 specustawy, lub istotnego wzrostu obciążenia funduszu wynagrodzeń, o którym mowa w art. 15gb ust. 2 specustawy, pracodawca może zawiesić obowiązki wypłaty świadczeń urlopowych, o których mowa w ustawie. Jeżeli u pracodawcy działają organizacje związkowe reprezentatywne, o których mowa w art. 15g ust. 11 pkt 1 albo 2 specustawy, zawieszenie tego obowiązku następuje w porozumieniu z tymi organizacjami związkowymi (art. 15ge ust. 1 pkt 3 oraz ust. 2 specustawy).