Czy informować pracowników o wypłacie świadczenia urlopowego?

1) Od 1 stycznia br. wypłacamy pracownikom świadczenie urlopowe. Czy do tego celu powinniśmy wydać regulamin? Czy mamy obowiązek poinformować pracowników o wypłacie tego świadczenia?

Wypłata świadczenia urlopowego nie obliguje do wydania osobnego aktu prawa wewnętrznego. Nie jest też wymagana specjalna informacja, choć nie występuje także żaden zakaz w tym przedmiocie. O tym, że świadczenie będzie wypłacane przesądzają przepisy i informacja o rezygnacji z tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, dalej Funduszu, którą należy pracownikom przekazać w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego, w sposób przyjęty u pracodawcy.

Pracodawcy spoza sfery budżetowej, zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, mogą tworzyć Fundusz do wysokości i na zasadach określonych w art. 5 ustawy o Funduszu lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe (art. 3 ust. 3 ustawy o Funduszu). Zakładamy, że Czytelnik należy do tej grupy. Jeśli tak jest w istocie, powinien pamiętać, iż wysokość świadczenia urlopowego nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika oraz (poza młodocianymi) powinna pozostawać w proporcji do wymiaru czasu pracy pracownika.

Ważne: Świadczenie urlopowe wypłaca się raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w tym roku z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych, nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym jego rozpoczęcie.

Tak jednoznaczne uregulowanie zasad dotyczących świadczenia urlopowego w ustawie o Funduszu czyni wydanie aktu wewnętrznego w omawianym zakresie zbytecznym. Dlatego też ustawodawca narzucił taki wymóg tylko co do zasad i warunków korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu oraz zasad przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej (art. 8 ust. 2 ustawy o Funduszu).

Nie jest też niezbędna odrębna informacja o wypłacie świadczenia urlopowego. Wynika to pośrednio z innego dokumentu. Pracodawca ma bowiem obowiązek wprowadzenia postanowienia w sprawie nietworzenia Funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego do układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania. Jeżeli nie jest objęty/zobowiązany do wydania wymienionych aktów wewnętrznych, informuje pracowników o nietworzeniu Funduszu i niewypłacaniu świadczenia urlopowego w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego, w sposób u siebie przyjęty (art. 3 ust. 3a-3b ustawy o Funduszu). Skoro pracodawca z pytania nie tworzy Funduszu, z pewnością wypełnił powyższe obowiązki, nie wymieniając w informacji świadczenia urlopowego, gdyż nie zrezygnował z jego wypłaty. Tym samym dał podstawy do słusznego przyjęcia, iż będzie ono wypłacane.

Zwracamy uwagę! W literaturze przedmiotu można spotkać stanowisko, iż informację, o której mowa wyżej, przekazuje tylko ten pracodawca, który rezygnuje z obydwu form pomocy socjalnej.

2) Czy możemy wykluczyć z prawa do świadczenia urlopowego nowo zatrudnionych pracowników, np. takich, którzy podjęli pracę w bieżącym roku kalendarzowym?

Językowa wykładnia przepisu na to nie pozwala. Świadczenie urlopowe wypłaca się każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych (art. 3 ust. 5 ustawy o Funduszu). Status pracownika posiada natomiast każda osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę (bez względu na rodzaj), powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę (art. 2 K.p.). Co prawda w literaturze przedmiotu prezentowany jest niekiedy pogląd, którym można by się posiłkować, iż świadczenia z Funduszu mogą być ograniczane ze względu na okres/rodzaj zatrudnienia (np. podczas umowy na okres próbny). Jednak jego prawidłowość jest podważana z uwagi na brzmienie przepisu w tym zakresie. W myśl art. 2 pkt 5 ustawy o Funduszu, osobami uprawnionymi do korzystania z Funduszu są bowiem m.in. pracownicy i ich rodziny.

MRiPS Stanowisko to podziela Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej, które w odpowiedzi na pytanie naszego Wydawnictwa z 20 czerwca 2022 r. wyjaśniło, że zastosowanie: "(...) przesłanki stażowej (kryterium zarówno ogólnego stażu jak i zakładowego) oraz rodzaju zatrudnienia warunkujących to prawo budziłoby zasadnicze wątpliwości prawne. (...)".