Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 18 (1241) z dnia 20.06.2025

Podstawa prawna wypłaty pracownikom świadczeń urlopowych w 2025 r.

Kwestie związane z wypłatą pracownikom świadczeń urlopowych reguluje ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 288), dalej: ustawy o ZFŚS. Z przepisów tej ustawy wynika, że pracodawcy spoza sfery budżetowej zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą tworzyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS) lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe. Co ważne:

• pracodawca wypłaca świadczenie urlopowe raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych,
• wypłata świadczenia urlopowego następuje nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego.

Tak wynika z art. 3 ust. 3 i 5-5a ustawy o ZFŚS.

UWAGA! Wysokość świadczenia urlopowego nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego, odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika. Wysokość świadczenia dla zatrudnionych ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika (art. 3 ust. 4 ustawy o ZFŚS), z wyjątkiem pracowników młodocianych. W przypadku pracownika młodocianego kwota świadczenia urlopowego odpowiada bowiem wysokości odpisu podstawowego naliczonego w zależności od roku nauki.

W poniższej tabeli przedstawiamy wysokość świadczenia urlopowego za 2025 r. (gdy odpowiada ono wysokości odpisu podstawowego na ZFŚS):

Kwoty podane w tabeli to maksymalne limity wypłaty świadczeń urlopowych. Pracodawca nie może zatem ustalić wartości świadczenia urlopowego na poziomie wyższym, może on jednak wartość tego świadczenia ustalić na poziomie niższym niż odpis podstawowy właściwy dla danego rodzaju zatrudnienia.

Co ważne, świadczenie urlopowe jest wypłacane ze środków obrotowych pracodawcy (nie jest ono wypłacane ze środków ZFŚS).

Wspomnijmy, że w praktyce zdarza się, że w związku z urlopami pracowników pracodawcy wypłacają im świadczenia pieniężne, mimo iż nie są do tego uprawnieni przepisami ustawy o ZFŚS. Tak jest np. w przypadku dużych podmiotów spoza sfery budżetowej (zatrudniających na 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty), które zrezygnowały z tworzenia ZFŚS. W praktyce takie świadczenia nazywane są świadczeniami urlopowymi, jednakże nie są to świadczenia urlopowe w rozumieniu przepisów ustawy o ZFŚS. Są to świadczenia wypłacane na podstawie przepisów wewnątrzzakładowych lub indywidualnej decyzji pracodawcy.