Świadczenie urlopowe wypłacane w oparciu o przepisy ustawy o ZFŚS

Z regulacji zawartych w art. 3 ust. 3 ustawy o ZFŚS wynika, że pracodawcy spoza sfery budżetowej, zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, mogą tworzyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS) lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe. Wysokość świadczenia urlopowego nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego na ZFŚS, odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika. Wysokość takiego świadczenia ustala się - z wyłączeniem pracowników młodocianych - proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika (por. art. 3 ust. 4 ustawy o ZFŚS). W przypadku pracownika młodocianego kwota świadczenia urlopowego odpowiada wysokości odpisu podstawowego naliczonego w zależności od roku nauki.

Graniczna wysokość świadczenia urlopowego w 2025 r. (odpowiadającego wysokości odpisu podstawowego na ZFŚS) dla pracownika zatrudnionego w "normalnych" warunkach w pełnym wymiarze czasu pracy wynosi 2.723,40 zł, dla pracownika wykonującego prace szczególne w pełnym wymiarze czasu pracy wynosi 3.631,20 zł, a dla pracownika młodocianego wynosi odpowiednio:

• 363,12 zł w pierwszym roku nauki,
• 435,74 zł w drugim roku nauki,
• 508,37 zł w trzecim roku nauki.

Świadczenie urlopowe pracodawca wypłaca raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Wypłata takiego świadczenia następuje nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego (por. art. 3 ust. 5 i 5a ustawy o ZFŚS).

Należy podkreślić, że choć wypłata świadczenia urlopowego następuje w oparciu o przepisy ustawy o ZFŚS, to jest ona dokonywana ze środków obrotowych pracodawcy, a nie ze środków ZFŚS.

Pracownik, który otrzymuje świadczenie urlopowe, uzyskuje z tego tytułu przychód ze stosunku pracy (do tego rodzaju przychodów zalicza się bowiem m.in. wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne otrzymane od pracodawcy - por. art. 12 ust. 1 updof). Przychód ten powstaje w momencie faktycznego otrzymania środków pieniężnych z tytułu świadczenia urlopowego (lub postawienia ich do dyspozycji pracownika). Wartość takiego świadczenia pracodawca generalnie dolicza do innych przychodów otrzymanych przez pracownika w danym miesiącu i - jako płatnik - od łącznej kwoty przychodu oblicza i pobiera zaliczkę na podatek, analogicznie jak w przypadku wynagrodzenia za pracę.

Zwracamy ponadto uwagę, że jeśli termin wypłaty świadczenia urlopowego różni się od terminu wypłaty wynagrodzenia za pracę, to dokonując dwóch wypłat pracownikowi w tym samym miesiącu, zaliczkę na podatek dochodowy ustala się od każdej dokonanej wypłaty narastająco, to znaczy rozliczając kolejną wypłatę uwzględnia się (łączy ją) z wypłatą wcześniejszą. W przypadku gdy wypłata świadczenia urlopowego jest pierwszą wypłatą dokonaną na rzecz pracownika w danym miesiącu, to obliczając zaliczkę na podatek dochodowy od tego świadczenia, pracodawca stosuje pracownicze koszty uzyskania przychodów, a także kwotę zmniejszającą podatek (o ile posiada oświadczenie PIT-2). W praktyce może to oznaczać, że od tego świadczenia (wypłaconego jako pierwsze) nie wystąpi podatek dochodowy.

Jeśli świadczenie urlopowe jest wypłacane pracownikom na warunkach i w wysokości określonych w ustawie o ZFŚS, to jego wartość nie podlega składce na ubezpieczenie społeczne (por. art. 3 ust. 6 ustawy o ZFŚS). Podobne regulacje wynikają z § 2 ust. 1 pkt 21 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2025 r. poz. 316). Zgodnie z tym przepisem, nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne świadczenie urlopowe wypłacane na podstawie art. 3 ust. 4 ustawy o ZFŚS, do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego określonej w tej ustawie. Świadczenia urlopowego nie uwzględnia się także w podstawie wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (por. art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych - Dz. U. z 2024 r. poz. 146 ze zm.). Jeśli jednak pracodawca wypłaci świadczenie urlopowe w wysokości wyższej niż wysokość odpisu podstawowego na ZFŚS, to od nadwyżki ponad jego kwotę ma obowiązek zapłacić składki ZUS.

W księgach rachunkowych świadczenie urlopowe wypłacane przez pracodawcę obciąża koszty podstawowej działalności operacyjnej. Zalicza się je do świadczeń na rzecz pracowników ujmowanych na koncie 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia" lub na odpowiednim koncie zespołu 5, w korespondencji z kontem 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami". Jeśli świadczenie wypłacane jest razem z wynagrodzeniem za pracę to jego rozliczenie może nastąpić w korespondencji z kontem 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń".

Przykład

I. Założenia:

1. Pracodawca, który nie jest zobowiązany do tworzenia ZFŚS, wypłaca pracownikom świadczenie urlopowe zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy o ZFŚS.
2. Na początku lipca 2025 r. pracodawca wypłacił świadczenie urlopowe pracownikowi zatrudnionemu w normalnych warunkach pracy i w pełnym wymiarze czasu pracy. Wartość brutto przyznanego świadczenia wyniosła: 1.500 zł. Była to dla pracownika pierwsza wypłata w lipcu 2025 r. Kwota świadczenia urlopowego jest zwolniona z oskładkowania, podlega natomiast opodatkowaniu. Pracownikowi przysługują podstawowe koszty uzyskania przychodów: 250 zł, a pracodawca jest uprawniony do stosowania kwoty zmniejszającej podatek: 300 zł.
3. Zgodnie z polityką rachunkowości jednostki, ewidencję kosztów prowadzi się wyłącznie na kontach zespołu 4.

II. Ustalenie wielkości świadczenia do wypłaty:

1. Podstawa opodatkowania: 1.500 zł - 250 zł = 1.250 zł.

2. Kwota podatku po zaokrągleniu: (1.250 zł × 12%) - 300 zł = 0 zł.

3. Kwota do wypłaty pracownikowi: 1.500 zł.

III. Dekretacja:

IV. Księgowania: