Świadczenie urlopowe zwolnione z oskładkowania tylko do określonej wysokości

1) Na dzień 1 stycznia 2025 r. zatrudnialiśmy mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełny etat i w bieżącym roku wypłacamy pracownikom świadczenie urlopowe, o którym mowa w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Czy gdybyśmy wypłacili pracownikom świadczenie urlopowe w kwocie wyższej niż wynikająca z przepisów tej ustawy, to podlegałoby ono w całości oskładkowaniu?

W podstawie wymiaru składek ZUS należałoby uwzględnić kwotę stanowiącą nadwyżkę ponad wysokość świadczenia urlopowego obliczonego zgodnie z przepisami ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 288), dalej ustawy o Funduszu.

Podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne nie stanowi świadczenie urlopowe wypłacane na podstawie art. 3 ust. 4 ustawy o Funduszu - do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego określonej w tej ustawie (§ 2 ust. 1 pkt 21 rozporządzenia składkowego i art. 81 ust. 1 ustawy zdrowotnej).

Zgodnie z art. 3 ust. 3 ustawy o Funduszu, pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą tworzyć Fundusz do wysokości i na zasadach określonych w art. 5 ustawy o Funduszu lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe. Jeśli zdecydują się na to drugie, to jego wypłaty dokonują raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Wysokość świadczenia urlopowego nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego, określonego w art. 5 ust. 2, 2a i 3 ustawy o Funduszu - odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika, z tym że jego wysokość, z wyłączeniem wypłacanego młodocianym, ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika (art. 3 ust. 4 ustawy o Funduszu). Wypłata świadczenia urlopowego następuje nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego.

Jak wynika z przywołanych przepisów, zwolnione z oskładkowania jest świadczenie urlopowe wypłacane przez pracodawcę, który na dzień 1 stycznia 2025 r. zatrudniał mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty w wysokości odpisu podstawowego, odpowiedniego dla rodzaju zatrudnienia pracownika ustalonego proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika. Przy czym proporcjonalne zmniejszenie nie dotyczy pracownika młodocianego. Jeśli pracodawca wypłaci świadczenie urlopowe w wysokości wyższej, to nadwyżkę powinien wliczyć do podstawy wymiaru składek ZUS.

Wspomnijmy, że świadczenie urlopowe podlega opodatkowaniu.

Przykład

Pracodawca zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia 2025 r. mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, w bieżącym roku każdemu pracownikowi korzystającemu z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych wypłaca świadczenie urlopowe w wysokość odpisu podstawowego ustalonego proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy.

Pracownik A - zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy i pracownik B - na 3/4 etatu, obaj w "normalnych" warunkach w okresie od 30 czerwca do 13 lipca 2025 r. korzystają z urlopu wypoczynkowego. Pracodawca 27 czerwca 2025 r. wypłacił pracownikowi A świadczenie urlopowe w wysokości 2.723,40 zł, natomiast pracownikowi B w wysokości 2.042,55 zł. Wypłacone pracownikom świadczenie urlopowe nie podlega oskładkowaniu.

Gdyby pracodawca wypłacił świadczenie urlopowe w wysokości wyższej, to nadwyżkę należałoby oskładkować.

2) Pracodawca na dzień 1 stycznia 2025 r. zatrudniał mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełny etat. W bieżącym roku wypłaca pracownikom korzystającym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych świadczenie urlopowe. Czy jego wysokość może być niższa niż odpis podstawowy?

Przepis art. 3 ust. 4 ustawy o Funduszu wskazuje maksymalną wysokość świadczenia urlopowego, tj. w kwocie nieprzekraczającej odpisu podstawowego, z uwzględnieniem rodzaju zatrudnienia pracownika oraz ustaloną proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy danego pracownika (nie dotyczy to pracowników młodocianych). Pracodawca może więc wypłacać to świadczenie w wysokości niższej niż ustalonej w powyższy sposób.

3) Czy z podstawy wymiaru składek ZUS wyłączone jest świadczenie urlopowe wypłacane na podstawie regulaminu wynagradzania przez spółkę, która na dzień 1 stycznia 2025 r. zatrudniała więcej niż 50 pracowników i zrezygnowała z prowadzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych?

Zwolnienie z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe na podstawie § 2 ust. 1 pkt 21 rozporządzenia składkowego dotyczy wyłącznie świadczenia urlopowego wypłacanego przez pracodawcę, który zatrudnia na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty i nie tworzy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Jeśli więc pracodawca zatrudniający na dzień 1 stycznia danego roku 50 i więcej pracowników w przeliczeniu na pełne etaty zrezygnował z tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, a w jego miejsce zamierza wypłacać świadczenie urlopowe na podstawie np. regulaminu wynagradzania, to takie świadczenie podlega oskładkowania. Takie też stanowisko zajął ZUS w interpretacji indywidualnej z 1 lutego 2023 r. (znak DI/100000/43/17/2023).