Moment potrącalności świadczenia urlopowego

Pracownik spółki z o.o. od 1 czerwca 2022 r. będzie przebywać na urlopie wypoczynkowym. 27 maja 2022 r. spółka wypłaci pracownikowi świadczenie urlopowe, ustalone zgodnie z przepisami ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Kiedy wartość tego świadczenia należy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

W praktyce koszt świadczenia urlopowego zaliczany jest do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu wypłaty takiego świadczenia, niezależnie od tego czy pracodawca wypłaca je terminowo, czy też z opóźnieniem.

Przypomnijmy, że pracodawca spoza sfery budżetowej zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty może utworzyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (zwany dalej Funduszem) albo wypłacać pracownikom świadczenie urlopowe. Tak wynika z art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2021 r. poz. 746 ze zm.), zwanej dalej ustawą. Taki pracodawca może również zrezygnować z tworzenia Funduszu i jednocześnie z wypłacania świadczenia urlopowego.

Zasadą jest, że wypłaty takiego świadczenia dokonuje się raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Wypłata świadczenia musi nastąpić nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego. Tak stanowi art. 3 ust. 5 i 5a ustawy.

Zwróć uwagę!

W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19, w przypadku wystąpienia u pracodawcy spadku obrotów gospodarczych lub istotnego wzrostu obciążenia funduszu wynagrodzeń, pracodawca może zawiesić wypłatę świadczenia urlopowego (art. 15ge ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych - Dz. U. z 2021 r. poz. 2095 ze zm.).

Wysokość świadczenia urlopowego nie może przekroczyć odpisu podstawowego na Fundusz określonego w art. 5 ust. 2, 2a i 3 ustawy - odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika, z tym że dla zatrudnionych - z wyłączeniem młodocianych - wysokość tego świadczenia ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy (art. 3 ust. 4 ustawy).

W 2022 r. wysokość świadczenia urlopowego, zakładając, że odpowiada wysokości odpisu podstawowego określonego w ustawie, dla pracownika zatrudnionego w "normalnych" warunkach, w pełnym wymiarze czasu pracy, wynosi 1.662,97 zł.

W myśl art. 15 ust. 4g updop, należności, o których mowa w art. 12 ust. 1 i 6 updof, tj. przychody m.in. ze stosunku pracy oraz stosunków pokrewnych, a więc również świadczenia urlopowe, stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W przypadku uchybienia temu terminowi do należności tych stosuje się art. 16 ust. 1 pkt 57 updop, na podstawie którego koszty z tytułu takich należności wypłacanych po terminie stają się kosztami podatkowymi dopiero w dacie ich wypłaty (postawienia do dyspozycji) pracownikowi.

Wprawdzie w treści powołanego art. 15 ust. 4g updop mówi się o należnościach, które są należne za poszczególne miesiące, jednak zasady ujmowania należności miesięcznych stosuje się analogicznie do należności przysługujące za inne okresy.

Jak już zauważyliśmy, wypłata świadczenia urlopowego powinna nastąpić nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego.

Ze stanu faktycznego zaprezentowanego w pytaniu wynika, że spółka dochowa terminu wypłaty świadczenia. Wobec tego ma prawo zaliczyć jego wartość do kosztów podatkowych w maju 2022 r. Gdyby natomiast takiej wypłaty dokonała np. w czerwcu 2022 r. lub w innym kolejnym miesiącu, to wówczas zastosowanie znalazłby powołany art. 16 ust. 1 pkt 57 updop.

Reasumując, w praktyce świadczenie urlopowe jest zaliczane do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu jego wypłaty (postawienia do dyspozycji) pracownikowi, niezależnie od tego czy pracodawca dochowuje terminu wypłaty czy wypłaca je z opóźnieniem.

Wspomnijmy, że wartość świadczenia urlopowego podlega u pracownika opodatkowaniu wraz z innymi przychodami uzyskanymi ze stosunku pracy (stosunku pokrewnego).