Nie zawsze świadczenie urlopowe jest wolne od składek ZUS

Niektóre firmy wypłacają pracownikom korzystającym z urlopu wypoczynkowego świadczenie urlopowe. Otrzymując takie wsparcie finansowe, pracownicy mogą wówczas zorganizować wypoczynek według własnego uznania. Nie w każdym jednak przypadku taka wypłata jest zwolniona z oskładkowania, a jeśli korzysta ze zwolnienia, to nie zawsze w pełnej wysokości.

Wypłata świadczenia

W ramach prowadzonej działalności socjalnej pracodawca może udzielić pracownikom wsparcia finansowego, dopłacając im do różnych form wypoczynku. Możliwość wyboru formy udzielanej pomocy mają pracodawcy spoza sfery budżetowej, zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Mogą oni tworzyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych lub wypłacać świadczenie urlopowe. Decydując się na wypłatę w danym roku świadczeń urlopowych, trzeba pamiętać, że należy tego dokonywać według zasad wynikających z ustawy o ZFŚS.

Świadczenie to przysługuje raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Jego wysokość nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego, odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika. Jego wysokość jest ustalana proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy danego pracownika. Z kolei w przypadku pracowników młodocianych wysokość świadczenia jest uzależniona od roku nauki.

Bez składek tylko w granicach limitu

Generalnie świadczenia urlopowe nie podlegają oskładkowaniu, o ile są wypłacane na podstawie art. 3 ust. 4 ustawy o ZFŚS. Wynika tak z § 2 ust. 1 pkt 21 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Zwolnienie ze składek ZUS funkcjonuje jednak tylko do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego określonej w tej ustawie. Oskładkowaniu nie podlega więc świadczenie urlopowe, które zostało wypłacone pracownikowi w wysokości ustalonej odpowiednio do rodzaju zatrudnienia oraz wymiaru jego czasu pracy.

Niektórzy pracodawcy wypłacają pracownikom świadczenie urlopowe w kwocie wyższej. Wówczas od nadwyżki ponad kwotę określonego pułapu powinni naliczyć składki ubezpieczeniowe (przykład 1).

Świadczenie z kilku firm

Bywa że pracownik zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy np. w dwóch firmach, otrzymuje świadczenie urlopowe z każdej z nich, a suma otrzymanych przez niego świadczeń przekracza kwotę odpisu podstawowego. W takiej sytuacji dla zwolnienia świadczenia z oskładkowania nie ma znaczenia czy dany pracownik otrzymuje je z jednego, czy z dwóch zakładów pracy. W kwestii wyłączenia z podstawy wymiaru składek ubezpieczeniowych ważne jest, aby wysokość wypłaconego świadczenia nie przekroczyła - w danym zakładzie - kwoty odpisu podstawowego (przykład 2).

Przykład 1

Pracodawca wypłacił świadczenie urlopowe w kwocie 546,97 zł pracownikowi zatrudnionemu w normalnych warunkach na 1/4 etatu. W tym przypadku zwolniona ze składek ZUS jest jedynie kwota świadczenia urlopowego zmniejszonego proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika, czyli 273,48 zł (tj. 1/4 z kwoty 1.093,93 zł). Pracodawca powinien naliczyć składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne od nadwyżki ponad tę kwotę. W tym przypadku powinien oskładkować kwotę 273,49 zł (tj. 546,97 zł - 273,48 zł).

Przykład 2

Pracownik jest zatrudniony w normalnych warunkach równocześnie w firmie X - na 3/4 etatu oraz w firmie Y - na 1/2 etatu. W maju 2012 r. firma X wypłaciła mu świadczenie urlopowe w wysokości 820,45 zł, a firma Y - w kwocie 546,97 zł. W tym przypadku składkom ZUS nie podlega świadczenie urlopowe wypłacone pracownikowi w obu firmach.

Wypłata w dużej firmie

Przepisy o ZFŚS nie przewidują możliwości wypłaty świadczenia urlopowego przez pracodawcę zatrudniającego co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Zakład o takim stanie zatrudnienia może oczywiście wypłacać świadczenia tego rodzaju, ale na mocy przepisów zakładowych (np. regulaminu wynagradzania). Świadczenia takiego nie można jednak uznać za świadczenie urlopowe w rozumieniu ustawy o ZFŚS.

Oznacza to, że dokonywane przez taką jednostkę tego typu wypłaty podlegają składkom ZUS.

**Wysokość świadczenia urlopowego zwolniona ze składek w 2012 r.**
Pracownik	Wymiar czasu pracy
Pracownik	pełny etat	3/4 etatu	1/2 etatu	1/4 etatu
zatrudniony w normalnych warunkach	1.093,93 zł	820,45 zł	546,97 zł	273,48 zł
wykonujący prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze	1.458,57 zł	1.093,93 zł	729,29 zł	364,64 zł
młodociany (I rok nauki)	145,86 zł
młodociany (II rok nauki)	175,03 zł
młodociany (III rok nauki)	204,20 zł

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 4.03.1994 r. o ZFŚS (Dz. U. z 2012 r. poz. 592)

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek... (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.)