Finansowanie z ZFŚS zagranicznej wycieczki połączonej ze szkoleniem pracowników

Czy pracodawca może sfinansować w 100% z ZFŚS koszty kilkudniowej wycieczki zagranicznej, jeśli w jej ramach poza atrakcjami turystycznymi przewidziano dla pracowników szkolenia? Zapis regulaminu Funduszu przewiduje możliwość finansowania imprez okolicznościowych, uzależniając przyznanie i wysokość wszelkich świadczeń od kryterium socjalnego. Czy wartość wycieczki stanowi przychód pracownika, podlegający oskładkowaniu i opodatkowaniu na ogólnych zasadach?

Na każdym pracodawcy ciąży obowiązek zaspokajania, stosowanie do możliwości i warunków, bytowych, socjalnych i kulturalnych potrzeb pracowników (art. 16 K.p.). Jest to jeden z głównych obowiązków pracodawcy (art. 94 pkt 8 K.p.), realizowany z celowo powołanego Funduszu, którego majątek jest odrębny od majątku firmy. Pracodawca nie może ustalić w regulaminie warunków korzystania przez osoby uprawnione z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu według wybranych przez siebie kryteriów, z pominięciem zasady wyrażonej w art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2015 r. poz. 111), tj. odpowiednio do sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej świadczeniobiorcy. Powyższe wyklucza możliwość podziału środków Funduszu w sposób sprzeczny z tym kryterium, zwłaszcza przyznawania świadczeń w równej wysokości wszystkim uprawnionym.

Przyznanie pracownikom świadczeń z Funduszu w jednakowej wysokości może mieć miejsce w przypadku zbliżonej sytuacji materialnej i rodzinnej wszystkich zatrudnionych. W takich okolicznościach działanie pracodawcy przyznającego świadczenia w jednakowej kwocie nie narusza zasady uzależnienia prawa i wysokości do pomocy z ZFŚS od kryterium socjalnego. Podobnie w razie organizowania dla pracowników imprez integracyjnych. Uzależnienie udziału w ww. spotkaniach czy wyjazdach od kryterium socjalnego zaprzeczałoby istocie takiej usługi. Jedynie, gdyby podczas wyjazdu integracyjnego pracodawca przewidział dla uczestników dodatkowe ulgowe świadczenia lub usługi, ich przyznanie i wysokość powinny zostać uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej uprawnionych. Wniosek ten potwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 23 października 2008 r. (sygn. akt II PK 74/08, OSNP 2010/7-8/88) stwierdzając, że "Przepis art. 8 ust. 1 ustawy (...) o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (...) nie odnosi się do całości działalności socjalnej w rozumieniu art. 2 pkt 1 tej ustawy, a jedynie do ulgowych świadczeń i usług (...)". W pojęciu tym nie mieszczą się inne formy działalności socjalnej, np. organizowanie wyjazdów czy imprez masowych, które można kwalifikować jako rodzaj działalności rekreacyjnej lub formę wypoczynku. W efekcie wobec pozostałych form działalności socjalnej regulamin może przewidywać odmienne zasady korzystania z tych świadczeń, np. powszechnej dostępności na równych zasadach do imprez integracyjnych.

W kolejnym wyroku z dnia 10 lipca 2014 r. (sygn. akt II UK 472/13) Sąd potwierdził swoje stanowisko uznając, że odstępstwo od wydatkowania środków Funduszu w oderwaniu od kryterium socjalnego powinno być zjawiskiem wyjątkowym i musi być uzasadnione.

Nie mniejszy wpływ na zasady wydatkowania środków Funduszu mają postanowienia jego regulaminu. Akt ten powinien określać przypadki, w których dane świadczenie może być przyznane beneficjentom na zasadach powszechnej dostępności, gdyż dopiero na tej podstawie wyjątek taki może być zakwalifikowany jako zgodny z przyjętymi na potrzeby zakładu zasadami gospodarowania jego środkami. Brak regulacji w tej sprawie wyklucza możliwość przyznawania uprawnionym jakichkolwiek świadczeń na zasadach powszechnej dostępności, co ma doniosłe skutki w zakresie wyłączenia takich kwot z podstawy wymiaru składek oraz przychodu pracowników.

Świadczenia wypłacone z pominięciem zasady podstawowej, zakładającej uzależnienie prawa i ich wysokości od kryterium socjalnego nie mogą być ocenione jako świadczenia socjalne. Przepis § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia składkowego wyłączający z podstawy wymiaru składek ZUS świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach Funduszu, nie tylko wskazuje źródło ich finansowania (zakładowy fundusz świadczeń socjalnych), ale odnosi się również do zasad ich wypłacania w ramach tego Funduszu. Ramy te zakreślają przepisy ustawy oraz regulaminy ustanawiające zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń.

Artykuł 12 ust. 1 ustawy o pdof uznaje za przychody ze stosunku pracy wszelkie wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. Wyłączenie z tego przychodu wymienione w art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o pdof obejmuje świadczenia (rzeczowe, pieniężne) ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych do określonego limitu, nie obejmuje jednak świadczeń wypłaconych niezgodnie z przepisami ustawy i obowiązującego w zakładzie regulaminu Funduszu.

Pracodawca postanowił wykorzystać środki ZFŚS finansując wszystkim pracownikom kilkudniową wycieczkę do Aten z okazji 15-lecia firmy. W ramach wyjazdu zaplanowano część turystyczno-rekreacyjną oraz kilka szkoleń z zakresu technik pozyskiwania klientów, ściągania należności i marketingu. W tych okolicznościach koszty wycieczki trudno zakwalifikować jako działalność rekreacyjną, skoro podczas wyjazdu pracownicy podnosili kwalifikacje zawodowe. Z tych samych względów nie jest to również forma wypoczynku. Jeśli jednocześnie pracodawca przewidział w regulaminie ZFŚS przyznawanie ulgowych świadczeń i usług wyłącznie w oparciu o kryterium socjalne i nie poczynił w tym względzie wyjątku np. dla imprez integracyjnych powszechnie dostępnych dla pracowników istnieje duże prawdopodobieństwo, że taki wydatek zostanie uznany za sprzeczny z zasadami gospodarowania środkami Funduszu.