Udzielanie pomocy socjalnej ze środków ZFŚS

Udzielanie pracownikom i innym osobom uprawnionym pomocy socjalnej w większości przypadków następuje w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Pracodawca przy wydatkowaniu środków z tego Funduszu nie może jednak podejmować decyzji w sposób całkowicie uznaniowy, ograniczają go bowiem ustawowe wymogi w tym zakresie. Podstawowym jest wymóg przyznawania świadczeń z ZFŚS w oparciu o tzw. kryterium socjalne.

Przeznaczenie ZFŚS i osoby uprawnione

Przeznaczeniem zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jest finansowanie działalności socjalnej, przez którą należy rozumieć m.in. różne formy wypoczynku, działalność kulturalno-oświatową, sportowo-rekreacyjną czy udzielanie pomocy materialnej (rzeczowej lub finansowej). Osobami uprawnionymi do korzystania ze środków Funduszu są pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści - byli pracownicy i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie ZFŚS prawo do korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z Funduszu (art. 2 pkt 5 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Pracodawca przy przyznawaniu pracownikom świadczeń finansowanych z Funduszu powinien mieć na uwadze tzw. kryterium socjalne zdefiniowane w art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS. Z przepisu tego wynika, że przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.

Należy tu jednak zasygnalizować, że zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 23 października 2008 r., sygn. akt II PK 74/08, obowiązek stosowania tzw. kryterium socjalnego nie odnosi się do całości działalności socjalnej zakładu pracy, a jedynie do przyznawania ulgowych usług i świadczeń. Przywołany wyrok dotyczy jednak finansowania ze środków Funduszu imprez integracyjnych, a więc wąskiego zakresu działalności ZFŚS. Cała reszta tej działalności, polegająca na przyznawaniu ulgowych świadczeń i usług, powinna być realizowana z uwzględnieniem kryterium socjalnego.

W praktyce oznacza to, iż nie można przyznać wszystkim pracownikom ulgowych świadczeń socjalnych w tej samej wysokości. Ta podstawowa zasada wydatkowania środków Funduszu powinna znaleźć odzwierciedlenie w zapisach regulaminu ZFŚS.

Bez niedozwolonych zapisów

Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ZFŚS. Swoboda pracodawcy w zakresie ustalania zapisów tego regulaminu jest jednak ograniczona. Pracodawca nie może modyfikować regulacji ustawowych na niekorzyść osób uprawnionych czy pomijać kryterium socjalnego przy określaniu warunków przyznania ulgowych świadczeń (patrz ramka).

Ograniczenia w dostępie do świadczeń z Funduszu mogą wynikać jedynie z sytuacji socjalno-bytowej pracownika (tj. z kryterium socjalnego) oraz konkretnych zapisów regulaminu ZFŚS, które nie mogą być sprzeczne z regulacjami ustawowymi. Przykładowo niezgodne z przepisami będzie przyznawanie świadczenia z Funduszu pracownikom o określonym (np. co najmniej rocznym) stażu zakładowym lub wyłącznie pracownikom pełnoetatowym. Podobnie nieprawidłowe będzie ograniczenie wysokości świadczenia w zależności od wymiaru etatu, tj. ustalenie go w sposób proporcjonalny. Niezgodny z ustawą o ZFŚS może być zapis, zgodnie z którym do dopłat z Funduszu w pierwszej kolejności mają prawo pracownicy, a dopiero później emeryci i renciści - byli pracownicy zakładu. Całkowicie wykluczone jest ograniczenie kręgu uprawnionych do świadczeń z Funduszu poprzez usunięcie z niego np. wspomnianych już emerytów czy rencistów.

Zastrzeżenia może również wzbudzić ustalenie w regulaminie, że np. dopłaty z ZFŚS w pierwszej kolejności są przyznawane pracownikom posiadającym rodziny wielodzietne i osobom samotnie wychowującym dzieci. Takie okoliczności nie przesądzają bowiem automatycznie o niskim statusie materialnym rodziny, choć w wielu przypadkach mogą powodować przyznanie osobom uprawnionym z tych grup wyższej pomocy socjalnej.

"(...) Swoboda regulacji w regulaminie zasad przyznawania indywidualnych świadczeń jest ograniczona ustanowioną przez ustawodawcę w art. 8 ust. 1 (ustawy o ZFŚS - przyp. red.) ogólną zasadą, że przyznawanie tych świadczeń ma być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Tym samym regulamin powinien respektować i doprecyzować, jako lex specialis, zawartą w art. 8 ust. 1 ww. ustawy zasadę podziału świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych na rzecz pracowników, w oparciu o analizę ich sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej".

Wyrok Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z dnia 28 marca 2017 r., sygn. akt III AUa 874/16

"(...) Regulamin Funduszu jest zakładowym prawem socjalnym, którego postanowienia powinny zapewniać jednakowe zasady ubiegania się o usługi i świadczenia socjalne zarówno pracownikom, jak i byłym pracownikom - emerytom i rencistom. Zakładowe regulacje nie mogą bowiem zawierać postanowień, których stosowanie różnicuje bądź wyłącza ustawowe prawo osób uprawnionych, w tym emerytów i rencistów do korzystania z Funduszu ze względów pozasocjalnych (...). Ewentualne ograniczenia w dostępie do pomocy socjalnej mogą wynikać np. z wyczerpania środków socjalnych przeznaczonych na dany rodzaj działalności socjalnej lub niespełniania przez osobę uprawnioną (...) obiektywnych kryteriów formalnych przy ubieganiu się o niektóre świadczenia (...). (...) jeśli w praktyce występują nieprawidłowości w zakresie korzystania z ZFŚS przez emerytów i rencistów, to (...) nie jest to kwestia regulacji ustawowych, które gwarantują byłym pracownikom ustawowe prawo do ubiegania się o świadczenia socjalne na takich samych zasadach jak pracownicy, ale stosowania przez pracodawców ustawy o ZFŚS".

Odpowiedź sekretarza stanu w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 lipca 2019 r. na interpelację poselską nr 32074

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 998)