Wypłata bonów ze środków ZFŚS w równej wysokości

1) Prowadzimy zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, z którego przekazujemy pracownikom m.in. bony. Czy jest prawidłowe przyznanie ich pracownikom w równej wysokości?

Nie. Pracodawca przy przyznawaniu pracownikom (i innym osobom uprawnionym do świadczeń z ZFŚS) świadczeń finansowanych z ZFŚS powinien mieć na uwadze art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1070 ze zm.). Wynika z niego, że przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. W praktyce oznacza to, iż nie można przyznać tych świadczeń osobom uprawnionym w tej samej wysokości. Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych jest bowiem instytucją prawną, która ma łagodzić różnice w poziomie życia pracowników i ich rodzin, a jego adresatami są zwłaszcza rodziny o najniższych dochodach (patrz: wyrok Sądu Najwyższego z 20 sierpnia 2001 r., sygn. akt I PKN 579/00). Pomoc powinna być więc kierowana do osób faktycznie jej potrzebujących, w tym pracowników lub emerytów, którzy osiągają niski dochód na jedną osobę w rodzinie. Kryterium socjalne należy stosować bez względu na rodzaj i formę ulgowego świadczenia lub usługi.

Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu oraz zasady przeznaczania jego środków na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej powinny być określone w regulaminie ZFŚS. Swoboda pracodawcy w zakresie ustalania zapisów regulaminu ZFŚS jest ograniczona przez wymóg odniesienia się do kryterium socjalnego w przypadku przyznawania ulgowych świadczeń (patrz: wyrok w ramce). W praktyce następuje to często poprzez ustalenie we wspomnianym regulaminie "widełek" dochodowych służących do podziału uprawnionych według ich sytuacji materialno-bytowej. Prawidłowo stosowane kryterium dochodowe powinno prowadzić do wypłaty świadczeń z ZFŚS w zróżnicowanej wysokości.

Na marginesie omawianej sprawy należy zasygnalizować, że w orzecznictwie sądowym prezentowany jest pogląd, iż socjalne kryteria przyznawania ulgowych świadczeń i usług nie mają zastosowania do innych sposobów wydatkowania Funduszu (np. na organizację imprez integracyjnych czy pikników sportowo-rekreacyjnych), które na mocy regulaminu Funduszu mogą charakteryzować się dostępnością na równych prawach. Można tu przywołać wyrok SN z 23 października 2008 r., sygn. akt II PK 74/08, w którym orzeczono, iż:

"Przepis art. 8 ust. 1 ustawy (...) o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (...) nie odnosi się do całości działalności socjalnej w rozumieniu art. 2 pkt 1 tej ustawy, a jedynie do ulgowych świadczeń i usług. Regulamin może przewidywać wydatkowanie środków funduszu na inne cele mieszczące się w ramach działalności socjalnej oraz ustalać inne zasady korzystania z tych świadczeń, np. powszechnej dostępności na równych zasadach w zakresie imprez integracyjnych".

Przywołany wyrok potwierdza jednak, że ulgowe świadczenia socjalne z ZFŚS (do których należą wspomniane w pytaniu bony) należy przyznawać z uwzględnieniem kryterium socjalnego.

"(...) Przepis art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych wyraźnie wiąże wysokość przyznawanego świadczenia (będącego pomocą finansową w rozumieniu art. 2 ust. 1 ustawy) z rozpatrywaną łącznie sytuacją życiową, rodzinną i materialną osoby uprawnionej. Taki zaś charakter - pomocy finansowej - miały przyznane świadczenia z okazji Świąt Bożego Narodzenia i Świąt Wielkiej Nocy, stanowiąc ulgowe świadczenia w rozumieniu art. 8 ust. 1 tej ustawy. (...)"

Wyrok Sądu Najwyższego z 20 czerwca 2012 r., sygn. akt I UK 140/12

"Swoboda regulacji w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych zasad przyznawania indywidualnych świadczeń jest ograniczona ustanowioną przez ustawodawcę w art. 8 ust. 1 u.z.f.ś.s. (ustawy o ZFŚS - przyp. red.) ogólną zasadą, że przyznawanie tych świadczeń ma być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Tym samym regulamin powinien respektować i doprecyzować (...) zawartą w art. 8 ust. 1 (...) ustawy zasadę podziału świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych na rzecz pracowników, w oparciu o analizę ich sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej. (...) O spełnieniu kryterium socjalnego nie może być mowy bez indywidualnej analizy sytuacji każdej uprawnionej do skorzystania z funduszu osoby".

Wyrok Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z 4 kwietnia 2017 r., sygn. akt III AUa 934/16

2) Czy przekazane pracownikom bony z ZFŚS w równej wysokości podlegają opodatkowaniu? Jeśli tak, to czy ze środków firmy można pokryć pracownikom podatek PIT od ww. bonów? Jakie są tego konsekwencje podatkowe?

Otrzymanie przez pracownika bonu powoduje powstanie u niego przychodu ze stosunku pracy. W przypadku świadczeń z ZFŚS należy rozpatrzyć, czy nie będzie miał w tej sytuacji zastosowania przepis zwalniający tego rodzaju świadczenia z PIT. Jak stanowi bowiem art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PDOF, wolna od podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o ZFŚS, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1.000 zł (uwaga! w okresie od 2020 r. do końca roku podatkowego następującego po roku, w którym odwołano stan epidemii ogłoszony z powodu COVID-19, limit ten wynosi 2.000 zł).

UWAGA! Rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.

Oznacza to, że do otrzymanych przez pracowników bonów z ZFŚS nie ma zastosowania powyższe zwolnienie z PIT, niezależnie od tego, czy bony te zostały przekazane pracownikom w równej wysokości, czy też nie. Wartość ww. bonów podlega zatem opodatkowaniu.

Wyjątkiem tutaj może być jedynie sytuacja, w której ww. bon zostanie przekazany pracownikowi w wieku do ukończenia 26 roku życia. W tym przypadku przychód uzyskany z tego tytułu może być zwolniony z PIT w ramach tzw. "ulgi dla młodych", limitowanej kwotą 85.528 zł.

Odnosząc się natomiast do kwestii "zwrócenia" pracownikom kwoty podatku od ww. bonów, należy zauważyć, że w przepisach ustawy o PDOF nie ma na ten temat żadnych regulacji. Gdyby jednak pracodawca zdecydował się na takie rozwiązanie, kwota ta jako wartość "dodatkowego świadczenia" (dla pracownika, stanowiłaby dla niego "kolejny" przychód.

3) Czy przekazane pracownikom bony z ZFŚS w równej wysokości podlegają oskładkowaniu?

Zasadniczo wartość świadczeń finansowanych ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie podlega oskładkowaniu. Takie wyłączenie z oskładkowania wynika z § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2017 r. poz. 1949). Dla celów składkowych obejmuje ono również bony.

Aby jednak można było zastosować ww. zwolnienie składkowe, świadczenia otrzymane z ZFŚS muszą zostać przyznane pracownikom z uwzględnieniem kryterium socjalnego (o którym mowa wcześniej). W przeciwnym razie wartość przekazanych pracownikom świadczeń podlega oskładkowaniu.

Zatem wartość bonów z ZFŚS przyznanych pracownikom w równej wysokości (bez uwzględnienia kryterium socjalnego) podlega oskładkowaniu.