Prowizja za obsługę bonów podarunkowych sfinansowanych ze środków ZFŚS

Zakupiliśmy bony podarunkowe dla pracowników z okazji Świąt Bożego Narodzenia, które zostały sfinansowane ze środków ZFŚS. Oprócz noty za bony podarunkowe otrzymaliśmy fakturę tytułem prowizji dostawcy bonów za ich obsługę. Czy prowizję za obsługę bonów możemy zaksięgować w ciężar konta funduszu, czy powinna ona obciążyć koszty naszej działalności?

Zasady tworzenia i gospodarowania środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) reguluje ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.), zwana dalej ustawą o ZFŚS. Środki funduszu mogą być przeznaczone na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z tego funduszu (tj. m.in. pracowników i ich rodzin, rencistów, emerytów), dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych, tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego. Działalność socjalna obejmuje między innymi udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, w tym w postaci bonów okolicznościowych, czy kuponów podarunkowych. Wysokość udzielonej pomocy uzależniona jest od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z tego funduszu.

Przykładowy regulamin zakładowego
funduszu świadczeń socjalnych
dostępny jest w serwisie www.druki.gofin.pl

W świetle art. 10 ustawy o ZFŚS, środkami funduszu administruje pracodawca. Oznacza to, że wszelkie koszty związane z organizowaniem zakładowej działalności socjalnej spoczywają na pracodawcy. W związku z tym wydatki związane z obsługą funduszu, jak na przykład prowadzenie rachunku bankowego funduszu, tj. opłaty i prowizje bankowe związane z tym kontem pokrywa pracodawca ze swoich bieżących środków, nie obciążając tymi kosztami środków ZFŚS.

Prowizja za obsługę bonów podarunkowych, nie stanowi pomocy materialnej – rzeczowej, czy finansowej, ale jest dodatkową opłatą należną sprzedającemu za wydanie bonów. Dlatego – naszym zdaniem – wskazane jest sfinansować ją z bieżących środków pracodawcy. W świetle bowiem przepisów o ZFŚS, prowizja tego rodzaju nie stanowi wydatków na działalność socjalną.

Fakturę otrzymaną tytułem prowizji za obsługę bonów okolicznościowych jednostka może ująć w księgach rachunkowych, zapisem:

a) wartość brutto faktury:

– Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",
– Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",

b) zaliczenie w ciężar kosztów wartości netto prowizji za obsługę bonów
wraz z VAT niepodlegającym odliczeniu:

– Wn konto 40-2 "Usługi obce",
– Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

Zwracamy uwagę, że mimo iż tytułem prowizji za obsługę bonów jednostka otrzyma fakturę z wykazanym na niej VAT należnym, to jednostka jako nabywca usługi nie ma prawa do odliczenia VAT naliczonego z faktury dokumentującej tę prowizję. Przypominamy bowiem, że prawo do odliczenia VAT naliczonego przysługuje podatnikowi w takim zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych (por. art. 86 ustawy o VAT). W tym przypadku związek z czynnościami opodatkowanymi nie występuje, ponieważ prowizja dotyczy obsługi bonów, których wydanie pozostaje poza zakresem ustawy o VAT.