Jak zaksięgować dofinansowanie do kolonii dziecka?

Przyznaliśmy ze środków ZFŚS dofinansowanie do kolonii dziecka naszego pracownika. Jak zaksięgować wypłatę tego dofinansowania? Czy podlega ono opodatkowaniu i oskładkowaniu?

Ze środków ZFŚS pracodawca może finansować różne formy wakacyjnego wypoczynku pracowników, w tym m.in. wypoczynek w formie kolonii dla dzieci tych pracowników. Przy czym wysokość dopłat z ZFŚS powinna być uzależniona od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu (art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - Dz. U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.).

Ewidencję księgową wykorzystania środków ZFŚS prowadzi się na koncie 85 "Fundusze specjalne" (w analityce: ZFŚS). Przyznane przez zakład pracy dofinansowanie do kolonii dziecka pracownika zmniejsza środki zgromadzone na koncie 85. Ujmuje się jego wartość po stronie Wn tego konta następującym zapisem:

- Wn konto 85 "Fundusze specjalne" (w analityce: ZFŚS),

- Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami".

Dofinansowanie do kolonii dziecka pracownika ze środków ZFŚS może korzystać ze zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 78 lit. a) ustawy o pdof. Zgodnie z tym przepisem wolne od podatku dochodowego są dopłaty z ZFŚS do wypoczynku dzieci i młodzieży do lat 18, zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu - niezależnie od ich wysokości.

Dofinansowanie do wypoczynku dzieci pracowników w formie kolonii ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach ZFŚS nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (§ 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - Dz. U. z 1998 r. nr 161, poz. 1106 ze zm.). Warunkiem jest jednak, aby dofinansowanie to zostało przyznane zgodnie z ustawą o ZFŚS, tzn. uzależniono je od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Jeśli dofinansowanie to nie podlega składkom na ubezpieczenia społeczne, to nie podlega również składce zdrowotnej.

W sytuacji gdy od kwoty dofinansowania pracodawca nie pobiera zaliczki na podatek dochodowy i składek ZUS, wówczas w księgach rachunkowych jego wypłatę można ująć zapisem:

- Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami",

- Ma konto 13-5 "Rachunek bankowy ZFŚS".

Gdy świadczenia finansowane są środkami ZFŚS, to zapłata realizowana jest za pośrednictwem konta 13-5 "Rachunek bankowy ZFŚS". Jeśli jednak zapłata dokonana zostanie z rachunku bieżącego lub z kasy jednostki, konieczna jest refundacja wypłaconej pracownikowi kwoty. Można to zaksięgować następująco:

- Wn konto 13-0 "Rachunek bieżący",

- Ma konto 13-5 "Rachunek bankowy ZFŚS".

Przykład

Założenia

Z regulaminu ZFŚS wynika, że istnieje możliwość dofinansowania wypoczynku w formie kolonii dla dzieci pracowników. Przyznawanie dopłat z ZFŚS uzależnione jest od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.
Jeden z pracowników złożył w lipcu 2014 r. wniosek o przyznanie dofinansowania ze środków ZFŚS pobytu dziecka na kolonii. Przyznane mu dofinansowanie wyniosło 650 zł (kwota ta korzysta ze zwolnienia z opodatkowania i oskładkowania).
Dofinansowanie wypłacono z kasy jednostki.

Dekretacja

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. PK - przyznanie dofinansowania kolonii dla dziecka pracownika:	650 zł	85	23-4
2. WB - wypłata przyznanego świadczenia z kasy jednostki:	650 zł	23-4	10
3. WB - refundacja środków z rachunku ZFŚS:	650 zł	13-0	13-5