Bony towarowe dla pracowników w księdze podatkowej

Prowadzę podatkową księgę przychodów i rozchodów. Zamierzam wydać zatrudnionym pracownikom bony towarowe. Jak zaewidencjonować to zdarzenie w księdze i czy wartość bonów stanowi dla pracowników przychód podlegający opodatkowaniu?

Pracodawcy często decydują się przyznać pracownikom bony towarowe. Zakup takich bonów mogą sfinansować ze środków obrotowych lub z ZFŚS. Z pytania nie wynika, jakimi środkami sfinansowano zakup bonów i na jakich zasadach będą przyznane, dlatego przeanalizujemy obie możliwości.

Do kosztów podatkowych można zaliczyć wszelkie wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów, które nie zostały wymienione w art. 23 ustawy o pdof.

Gdy zakup bonów towarowych dla pracowników zostanie sfinansowany środkami obrotowymi pracodawcy - wydatki na ten cel pracodawca będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Wydatki dotyczące zakupu bonów dla pracowników pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z przychodami firmy i nie są wymienione w katalogu wyłączeń z kosztów.

Bony można także sfinansować środkami z ZFŚS. Przyznawanie świadczeń z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. W przypadku sfinansowania zakupu bonów środkami ZFŚS - wydatków na ten cel nie można zaliczyć do kosztów podatkowych. Stanowi o tym art. 23 ust. 1 pkt 42 ustawy o pdof. Kosztem są bowiem odpisy na ZFŚS, którym towarzyszy przepływ środków pieniężnych w równowartości tych odpisów na rachunek Funduszu (art. 23 ust. 1 pkt 7 ustawy o pdof).

Do przychodów ze stosunku pracy zalicza się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń (art. 12 ust. 1 ustawy o pdof). Otrzymane przez pracowników bony towarowe będą stanowiły przychód podatkowy niezależnie od ich wartości oraz źródeł ich finansowania.

Co prawda w art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o pdof ustawodawca zwolnił od podatku dochodowego wartość otrzymanych przez pracownika rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł. Jednak jednocześnie zastrzegł, że rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.

Jeśli pracodawca nabędzie bony towarowe dla pracowników ze środków obrotowych przedsiębiorstwa, poniesiony koszt powinien wpisać do księgi podatkowej w kolumnie 13 "Pozostałe wydatki". Pamiętajmy, że zapisu takiego można dokonać dopiero w chwili faktycznego wydania tych bonów pracownikom. Niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń i innych należności z tytułów określonych m.in. w art. 12 ust. 1 ustawy o pdof nie uważa się za koszty uzyskania przychodów (art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o pdof).

Jeżeli natomiast pracodawca nabędzie bony towarowe ze środków ZFŚS, zakup i przekazanie bonów pracownikom nie spowoduje żadnych zapisów w księdze podatkowej.

Przykład

Pracodawca w dniu 18 marca 2010 r. zakupił bony towarowe o łącznej wartości 1.000 zł dla swoich pracowników. Bony te przekazał pracownikom 18 marca 2010 r.

Wariant I - bony sfinansowano środkami obrotowymi

Pod datą 18 marca 2010 r. podatnik ujmie w kolumnie 13 księgi podatkowej "Pozostałe wydatki" wartość zakupionych bonów (1.000 zł). Podstawą zapisu będzie dokument zakupu bonów oraz wykaz pracowników otrzymujących bony, na którym pracownicy własnym podpisem pokwitują odbiór tych bonów. W liście płac za marzec 2010 r. pracodawca wykaże wartość bonów w odrębnej pozycji i o wartość tę zwiększy podstawę, od której ustali zaliczkę na podatek dochodowy.

Wariant II - bony sfinansowano środkami z ZFŚS

Podatnik nie dokonuje żadnych zapisów w księdze podatkowej. W liście płac za marzec 2010 r. pracodawca wykaże wartość bonów w odrębnej pozycji i o wartość tę zwiększy podstawę, od której ustali zaliczkę na podatek dochodowy.