Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 5 (365) z dnia 1.03.2014

Dopłaty do zimowego wypoczynku dzieci i młodzieży do lat 18

1. Zimowy wypoczynek dzieci pracowników sfinansowany ze środków ZFŚS

Prowadzimy zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFSS) i część środków tego funduszu chcemy przeznaczyć na dofinansowanie wyjazdów zimowych na ferie dzieci naszych pracowników. Czy nadal wyjazdy tego rodzaju finansowane ze środków ZFŚS są zwolnione z opodatkowania i oskładkowania? Jak powinna przebiegać ewidencja księgowa tego dofinansowania i jego rozliczenie?

Zasady gospodarowania środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych reguluje ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.), zwana dalej ustawą o ZFŚS. Z punktu widzenia tej ustawy środki funduszu powinny zostać przeznaczone na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z funduszu, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego. W świetle ustawy o ZFŚS, do osób uprawnionych do korzystania z funduszu zalicza się m.in. pracowników i ich rodziny. Natomiast za działalność socjalną przyjmuje się usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową. W zakresie działalności socjalnej mieszczą się więc zimowiska, obozy i kolonie dla dzieci pracowników.

Zwracamy ponadto uwagę, że przyznawanie dofinansowania z ZFŚS, tj. jego wysokość powinna zależeć od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do otrzymania tego dofinansowania (zob. art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS).

Jeśli powyżej przedstawione warunki zostaną przez jednostkę spełnione, to dofinansowanie do zimowiska dla dzieci pracowników nie podlega oskładkowaniu. Stosownie bowiem do rozporządzenia z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.) - nie stanowi podstawy wymiaru składek dofinansowanie wypoczynku ze środków przeznaczonych na cele socjalne. Podobną zasadę należy zastosować w stosunku do ubezpieczenia zdrowotnego na podstawie art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.).

Dla celów podatku dochodowego, w omawianym przypadku ma zastosowanie art. 21 ust. 1 pkt 78 lit. a) updof. Zgodnie z tym przepisem, wolne od podatku dochodowego są dopłaty do wypoczynku - niezależnie od ich wysokości - zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu dzieci i młodzieży do lat 18, sfinansowanego z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Zwracamy uwagę, że sposób udokumentowania wydatków poniesionych przez pracownika w związku z pobytem małoletniego dziecka na zimowisku nie został sprecyzowany w przepisach. Może to być faktura lub rachunek wystawiony przez organizatora wypoczynku, dowód wpłaty, przelew bankowy lub inny dokument zawierający dane organizatora wypoczynku, dane dziecka korzystającego z tego wypoczynku, dane osoby dokonującej zapłaty, kwotę i datę jej dokonania. Sposób udokumentowania dopłat do wypoczynku może być uregulowany przez jednostkę samodzielnie w obowiązującym w zakładzie pracy regulaminie ZFŚS lub w innych dokumentach wewnątrzzakładowych.

Ewidencja księgowa dofinansowania wyjazdu na zimowisko dla dzieci pracownika może przebiegać następującymi zapisami:

Przypominamy, iż dla celów bilansowych dokument będący podstawą zapisów w księgach rachunkowych powinien zawierać co najmniej dane określone w art. 21 ustawy o rachunkowości.

Udzielenie i rozliczenie dofinansowania ze środków ZFŚS przedstawiono na przykładzie.

Przykład

I. Założenia:

1. Spółka z o.o. tworzy ZFŚS. Pracownik przedstawił pracodawcy rachunek wystawiony tytułem pobytu na zimowisku jego 10 letniego syna. Rachunek został wystawiony przez placówkę leczniczo-sanatoryjną na kwotę: 520 zł. Pracownikowi przysługuje dofinansowanie z ZFŚS w wysokości 90% wydatków.

2. Kwotę dofinansowania w wysokości: 468 zł przelano na rachunek bankowy pracownika. Nie potrącono składek ZUS, ani podatku dochodowego.

3. Spółka dokonała refundacji środków z rachunku ZFŚS na rachunek bieżący.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

2. Zimowisko dla dzieci pracowników sfinansowane ze środków obrotowych

Nie tworzymy ZFŚS, ponieważ nie mamy takiego obowiązku. Chcemy jednak dofinansować ze środków bieżących pobyt dzieci naszych pracowników na zimowiskach na podstawie przedstawionych rachunków. Czy takie dofinansowanie podlega opodatkowaniu i składkom ZUS? Jeśli tak, to jak powinna wyglądać ewidencja księgowa tego dofinansowania?

Przyznanie dofinansowania przez pracodawcę można ująć w księgach rachunkowych jednostki w ciężar kosztów działalności operacyjnej, a dokładnie jako świadczenia na rzecz pracowników, zapisem:

Wypłatę dofinansowania pracownikowi ujmuje się zapisem:

Z reguły kwota dofinansowania wypłacana jest pracownikowi w pełnej wysokości, tj. bez potrąceń w kwocie brutto. Następnie kwotę dofinansowania dolicza się do wynagrodzenia zasadniczego pracownika i potrąca składki ZUS i podatek dochodowy łącznie od kwoty wynagrodzenia za dany miesiąc i kwoty dofinansowania.

Uwaga: Dopłata do zimowego wypoczynku dziecka pracownika jest oskładkowana, ale może być zwolniona z opodatkowania (do kwoty 760 zł), w takiej sytuacji pracodawca powinien pamiętać, że przy ustalaniu zaliczki na podatek dochodowy:

• nie podlegają odliczeniu od dochodu składki na ubezpieczenia społeczne potrącone przez pracodawcę ze środków pracownika, których podstawę stanowi przychód zwolniony od podatku na podstawie art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b) updof,
   
• podatek nie podlega obniżeniu o kwotę pobranej przez pracodawcę składki na ubezpieczenie zdrowotne obliczonej od podstawy, którą stanowi przychód zwolniony od podatku na podstawie art. 27b ust. 1 pkt 1 lit. b) updof.

Ewidencję księgową dofinansowania do zimowiska dzieci pracowników z bieżących środków obrotowych pracodawcy oraz rozliczenia składek ZUS i podatku przedstawiono na przykładzie liczbowym.

Przykład

I. Założenia:

1. W lutym bieżącego roku pracodawca dofinansował pobyt 10 letniego dziecka pracownika na zimowisku zorganizowanym przez podmiot prowadzący działalność w tym zakresie. Kwota dofinansowania wyniosła: 760 zł i na podstawie przepisów jest zwolniona z opodatkowania.

2. Wynagrodzenie zasadnicze pracownika wynosi: 3.000 zł brutto. Pracownikowi przysługują podstawowe koszty uzyskania przychodów, tj.: 111,25 zł, a pracodawca jest uprawniony do zmniejszania zaliczki na podatek dochodowy o kwotę zmniejszającą podatek, czyli: 46,33 zł.

3. Spółka prowadzi ewidencję kosztów w układzie rodzajowym.

4. Obciążenia składkowo-podatkowe pracownika otrzymującego dofinansowanie przedstawiały się następująco:

II. Dekretacja:

III. Księgowania: