Rozliczenie podatkowo-składkowe wynagrodzenia i zapomogi z ZFŚS wypłaconych w jednym miesiącu

Wynagrodzenia za pracę wypłacamy 5 dnia roboczego każdego miesiąca. W listopadzie, już po wypłacie wynagrodzenia, przekazaliśmy pracownikowi zapomogę, którą sfinansowaliśmy ze środków ZFŚS. Jak ustalić i pobrać zaliczkę na podatek dochodowy od zapomogi, przy założeniu, że następna wypłata wynagrodzenia będzie miała miejsce w grudniu?

Wypłacone w listopadzie wynagrodzenie za pracę oraz zapomoga są przychodem tego miesiąca. Płatnik powinien zapomogę rozliczyć narastająco wraz z wypłaconym uprzednio wynagrodzeniem. Sposób takiego rozliczenia prezentujemy na przykładzie.

Zarówno wynagrodzenie za pracę jak i zapomoga stanowią u pracownika przychód ze stosunku pracy. Przychód ten powstaje w dacie otrzymania lub postawienia do dyspozycji każdej z tych należności. Jeżeli wynagrodzenie za pracę oraz zapomogę pracownik otrzymał w listopadzie, to w tym miesiącu powstał przychód ze stosunku pracy.

Każda z tych wypłat niesie ze sobą obowiązek obliczenia zaliczki na podatek dochodowy oraz składek na ubezpieczenia społeczne i składki na ubezpieczenie zdrowotne (o ile dany przychód podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu - o tym w dalszej części opracowania). Aby prawidłowo wyliczyć miesięczne obciążenia podatkowo-składkowe, pracodawca powinien każdą kolejną wypłatę rozliczać narastająco w danym miesiącu, tj. łącznie z wypłatami wcześniejszymi dokonanymi w tym samym miesiącu. Rozliczenie ostatniej wypłaty będzie wówczas korektą wcześniejszych rozliczeń i wykaże ostateczną kwotę zaliczki na podatek do przekazania na rachunek urzędu skarbowego oraz kwoty składek ZUS przekazywanych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

O ile wynagrodzenie za pracę podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu, to zapomoga może być zwolniona od tych obciążeń.

Wolne od podatku dochodowego są bowiem zapomogi otrzymane w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci - do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2.280 zł (art. 21 ust. 1 pkt 26 updof). Jeśli trudna sytuacja materialna pracownika związana jest z wymienionymi przypadkami, tj. indywidualnym zdarzeniem losowym, klęską żywiołową, długotrwałą chorobą lub śmiercią, to korzysta ze zwolnienia od podatku do kwoty 2.280 zł.

W razie gdy żadne z tych zdarzeń nie miało wpływu na przyznanie zapomogi, może ona korzystać ze zwolnienia od podatku, na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 updof. Będzie tak, gdy zapomoga:

• będzie wypłacona w ramach działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o ZFŚS,
• sfinansowana będzie w całości ze środków ZFŚS lub funduszy związków zawodowych,
• jej wysokość wraz z innymi świadczeniami wolnymi od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 updof nie przekroczy w roku podatkowym kwoty 380 zł.

W przypadku przekroczenia limitu 380 zł - od nadwyżki ponad tę kwotę należy pobrać zaliczkę na podatek dochodowy.

Zapomoga wypłacona ze środków ZFŚS oraz zapomoga losowa w przypadku klęsk żywiołowych, indywidualnych zdarzeń losowych lub długotrwałej choroby (niezależnie od źródła jej finansowania) korzysta ze zwolnienia z oskładkowania - bez ograniczenia kwotowego. Tak wynika odpowiednio z § 2 ust. 1 pkt 19 i 22 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.).

Zapomoga ta nie stanowi także podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych - Dz. U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.).