Ujęcie w księgach rachunkowych dofinansowania do zakupu książek dla dziecka pracownika

Zgodnie z kryterium socjalnym niektórzy pracownicy otrzymają dofinansowanie do kosztów zakupu wyprawki szkolnej dla swoich dzieci. Jak należy ewidencjonować taką operację w księgach rachunkowych? Czy takie świadczenie podlega opodatkowaniu i ozusowaniu?

Pracodawcy tworzą oraz gospodarują zakładowym funduszem świadczeń socjalnych (ZFŚS) według zasad określonych ustawą z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.), zwaną dalej ustawą o ZFŚS.

Zgodnie z tą ustawą, na działalność socjalną składają się m.in. usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej.

Tak więc dofinansowanie do zakupu wyprawki szkolnej dla dziecka pracownika (w postaci przyborów czy książek), z zachowaniem kryterium socjalnego (czyli uzależnienie przyznania ulgowych usług i świadczeń oraz wysokości dopłat z funduszu od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej) niewątpliwie stanowi działalność socjalną.

Otrzymane przez pracownika dofinansowanie do wyprawki szkolnej zalicza się do przychodów ze stosunku pracy, o których jest mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o PDOF. Jednak przychód ten, w związku ze źródłem jego sfinansowania, może korzystać ze zwolnienia przewidzianego w art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PDOF.

Jak wynika bowiem z tego przepisu, zwalnia się od podatku dochodowego od osób fizycznych wartość otrzymanych przez pracownika rzeczowych świadczeń, w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o ZFŚS, oraz otrzymanych w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS lub funduszy związków zawodowych, ale wyłącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł.

Tak więc, w przypadku przedstawionym w pytaniu, opodatkowaniu podlegać będzie jedynie ewentualna nadwyżka ponad kwotę 380 zł otrzymana przez pracownika ze środków ZFŚS w danym roku.

Odnośnie ozusowania, przypomnijmy, iż świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach ZFŚS nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (por. § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.).

W związku z tym omawiane dofinansowanie nie będzie również stanowiło podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (por. art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych - Dz. U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.).

Ewidencja księgowa przyznania i wypłaty dofinansowania może przebiegać następująco:

W uzupełnieniu dodajmy, że w przypadku sfinansowania omawianych wydatków ze środków obrotowych należałoby je kwalifikować do kosztów działalności operacyjnej ewidencjonowanych na koncie 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia". Koszty takie, jako wydatki o charakterze socjalnym, nie stanowiłyby jednak kosztów uzyskania przychodów. Dla pracownika cała wartość świadczenia zwiększyłaby przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o PDOF, podlegający opodatkowaniu i oskładkowaniu na zasadach ogólnych.