Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 26 (817) z dnia 10.09.2013

Dofinansowanie zakupu podręczników dla dzieci pracownika ze środków ZFŚS

Pracownik wystąpił z wnioskiem o dofinansowanie zakupu podręczników dla dzieci ze środków ZFŚS. Czy możemy przyznać mu takie dofinansowanie w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych?

Tak, o ile zapisy pozwalające na dofinansowanie podręczników szkolnych dla dziecka osoby uprawnionej do świadczeń z Funduszu znajdują się w regulaminie ZFŚS obowiązującym u pracodawcy i jednocześnie pracownik spełnia kryteria socjalne pozwalające na skorzystanie z dopłaty.

Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.) stanowi, że środki Funduszu mogą być przeznaczone m.in. na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych, w tym pracowników i ich rodzin. Jednocześnie w art. 2 pkt 1 ustawa wyjaśnia, że jednym z elementów działalności socjalnej może być udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej albo finansowej.

Niewątpliwie do pomocy takiej można zaliczyć dofinansowanie zakupu podręczników szkolnych dla dzieci pracownika. Dlatego nie ma przeszkód, aby zostało ono pokryte ze środków funduszu socjalnego - pod warunkiem jednak, że obowiązujący u pracodawcy regulamin gospodarowania środkami ZFŚS pozwala na taki wydatek. W nim bowiem powinny być określone szczegółowe zasady i warunki korzystania z dopłat z funduszu socjalnego, jak i przeznaczania jego środków na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej (art. 8 ust. 2 ustawy o ZFŚS).

Wysokość ewentualnego dofinansowania powinna być też uzależniona od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Pracodawca nie może więc przyznać wszystkim wnioskującym dopłaty w jednakowej wysokości. Musi być ona zróżnicowana. Może też wystąpić sytuacja, że - z uwagi na wysokie dochody - niektórym pracownikom dofinansowanie nie będzie w ogóle przysługiwało.

Przykładowy zapis w regulaminie, pozwalający na dopłatę do podręczników dla dzieci, może brzmieć: "Uprawnionemu przysługuje raz w roku pomoc finansowa w postaci bezzwrotnej zapomogi pieniężnej na zakup podręczników szkolnych dla dzieci. Pomoc ta udzielana jest do momentu ukończenia przez dziecko szkoły ponadgimnazjalnej, w wysokości uzależnionej od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej uprawnionego".

Czy w tej sytuacji od wypłaconej pracownikowi kwoty będziemy musieli naliczyć składki oraz podatek?

Zapomoga taka wyłączona jest z oskładkowania w całości, a z opodatkowania - do kwoty 380 zł w danym roku podatkowym, przy czym uwzględniamy tu wszystkie świadczenia przyznane z ZFŚS.

W stosunku do wspomnianego dofinansowania odpowiednie zastosowanie będą miały następujące przepisy:

• § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.), wyłączający z oskładkowania świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach ZFŚS (bez ograniczenia kwotowego),
• art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PDOF, zwalniający z opodatkowania wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w ustawie o ZFŚS, świadczeń rzeczowych oraz pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS lub funduszy związków zawodowych, przy czym to zwolnienie obowiązuje tylko do wysokości nieprzekraczającej łącznie w roku podatkowym kwoty 380 zł.

Żeby wypłacona kwota mogła skorzystać ze wspomnianych zwolnień, muszą być spełnione przedstawione wcześniej przesłanki, tj. odpowiedni zapis w regulaminie ZFŚS oraz zróżnicowanie wysokości dopłaty od sytuacji bytowej (socjalnej) pracownika.