Dofinansowanie letniego wypoczynku dzieci pracowników

Zasady dofinansowania wypoczynku dzieci pracowników określone w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS) przeznaczony jest na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z tego funduszu, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego. Zasady korzystania z ZFŚS reguluje ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.), zwana dalej ustawą o ZFŚS.

W świetle art. 2 pkt 1 ustawy o ZFŚS, działalność socjalna obejmuje między innymi usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku. Osobami uprawnionymi do korzystania z ZFŚS są pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści (tj. byli pracownicy i ich rodziny) oraz inne osoby, którym przyznano w regulaminie prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z tego funduszu. Przy czym przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS zależy od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z tego funduszu.

W odniesieniu do dzieci osób uprawnionych do świadczeń z ZFŚS najczęściej z funduszu są finansowane wyjazdy zorganizowane w formie wczasów, koloni, obozów i zimowisk. Do różnych form wypoczynku, o których mowa w ustawie o ZFŚS, można zakwalifikować także wyjazdy organizowane w ramach tzw. "zielonej szkoły". Faktem jest, że takie wyjazdy są organizowane w sposób nieco odmienny niż klasyczne kolonie czy wyjazdy turystyczne. Wypoczynek i rekreacja są w nich połączone z nauką, jednak nie odbiera to im charakteru wypoczynkowego i mogą zostać sfinansowane z ZFŚS. Zasady dofinansowania różnych form wypoczynku dzieci, w tym wyjazdów na "zieloną szkołę", powinien określać regulamin ZFŚS w celu uniknięcia ewentualnych niejasności co do warunków przyznania dofinansowania.

Opodatkowanie VAT świadczeń finansowanych w całości lub w części z ZFŚS

Jeśli pracodawca działa jako administrator ZFŚS i dokonuje zakupów towarów i usług, które następnie przekazuje nieodpłatnie lub częściowo odpłatnie pracownikom albo innym osobom upoważnionym do korzystania z tego funduszu, czynności te nie podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

Działania pracodawcy polegające wyłącznie na dokonaniu zakupów od osób trzecich, których nabycie w całości następuje ze środków ZFŚS (takich jak np. wczasów dla pracowników i emerytów, kolonii i obozów dla dzieci pracowników, karnetów uprawniających do korzystania z basenów, siłowni i innych obiektów sportowych, biletów do kina, teatru, kompleksowych usług polegających na organizowaniu określonej imprezy kulturalnej) w celu udostępnienia ich osobom uprawnionym na zasadach wymienionych w ustawie o ZFŚS podejmowane są poza sferą prowadzonej przez pracodawcę działalności gospodarczej (poza sferą jego aktywności jako przedsiębiorcy). Tym samym czynności te nie są podejmowane przez pracodawcę w charakterze podatnika podatku od towarów i usług. W konsekwencji należy stwierdzić, że w tym zakresie pracodawca nie jest podatnikiem tego podatku. Zasada ta ma również zastosowanie do sytuacji, gdy nabyte w ww. sposób świadczenia współfinansuje beneficjent, tj. osoba uprawniona do korzystania z ZFŚS, albowiem sam sposób finansowania nie zmienia charakteru ww. świadczeń.

Inaczej będzie wyglądać kwestia opodatkowania VAT czynności podejmowanych przez pracodawcę w ramach jego aktywności jako przedsiębiorcy - podatnika VAT, a polegających np. na świadczeniu przez pracodawcę, w związku z organizacją wycieczki na rzecz pracowników, usługi transportowej w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, finansowanej ze środków ZFŚS (w całości lub części). Tego rodzaju czynności są bowiem rozliczane przez pracodawcę (podatnika VAT), zgodnie z zasadami ogólnie obowiązującymi w podatku od towarów i usług.

Powyższe wyjaśnienia wynikają z treści interpretacji ogólnej Ministra Finansów z 27 maja 2013 r. w sprawie opodatkowania podatkiem od towarów i usług świadczeń finansowanych w całości lub w części ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, nr PT1/033/20/831/KSB/12/RD-50859, opublikowanej w Dzienniku Urzędowym Ministra Finansów z 31 maja 2013 r. pod poz. 12. Interpretacja ta została wydana w trybie art. 14a Ordynacji podatkowej i jest wiążąca dla organów podatkowych podległych Ministrowi Finansów.

Opodatkowanie i oskładkowanie dopłat z ZFŚS do wypoczynku dzieci pracowników

Dla celów podatkowych, na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 78 lit. a) updof, dopłaty z ZFŚS do wypoczynku dzieci pracowników mogą korzystać ze zwolnienia z opodatkowania niezależnie od ich wysokości, jeśli łącznie spełnione będą następujące warunki:

• wypoczynek zostanie zorganizowany przez podmiot prowadzący działalność w tym zakresie,
   
• wypoczynek będzie miał formę m.in. wczasów, kolonii, obozów, w tym również będzie to wypoczynek połączony z nauką,
   
• dopłata do wypoczynku dotyczy dzieci i młodzieży do lat 18.

Oprócz dofinansowania samego wypoczynku zwolnione z podatku są również związane z nim dojazdy. Zwracamy uwagę, że przepisy podatkowe nie określają, w jakiej formie ma prowadzić swoją działalność podmiot zajmujący się wypoczynkiem. Do podmiotów prowadzących działalność w zakresie wypoczynku zorganizowanego zaliczyć można zarówno te, które świadczą usługi wypoczynkowe w ramach prowadzenia działalności gospodarczej, np. agencje turystyczne, jak i te, które zajmują się statutowo tego typu działalnością, np.:

• szkoły i placówki, osoby prawne i fizyczne, a także jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej wymienione w § 2 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 21 stycznia 1997 r. w sprawie warunków, jakie muszą spełniać organizatorzy wypoczynku dla dzieci i młodzieży szkolnej, a także zasad jego organizowania i nadzorowania (Dz. U. nr 12, poz. 67 ze zm.),
   
• kościoły, stowarzyszenia, organizacje charytatywne, fundacje, których działalnością statutową może być organizowanie wypoczynku.

Jeśli natomiast chodzi o składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, to dofinansowanie wypoczynku ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach ZFŚS nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne. Wynika tak z § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.) oraz z art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.).

Ewidencja księgowa dopłat z ZFŚS do wypoczynku dzieci pracowników

Ewidencja księgowa dofinansowania wypoczynku małoletnich dzieci pracowników ze środków ZFŚS przebiega za pośrednictwem konta 85-0 "Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych". Udzielenie i wypłatę tego dofinansowania można zaksięgować zapisem:

Przykład

I. Założenia:

1. Pracownica przedłożyła pracodawcy rachunek za kolonie letnie 12-letniej córki zorganizowane przez podmiot prowadzący działalność w tym zakresie, na kwotę: 850 zł. Pracownicy przysługuje dofinansowanie z ZFŚS w wysokości 70% wartości kolonii, tj. kwota: 850 zł × 70% = 595 zł.

2. Dofinansowanie kolonii małoletnich dzieci ze środków ZFŚS nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym oraz składkom na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, dlatego też pracodawca wypłacił pracownicy całą kwotę dofinansowania, tj.: 595 zł.

3. Jednostka dokonała przelewu na konto pracownicy z bieżącego rachunku firmowego, a następnie refundacji tej kwoty z rachunku bankowego ZFŚS.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Opodatkowanie i oskładkowanie dopłat ze środków bieżących pracodawcy do wypoczynku dzieci pracowników

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 78 lit. b) updof, dopłaty ze środków obrotowych pracodawcy do wypoczynku dzieci pracownika, które nie ukończyły 18 roku życia, mogą korzystać ze zwolnienia z podatku dochodowego do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 760 zł, jeżeli zostaną spełnione łącznie następujące warunki: wypoczynek będzie zorganizowany w formie m.in. wczasów, kolonii lub obozów, organizatorem będzie podmiot prowadzący działalność w tym zakresie.

Od wartości udzielonego dofinansowania ze swoich środków obrotowych pracodawca nalicza pracownikom zarówno składki na ubezpieczenia społeczne, jak i składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Świadczenia dla pracowników sfinansowane ze środków obrotowych firmy nie zostały niestety wyłączone z podstawy wymiaru składek.

Z uwagi na fakt, iż dopłata do wypoczynku dziecka pracownika jest oskładkowana i może być zwolniona z opodatkowania (jeśli spełnione są warunki określone w art. 21 ust. 1 pkt 78 lit. b updof), przy ustalaniu zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych pracodawca powinien pamiętać, że:

• nie podlegają odliczeniu od dochodu składki na ubezpieczenia społeczne potrącone przez pracodawcę ze środków pracownika, których podstawę stanowi przychód zwolniony od podatku na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (por. art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b updof),
   
• podatek nie podlega obniżeniu o kwotę pobranej przez pracodawcę składki na ubezpieczenie zdrowotne obliczonej od podstawy, którą stanowi przychód zwolniony od podatku na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (por. art. 27b ust. 1 pkt 1 lit. b updof).

Ewidencja księgowa dopłat ze środków bieżących pracodawcy do wypoczynku dzieci pracowników

Dofinansowanie wypoczynku małoletnich dzieci finansowane ze środków obrotowych jednostki ujmuje się w księgach rachunkowych w ciężar kosztów działalności operacyjnej na kontach zespołu 4 i (lub) 5. W związku z tym, iż dofinansowanie wypoczynku ma charakter świadczenia na rzecz pracowników, to ujmuje się je w księgach rachunkowych na koncie 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia" lub na odpowiednim koncie zespołu 5, w zależności od przyjętych przez jednostkę zasad ewidencji kosztów.

Ewidencja dofinansowania wypoczynku dzieci pracowników, które nie ukończyły 18 lat, może przebiegać następująco:

Z reguły jednostki wypłacają dofinansowanie w pełnej wysokości, tj. bez potrąceń, czyli w kwocie brutto, a następnie doliczają dofinansowanie do wynagrodzenia zasadniczego i wtedy potrącają składki i podatek dochodowy wspólnie z wynagrodzeniem wypłacanym w miesiącu wypłaty dofinansowania.

Przykład

I. Założenia:

1. Pracodawca nie tworzy ZFŚS, ale dofinansowuje ze środków bieżących zorganizowany wypoczynek (wczasy, obozy, kolonie, zielone szkoły) dla dzieci swoich pracowników, które nie ukończyły 18 roku życia, do wysokości: 760 zł rocznie.

2. Spółka wypłaciła ze środków obrotowych dofinansowanie do obozu letniego zorganizowanego przez firmę turystyczną w wysokości: 760 zł, które jest zwolnione z podatku dochodowego, ale podlega składkom ZUS. Składki od wypłaconego dofinansowania zostały naliczone wraz ze składkami z tytułu wynagrodzenia za pracę wypłaconego w tym samym miesiącu.

3. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów tylko w układzie rodzajowym.

4. Obciążenia składkowo - podatkowe prezentowały się następująco:

II. Dekretacja:

III. Księgowania: