Rozliczenie zapomogi wypłaconej z ZFŚS

Pracownikowi znajdującemu się w trudnej sytuacji finansowej i zdrowotnej spowodowanej długotrwałą chorobą została udzielona zapomoga ze środków ZFŚS. Jak ująć wypłatę tej zapomogi w księgach rachunkowych? Czy pracodawca obowiązany jest pobrać od niej podatek dochodowy i naliczyć składki ZUS?

Środki ZFŚS przeznaczone są na finansowanie działalności socjalnej, o której mowa w art. 2 pkt 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2012 r. poz. 592). Z tego przepisu wynika, że działalność socjalna polega m.in. na udzielaniu pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej - uprawnionym osobom. Wypłata świadczeń ze środków ZFŚS musi odbywać się zgodnie z regulaminem ZFŚS. Zapomoga wypłacona ze środków ZFŚS pracownikowi znajdującemu się w trudnej sytuacji finansowej i zdrowotnej zmniejsza stan Funduszu - ujmuje się ją w księgach rachunkowych po stronie Wn konta 85 "Fundusze specjalne" (w analityce: ZFŚS). Ewidencja tego zdarzenia może przebiegać zapisami:

1. PK - przyznanie zapomogi pracownikowi:

- Wn konto 85 "Fundusze specjalne" (w analityce: ZFŚS),

- Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Konto imienne pracownika).

2. WB - przelew zapomogi na rachunek bankowy osoby uprawnionej:

- Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Konto imienne pracownika),

- Ma konto 13-5 "Rachunek bankowy ZFŚS".

Gdyby zapomoga została wypłacona z firmowej kasy, wówczas ewidencja tego zdarzenia mogłaby przebiegać zapisami:

1. KP - pobranie środków na wypłatę zapomogi z rachunku bankowego ZFŚS i przyjęcie ich do kasy firmowej:

- Wn konto 10 "Kasa",

- Ma konto 13-5 "Rachunek bankowy ZFŚS".

2. KW - wypłata zapomogi:

- Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Konto imienne pracownika),

- Ma konto 10 "Kasa".

Zapomoga wypłacona pracownikowi jest dla niego przychodem ze stosunku pracy podlegającym - co do zasady - opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Jednak z art. 21 ust. 1 pkt 26 ustawy o pdof wynika, że zapomogi otrzymane w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych oraz długotrwałej choroby lub śmierci - do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2.280 zł, są wolne od podatku dochodowego. W razie gdy pracownikowi wypłacono zapomogę w kwocie przekraczającej 2.280 zł, wówczas opodatkowaniu będzie podlegała jedynie nadwyżka przekraczająca tę kwotę. Pobrany podatek dochodowy pomniejszy kwotę zapomogi przeznaczoną do wypłaty. Podatek ten ujmuje się w księgach rachunkowych zapisem:

- Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Konto imienne pracownika),

- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Rozrachunki z urzędem skarbowym - pdof).

Zapomogi wypłacone ze środków ZFŚS - bez względu na ich wysokość - korzystają ze zwolnienia ze składek ZUS - na podstawie § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 1998 r. nr 161, poz. 1106 ze zm.).

Przykład

Założenia

Pracodawca przyznał w czerwcu 2012 r. pracownikowi znajdującemu się w trudnej sytuacji finansowej i zdrowotnej (spowodowanej długotrwałą chorobą) bezzwrotną zapomogę w kwocie 1.500 zł. Było to pierwsze świadczenie wypłacone temu pracownikowi w bieżącym roku ze środków ZFŚS.
Zapomogę przekazano przelewem z rachunku bankowego ZFŚS na prywatny rachunek bankowy pracownika.

Dekretacja

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. PK - przyznanie zapomogi:	1.500 zł	85	23-4
2. WB - przelew zapomogi na prywatne konto pracownika:	1.500 zł	23-4	13-5