ZFŚS, fundusz socjalny, świadczenia socjalne, świadczenie urlopowe
lupa
A A A

Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 15 (1022) z dnia 20.05.2019

Przekazywanie danych osobowych dla potrzeb przyznania świadczenia z ZFŚS

Prowadzimy zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Do tej pory pracownicy potwierdzali swoje dochody dla potrzeb przyznania świadczenia z ZFŚS poprzez oświadczenia składane raz na kwartał. Czy po ostatniej zmianie przepisów związanej z rozporządzeniem RODO, taki sposób przekazywania informacji jest dopuszczalny?

Tak, i został on nawet potwierdzony przez ostatnią nowelizację ustawy z dnia 4 marca1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1316 ze zm.).

Wspomniana w pytaniu zmiana przepisów - w ramach której znowelizowano m.in. ustawę o ZFŚS - została wprowadzona na mocy ustawy z dnia 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych ... (Dz. U. poz. 730), tzw. ustawy wprowadzającej RODO. Znowelizowała ona szereg przepisów, w tym ustawę o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Nowe przepisy obowiązują od 4 maja 2019 r. Do tej daty ustawa o ZFŚS nie regulowała sposobu ustalania sytuacji materialnej osób uprawnionych do korzystania z Funduszu. W większości zakładów pracodawcy żądali od osób uprawnionych oświadczenia o dochodach danej osoby i jego rodziny, a w zależności od potrzeby, również innych dokumentów (zaświadczeń) dotyczących ich sytuacji materialno-bytowej. Taka praktyka była akceptowana przez urzędy, w tym przez Głównego Inspektora Danych Osobowych (obecnie Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych), choć stanowiska urzędowe kładły nacisk na konieczność zachowania przez pracodawcę adekwatności zakresu żądanych przez niego danych do celów, dla jakich dane te były potrzebne.

Od 4 maja br., za sprawą wspomnianej nowelizacji ustawy o ZFŚS, nastąpiło potwierdzenie uprzednio wyrobionej praktyki - a więc zasady, że udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu, w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia z ZFŚS, następuje w formie oświadczenia. Pracodawca może żądać udokumentowania przekazywanych mu danych osobowych, w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie to może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu (art. 8 ust. 1a ustawy o ZFŚS). Zgodnie z art. 8 ust. 1c ww. ustawy, pracodawca może przetwarzać dane osób uprawnionych do świadczeń z ZFŚS nie dłużej, niż jest to niezbędne do przyznania danego świadczenia oraz przez okres dochodzenia do niego praw lub roszczeń.

wykrzyknik Pracodawca jest zobowiązany dokonywać przeglądu danych osobowych osób uprawnionych do świadczeń z ZFŚS, nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym, w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. Dane niepotrzebne należy usuwać.

Należy nadmienić, że do przetwarzania danych osobowych osób uprawnionych dotyczących zdrowia mogą być dopuszczone tylko te osoby, które otrzymają pisemne upoważnienie od pracodawcy (patrz: przykład upoważnienia). Są one zobowiązane zachować te dane w tajemnicy.

Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych dla potrzeb ZFŚS

Z dniem . . . . . . . . . . . . . . . . . .17 maja 2019 r. . . . . . . . . . . . . . . . . . . upoważniam/anuluję upoważnienie Panią/Pana*. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . , pracownicę/pracownika działu kadr. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
(imię i nazwisko pracownika, stanowisko, dział)

w zakresie: (WG) wglądu, (W) wprowadzania, (UD) udostępniania, (M) modyfikacji, (A) archiwizacji, (U) usuwania danych osobowych dotyczących stanu zdrowia osób uprawnionych do świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, w zakresie niezbędnym do przyznawania ulgowych usług i świadczeń z Funduszu.

Upoważnienie dotyczy przetwarzania danych osobowych w systemach informatycznych:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . programy kadrowe stosowane w zakładzie. . . . . . . . . . . . . . . . . . .
                                                                        (podać nazwy systemów lub programów)

Upoważnienie dotyczy przetwarzania danych osobowych w zbiorach papierowych:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . dokumentacja dotycząca prowadzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. . . . . . . . . . . . . . . . . . .
                                                                                    (podać nazwy zbiorów)

Zobowiązuje się Panią/Pana . . . . . . . . . . . . . . . . . .do zachowania w tajemnicy danych osobowych dotyczących stanu zdrowia osób uprawnionych do świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, do których uzyska dostęp w ramach niniejszego upoważnienia.

* niepotrzebne skreślić

www.ZFSS.pl - Świadczenia z Funduszu:

 Chcesz wiedzieć więcej, skorzystaj z Portalu Podatkowo-Księgowego www.gofin.pl
www.RozliczenieWynagrodzenia.pl » 
Więcej w zasobach płatnych

Serwis Głównego Księgowego

Gazeta Podatkowa

Terminarz

listopad 2019
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
2
3
4
6
8
9
10
11
13
14
16
17
18
19
21
22
23
24
26
27
28
29
30
ASYSTENT GOFIN - Darmowa aplikacja dla Księgowych
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
Vademecum kadrowego - kompleksowo opracowane zagadnienia z prawa pracy
Vademecum Księgowego - zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych

GOFIN PODPOWIADA

Kompleksowe opracowania tematyczne

Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia personalizowanych reklam.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania behawioralnego reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o.

Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam jest partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. (SDO). Odbiorcą informacji z plików cookies są Netsprint S.A., Google LLC oraz spółki zlecające SDO realizację kampanii reklamowej, a także podmioty badające i zliczające tę kampanię. Dane te mogą ponadto zostać udostępnione na rzecz partnerów handlowych SDO.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora w serwisie internetowym.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań, partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. musi mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.