Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 15 (1022) z dnia 20.05.2019

Przekazywanie danych osobowych dla potrzeb przyznania świadczenia z ZFŚS

Prowadzimy zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Do tej pory pracownicy potwierdzali swoje dochody dla potrzeb przyznania świadczenia z ZFŚS poprzez oświadczenia składane raz na kwartał. Czy po ostatniej zmianie przepisów związanej z rozporządzeniem RODO, taki sposób przekazywania informacji jest dopuszczalny?

Tak, i został on nawet potwierdzony przez ostatnią nowelizację ustawy z dnia 4 marca1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1316 ze zm.).

Wspomniana w pytaniu zmiana przepisów - w ramach której znowelizowano m.in. ustawę o ZFŚS - została wprowadzona na mocy ustawy z dnia 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych ... (Dz. U. poz. 730), tzw. ustawy wprowadzającej RODO. Znowelizowała ona szereg przepisów, w tym ustawę o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Nowe przepisy obowiązują od 4 maja 2019 r. Do tej daty ustawa o ZFŚS nie regulowała sposobu ustalania sytuacji materialnej osób uprawnionych do korzystania z Funduszu. W większości zakładów pracodawcy żądali od osób uprawnionych oświadczenia o dochodach danej osoby i jego rodziny, a w zależności od potrzeby, również innych dokumentów (zaświadczeń) dotyczących ich sytuacji materialno-bytowej. Taka praktyka była akceptowana przez urzędy, w tym przez Głównego Inspektora Danych Osobowych (obecnie Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych), choć stanowiska urzędowe kładły nacisk na konieczność zachowania przez pracodawcę adekwatności zakresu żądanych przez niego danych do celów, dla jakich dane te były potrzebne.

Od 4 maja br., za sprawą wspomnianej nowelizacji ustawy o ZFŚS, nastąpiło potwierdzenie uprzednio wyrobionej praktyki - a więc zasady, że udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu, w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia z ZFŚS, następuje w formie oświadczenia. Pracodawca może żądać udokumentowania przekazywanych mu danych osobowych, w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie to może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu (art. 8 ust. 1a ustawy o ZFŚS). Zgodnie z art. 8 ust. 1c ww. ustawy, pracodawca może przetwarzać dane osób uprawnionych do świadczeń z ZFŚS nie dłużej, niż jest to niezbędne do przyznania danego świadczenia oraz przez okres dochodzenia do niego praw lub roszczeń.

Pracodawca jest zobowiązany dokonywać przeglądu danych osobowych osób uprawnionych do świadczeń z ZFŚS, nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym, w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. Dane niepotrzebne należy usuwać.

Należy nadmienić, że do przetwarzania danych osobowych osób uprawnionych dotyczących zdrowia mogą być dopuszczone tylko te osoby, które otrzymają pisemne upoważnienie od pracodawcy (patrz: przykład upoważnienia). Są one zobowiązane zachować te dane w tajemnicy.