Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 6 (977) z dnia 20.02.2018

Dofinansowanie wypoczynku dziecka pracownika ze środków ZFŚS

W firmie funkcjonuje zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. W regulaminie ZFŚS przewidziano dofinansowanie do wyjazdów dzieci pracowników na kolonie, obozy czy wczasy. Ponadto, ze środków ZFŚS wypłacane jest dofinansowanie do kosztów wypoczynku pracowników we własnym zakresie (tzw. wczasy pod gruszą).

1) Czy dofinansowanie do wyjazdu dziecka na wczasy przysługuje także w przypadku, gdy jest to wyjazd wspólny z rodzicami i gdy z tytułu tego wyjazdu wypłacane są "wczasy pod gruszą"?

W sytuacji przedstawionej w pytaniu pracownikowi mogą być przyznane dwa rodzaje dofinansowania ze środków ZFŚS, tj. "wczasy pod gruszą" i dofinansowanie do wyjazdu dziecka pracownika na wczasy - przy założeniu, że w regulaminie ZFŚS nie ma zapisu precyzującego, że dopłata do wyjazdu dziecka na wczasy dotyczy wyjazdu samodzielnego, bez rodziców.

Dofinansowanie do kosztów wypoczynku dzieci osób uprawnionych do korzystania z ZFŚS (m.in. dzieci pracowników) to często spotykana forma pomocy socjalnej ze środków Funduszu. W wielu przypadkach świadczenie to jest wypłacane w celu dofinansowania samodzielnych (tj. bez rodziców) wyjazdów dzieci na kolonie, obozy czy wczasy. Niemniej wspólne wyjazdy dziecka z rodzicami na wypoczynek formalnie również kwalifikują się do kategorii wyjazdów dzieci na wczasy, ponieważ taki wyjazd dziecka faktycznie ma miejsce. W przypadku, gdy ze środków ZFŚS dofinansowany jest również wypoczynek organizowany we własnym zakresie przez osoby uprawnione (tzw. wczasy pod gruszą), może to prowadzić do kumulacji świadczeń z ZFŚS. Wspólny wyjazd rodziców z dziećmi na wypoczynek może się bowiem kwalifikować do wypłacenia "wczasów pod gruszą" i dopłaty do wyjazdu dziecka pracownika na wczasy. W celu uniknięcia takiego zdublowania świadczeń, pracodawca może rozważyć wprowadzenie zmian do regulaminu ZFŚS poprzez uściślenie, że dofinansowanie wyjazdu dzieci pracowników na kolonie, obozy czy wczasy dotyczy tylko wyjazdów samodzielnych, tj. bez rodziców.

2) Czy pracodawca powinien wypłacić dofinansowanie do wyjazdu dziecka na wczasy w sytuacji, gdy jest to wyjazd wspólny z rodzicami, a dziecko nie ma jeszcze ukończonych trzech lat? W takich przypadkach osoby dorosłe często nie płacą za dziecko opłaty za kwaterunek i wyżywienie (jeżeli dziecko ma wspólną porcję i łóżko z rodzicami).

Sam fakt nieukończenia przez dziecko pracownika trzech lat nie przesądza o braku podstaw do wypłaty dofinansowania. Jak wspomniano w odpowiedzi na pierwsze pytanie, w sytuacji, gdy w regulaminie ZFŚS nie ma zapisu ograniczającego dofinansowanie do wyjazdów dziecka na wypoczynek tylko do przypadków wyjazdów samodzielnych, dofinansowanie to przysługuje również do wyjazdów wspólnych z rodzicami. W kontekście wspomnianego w drugim pytaniu wieku dziecka należy jednak zauważyć, że socjalne wsparcie z Funduszu ma na celu dofinansowanie wydatków poniesionych przez osoby uprawnione do świadczeń z Funduszu. Świadczenia socjalne mają charakter rekompensacyjny - w założeniu mają pomóc uprawnionym w ponoszeniu wydatków związanych z korzystaniem z wypoczynku, rekreacji, działań sportowych, kulturalnych i innych objętych zakresem definicji działalności socjalnej, wskazanej w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2191 ze zm.). Dofinansowanie powinno więc być związane z wystąpieniem wydatku po stronie uprawnionego. Jeżeli nie ponosi on np. kosztów zakwaterowania i wyżywienia dziecka z uwagi na jego wiek, przyznanie dofinansowania jest niezasadne, chyba że pracownik poniósł jeszcze inne koszty wypoczynku dziecka. Przy czym pracodawca może wprowadzić zasadę (potwierdzoną odpowiednim zapisem w regulaminie ZFŚS), że w razie poniesienia takich dodatkowych kosztów, dofinansowanie do pobytu dziecka na wczasach wspólnie z rodzicami będzie możliwe, ale po udokumentowaniu przez rodzica tych kosztów. Ostatecznie pracodawca może też zdecydować, że w razie wspólnego wyjazdu dziecka z rodzicami na wczasy, osobom uprawnionym przysługuje tylko jedno świadczenie, np. "wczasy pod gruszą". Pozwoli to na uniknięcie dylematów związanych z dofinansowaniem wypoczynku dziecka w sytuacji, gdy odbywa je razem z rodzicami, którzy nie ponoszą kosztów jego pobytu i (lub) z uwagi na ten sam wypoczynek otrzymali "świadczenie pod gruszą".

Na koniec należy zasygnalizować, że zmiany w regulaminie ZFŚS wymagają uzgodnienia z zakładową organizacją związkową lub - w razie jej braku - z przedstawicielem pracowników (art. 8 ust. 2 ustawy o ZFŚS).