Niedozwolone kryteria przyznawania świadczeń socjalnych z ZFŚS i potrącenia z tych świadczeń

1) Jesteśmy spółką z o.o. i prowadzimy zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. W 2020 r., w związku z trudnościami finansowymi spółki, wprowadziliśmy do regulaminu ZFŚS zapis, zgodnie z którym prawo do świadczeń z ZFŚS mają tylko ci pracownicy, którzy przepracowali w firmie 2 lata. Jeżeli są zatrudnieni na część etatu, dopłaty są niższe. Emeryci i renciści nie są uwzględniani przy przyznawaniu świadczeń. Czy te zapisy są prawidłowe?

Nie, wskazane w pytaniu kryteria przyznawania świadczeń socjalnych z ZFŚS są niezgodne z przepisami ustawowymi, tj. z ustawą z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1070 ze zm.), dalej: ustawy o ZFŚS.

Środki zakładowego funduszu świadczeń socjalnych przeznaczone są na finansowanie działalności socjalnej, przez którą należy rozumieć m.in. udzielanie pomocy materialnej (rzeczowej lub finansowej). Osobami uprawnionymi do korzystania ze środków Funduszu są pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści - byli pracownicy i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie ZFŚS prawo do korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z Funduszu (art. 2 pkt 5 ustawy o ZFŚS).

Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej, określa pracodawca w regulaminie ustalanym ze związkami zawodowymi. Swoboda pracodawcy w zakresie ustalania zapisów regulaminu ZFŚS jest jednak ograniczona. Pracodawca nie może modyfikować regulacji ustawowych na niekorzyść osób uprawnionych, czy też pomijać kryterium socjalnego przy określaniu warunków przyznania ulgowych świadczeń (patrz: orzecznictwo w ramce).

"(...) Swoboda regulacji w regulaminie zasad przyznawania indywidualnych świadczeń jest ograniczona ustanowioną przez ustawodawcę w art. 8 ust. 1 (ustawy o ZFŚS - przyp. red.) ogólną zasadą, że przyznawanie tych świadczeń ma być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Tym samym regulamin powinien respektować i doprecyzować, jako lex specialis, zawartą w art. 8 ust. 1 ww. ustawy zasadę podziału świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych na rzecz pracowników, w oparciu o analizę ich sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej."

(wyrok Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z 28 marca 2017 r., sygn. akt III AUa 874/16)

Ograniczenia w dostępie do świadczeń z Funduszu mogą wynikać jedynie z sytuacji socjalno-bytowej pracownika, tj. z kryterium socjalnego i zapisów regulaminu ZFŚS, które nie mogą być sprzeczne z regulacjami ustawowymi.

Biorąc pod uwagę powyższą zasadę, niezgodne z przepisami jest przyznanie świadczenia z Funduszu pracownikom o określonym (np. co najmniej 2-letnim) stażu zakładowym lub wyłącznie pracownikom pełnoetatowym. Podobnie nieprawidłowe jest ograniczenie wysokości świadczenia w zależności od wymiaru etatu, tj. ustalenie go w sposób proporcjonalny do niepełnego etatu. Naruszającym ustawę o ZFŚS może też być zapis, zgodnie z którym do dopłat z Funduszu w pierwszej kolejności mają prawo pracownicy, a dopiero później emeryci i renciści - byli pracownicy zakładu. Całkowicie wykluczone jest ograniczenie kręgu uprawnionych do świadczeń z Funduszu, poprzez usunięcie z niego np. wspomnianych już emerytów czy rencistów. Definicję osób uprawnionych do korzystania z Funduszu określono bowiem ustawowo, pracodawca nie może jej więc modyfikować na niekorzyść uprawnionych.

2) Dwóch pracowników ma zajęte wynagrodzenie za pracę, jeden na poczet alimentów, drugi z tytułu należności niealimentacyjnych. W naszym zakładzie wypłacamy świadczenia pieniężne z ZFŚS na Wielkanoc. Otrzymali je również pracownicy, których wynagrodzenie jest zajęte przez komornika. Czy mieliśmy obowiązek dokonać potrąceń z tych świadczeń, a jeżeli tak, to w jakiej wysokości?

Odpowiedź na zadane pytanie zależy od zakresu zajęcia dokonanego przez komornika. Jeżeli ograniczył się on tylko do zajęcia wynagrodzenia za pracę, to pracodawca nie miał podstaw do dokonania potrącenia z dopłaty z ZFŚS. Jeżeli natomiast zajęcie dotyczyło wynagrodzenia za pracę i innych wierzytelności, to świadczenie z ZFŚS powinno zostać potrącone w całości (chyba, że w piśmie o zajęciu zawężono zakres wierzytelności do np. wierzytelności z zasiłku chorobowego).

Kwestia dopuszczalności dokonywania potrąceń ze świadczeń przyznawanych z ZFŚS na przestrzeni lat była różnie interpretowana. Początkowo uznawano, że egzekucja takich świadczeń jest dopuszczalna i w takim przypadku nie stosuje się ochronnych przepisów prawa pracy dotyczących potrąceń z wynagrodzenia za pracę. Następnie stanowisko to uległo modyfikacji, czego wyrazem była opinia Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej (udostępniona naszemu Wydawnictwu w dniu 4 lipca 2011 r.). Resort pracy uznał w niej, że do świadczeń przyznawanych z ZFŚS nie mają zastosowania przepisy Kodeksu pracy dotyczące potrąceń ani też przepisy Kodeksu postępowania cywilnego dotyczące postępowania egzekucyjnego (tj. że świadczenia socjalne w ogóle nie podlegają zajęciu). Przytoczone stanowisko odnosiło się jednak do typowego zajęcia wynagrodzenia za pracę, którego przedmiotem jest wyłącznie to wynagrodzenie. Dlatego po rozszerzeniu zakresu zajęcia na inne wierzytelności, realizacja potrącenia ze świadczeń socjalnych z ZFŚS (które podlegają egzekucji w całości, bez względu na to, czy chodzi o należności alimentacyjne czy niealimentacyjne) jest możliwa.