ZFŚS, fundusz socjalny, świadczenia socjalne, świadczenie urlopowe
lupa
A A A

Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 22 (921) z dnia 1.08.2016

Ewidencja faktur za świadczenia rzeczowe sfinansowane z ZFŚS

Ze środków ZFŚS został sfinansowany zakup paczek dla dzieci pracowników z okazji Dnia Dziecka oraz zakup kart MultiSport. Czy faktury dokumentujące te zakupy należało w momencie zakupu ująć w księgach rachunkowych na zmniejszenie ZFŚS?

Ewidencja faktur za świadczenia rzeczowe sfinansowane z ZFŚS
rys. Ewidencja faktur za świadczenia rzeczowe sfinansowane z ZFŚS
Wartość świadczeń rzeczowych na rzecz pracowników, sfinansowanych z ZFŚS (tj. wymienionych w pytaniu paczek dla dzieci oraz kart MultiSport), ujmuje się w księgach rachunkowych na zmniejszenie tego funduszu na podstawie imiennych list (wykazów), na których pracownicy potwierdzili własnoręcznym podpisem odbiór paczek oraz kart. 

Zasady tworzenia i gospodarowania środkami ZFŚS określa ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 800), dalej: ustawa o ZFŚS. Według art. 1 ust. 1 ww. ustawy, Fundusz ten przeznaczony jest m.in. na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z ZFŚS. Przy czym działalność socjalna obejmuje:

  • usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego,
     
  • udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

Wynika to z art. 2 pkt 1 ustawy o ZFŚS.

Należy przy tym pamiętać o warunku określonym w art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS, zgodnie z którym przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.

Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z ZFŚS, z zastosowaniem kryterium socjalnego, o którym mowa w art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS, oraz zasady przeznaczania środków ZFŚS na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie Funduszu (por. art. 8 ust. 2 ustawy o ZFŚS).

Wartość świadczeń przyznanych pracownikom (pieniężnych, jak i rzeczowych), które są sfinansowane ze środków ZFŚS, ujmuje się po stronie Wn konta 85 "Fundusze specjalne" (w analityce: ZFŚS). Zapisów na tym koncie dokonuje się na podstawie dowodów księgowych dokumentujących ich poniesienie.

Paczki z okazji Dnia Dziecka

W pytaniu wskazano, że ze środków ZFŚS został sfinansowany m.in. zakup paczek dla dzieci zatrudnionych pracowników. Tego rodzaju świadczenie rzeczowe wchodzi w zakres działalności socjalnej prowadzonej przez pracodawcę, zatem może ono być sfinansowane ze środków ZFŚS. Podstawą ujęcia w księgach rachunkowych wydatku poniesionego na zakup paczek jest faktura wystawiona przez sprzedawcę. Wartość brutto paczek, określoną w tej fakturze, ujmuje się w księgach rachunkowych zapisem:

      - Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",
      - Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami".

Na zmniejszenie środków ZFŚS odnosi się natomiast wartość wydanych paczek z okazji Dnia Dziecka. Przy czym tego zapisu w księgach rachunkowych dokonuje się na podstawie sporządzonej odrębnej imiennej listy, na której pracownicy własnoręcznym podpisem potwierdzili odbiór paczek. Zapis w księgach rachunkowych będzie w tym przypadku wyglądał następująco:

      - Wn konto 85 "Fundusze specjalne" (w analityce: ZFŚS),
      - Ma konto 30.

Należy też dodać, że świadczenia rzeczowe, w postaci np. paczek dla dzieci pracowników, stanowią dla tych pracowników przychód ze stosunku pracy, który, co do zasady, podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Wartość otrzymanych świadczeń rzeczowych może jednak korzystać ze zwolnienia od podatku dochodowego, jeżeli zostaną one w całości sfinansowane ze środków ZFŚS lub funduszu związków zawodowych - do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł (por. art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PDOF). Oznacza to, że jeżeli wartość paczek razem z innymi świadczeniami otrzymanymi przez pracownika, sfinansowanymi ze środków ZFŚS lub funduszy związkowych, przekroczy w roku podatkowym 380 zł, to nadwyżka ponad tę kwotę podlegać będzie opodatkowaniu podatkiem dochodowym.


WAŻNE:
Administrowanie środkami ZFŚS (np. zakup paczek i ich wydanie pracownikom) jest poza VAT. Zakup paczek nie uprawnia zatem do odliczenia VAT, a ich przekazanie nie zobowiązuje do wykazania VAT należnego.


Powyższe potwierdzają również organy podatkowe, np. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 19 maja 2016 r., nr IPPP1/4512-136/16-2/JL, a także Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 16 marca 2016 r., nr IBPP1/4512-189/16/AW.

Ewidencję operacji dotyczących zakupu i przekazania paczek dla dzieci z okazji Dnia Dziecka przedstawia przykład 1.

Przykład 1

Z okazji Dnia Dziecka jednostka "A" zakupiła ze środków ZFŚS paczki dla dzieci pracowników. Faktura dokumentująca ich zakup opiewała na kwotę brutto 2.348 zł. Odbiór paczek został potwierdzony przez pracowników własnoręcznym podpisem, złożonym na sporządzonej, odrębnej, imiennej liście pracowników.

Ustalono, że u żadnego z pracowników wartość otrzymanego świadczenia rzeczowego nie przekroczyła łącznie w roku podatkowym kwoty 380 zł.

Przyznanie paczek jednostka uzależniła od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osób uprawnionych do korzystania z ZFŚS.

Dekretacja:

Opis operacji: Kwota Konto
Wn Ma
1. Faktura - zakup paczek dla dzieci (wartość brutto): 2.348 zł 30 21
2. WB - zapłata za zakupione paczki z rachunku bankowego ZFŚS: 2.348 zł 21 13-5
3. PK - rozliczenie zakupu (wydanie paczek na podstawie imiennej listy pracowników potwierdzającej odbiór): 2.348 zł 85 30

Księgowania:

Ewidencja faktur za świadczenia rzeczowe sfinansowane z ZFŚS

Karty MultiSport

Wymieniony w pytaniu drugi rodzaj świadczenia rzeczowego sfinansowanego ze środków ZFŚS, tj. karty MultiSport, może również wchodzić w zakres działalności socjalnej prowadzonej przez pracodawcę. Także i w tym przypadku wartość tego świadczenia powinna być ustalona w oparciu o kryterium socjalne, o którym mowa w art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS. Uzyskany przez pracowników przychód z tego tytułu będzie zwolniony z opodatkowania podatkiem dochodowym na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PDOF, tj. wówczas, gdy wartość karty razem z innymi świadczeniami sfinansowanymi w całości z ZFŚS nie spowoduje w roku podatkowym przekroczenia kwoty 380 zł.

W praktyce często zdarza się, że zakup kart uprawniających do korzystania ze świadczeń sportowo-rekreacyjnych (np. wymienione w pytaniu karty MultiSport) jest finansowany częściowo ze środków ZFŚS, a w pozostałej części obciąża pracowników. W takim przypadku na zmniejszenie ZFŚS odnoszona jest wyłącznie wartość świadczenia sfinansowana ze środków tego Funduszu. Jeżeli zapłatę za zakupione karty MultiSport uregulowano np. z rachunku bankowego ZFŚS, to należy także pamiętać o konieczności dokonania refundacji środków z rachunku bieżącego na rachunek bankowy ZFŚS w części sfinansowanej przez pracownika. W odwrotnej sytuacji, tj. gdy zapłata za karty została uregulowana z rachunku bieżącego jednostki, należy kwotę odniesioną na zmniejszenie ZFŚS przekazać z rachunku bankowego ZFŚS na rachunek bieżący jednostki. Zapewni to zachowanie zgodności środków pieniężnych zgromadzonych na wyodrębnionym rachunku bankowym ZFŚS ze środkami tego funduszu pozostającymi na koncie 85. Ewidencja zakupu kart MultiSport i przekazania ich pracownikom będzie mogła w takim przypadku przebiegać w sposób przedstawiony w przykładzie 2.

Przykład 2

W lipcu 2016 r. jednostka "B" zakupiła dla 24 pracowników karty MultiSport za kwotę 2.688 zł brutto. Należność za zakupione karty jednostka uregulowała z rachunku bankowego ZFŚS. Wartość jednej karty wyniosła 112 zł. Kwota dofinansowania zakupu kart z ZFŚS wyniosła łącznie 2.142 zł, natomiast kwota obciążająca pracowników: 546 zł (za zgodą pracowników kwota ta zostanie potrącona z ich wynagrodzenia za lipiec 2016 r.). Karty są pierwszym świadczeniem na rzecz pracowników sfinansowanym w bieżącym roku z ZFŚS (świadczenie z ZFŚS dla żadnego z pracowników nie przekroczyło kwoty 380 zł).

Dekretacja:

Opis operacji: Kwota Konto
Wn Ma
1. Faktura - zakup kart MultiSport (wartość brutto): 2.688 zł 30 21
2. WB - zapłata za zakupione karty MultiSport z rachunku bankowego ZFŚS: 2.688 zł 21 13-5
3. PK - rozliczenie zakupu (wydanie kart na podstawie imiennej listy pracowników potwierdzającej odbiór):        
   a) w części finansowanej z ZFŚS: 2.142 zł 85 30
   b) w części finansowanej przez pracowników: 546 zł 23-4 30
4. WB - refundacja środków w części finansowanej przez pracowników: 546 zł 13-5 13-0
5. Lista płac za lipiec 2016 r. - potrącenie z wynagrodzenia kwoty obciążającej pracowników: 546 zł 23-0 23-4

Księgowania:

Karty MultiSport

www.ZFSS.pl - Świadczenia z Funduszu:

 Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz,
wejdź do serwisu
www.RozliczenieWynagrodzenia.pl » 
Więcej w zasobach płatnych
Prenumerata 2018 r. - www.sklep.gofin.pl
PRZEWODNIKI on-line Księgowego i Kadrowego
Pomocniki Księgowego

Terminarz

wrzesień 2017
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
2
3
4
6
8
9
10
12
13
14
16
17
18
19
21
22
23
24
26
27
28
29
30
ASYSTENT GOFIN - Darmowa aplikacja dla Księgowych
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
Vademecum kadrowego - kompleksowo opracowane zagadnienia z prawa pracy
Vademecum Księgowego - zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych

GOFIN PODPOWIADA

Kompleksowe opracowania tematyczne

Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
gofin
sgk
czasopisma
forum
sklep
gazeta podatkowa
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60